Employee Self Service (ESS) : Sur place ou à emporter ?
Le libre-service devient de plus en plus courant dans le domaine de la clientèle : dans votre vie quotidienne, vous vous êtes certainement déjà servi vous-même à la station-service, dans un fast-food ou à une caisse automatique. Le principe du libre-service s'impose également de plus en plus dans la gestion du personnel : On l'appelle Employee Self Service (ESS). Les portails d'employés et les systèmes de libre-service offrent de nombreux avantages aux entreprises et aux employés, mais peuvent aussi poser des problèmes.
Mais tout d'abord, la définition de l'Employee Self Service figure au menu du jour. Repas sur place ou à emporter ?
Définition : qu'est-ce que l'Employee Self Service (ESS) ?
Un Employee Self Service (ESS) est un système numérique ou un portail web de l'entreprise dans lequel les collaborateurs peuvent accéder à des informations liées au personnel : Ils ont accès à leur dossier personnel numérique et peuvent le gérer. Les portails pour les employés sont une fonctionnalité de la plupart des systèmes modernes de gestion des ressources humaines (ou logiciels RH) qui permettent aux employés d'effectuer directement des tâches liées au travail qui étaient traditionnellement effectuées par le service des ressources humaines, comme par exemple :
- Modification des informations de contact,
- Saisie des frais de déplacement,
- Téléchargement des fiches de paie,
- Demande de congés et d'absences, etc.
Pourquoi Employee Self Service ?
Dans un marché de plus en plus concurrentiel pour les employés talentueux, la technologie Employee Self Service contribue à créer une culture de travail positive et à fidéliser les talents en donnant aux employés un contrôle direct sur leurs données personnelles.
Les systèmes ESS sont de plus en plus optimisés pour une utilisation mobile sur des plates-formes de type médias sociaux et font souvent partie de stratégies plus larges de fidélisation des employés, qui peuvent inclure des programmes de bien-être, de reconnaissance, des systèmes de gestion de l'apprentissage et des activités sociales à l'échelle de l'entreprise.
Avantages de l'Employee Self Service
Lorsque l'Employee Self Service est correctement mis en œuvre, une entreprise peut constater des gains immédiats de productivité et d'efficacité.
Répondre aux attentes des employés
Certains employés ne peuvent plus se contenter d'avoir un intermédiaire. Cependant, lorsque les entreprises se développent, il est souvent difficile de faire en sorte que chaque voix soit entendue. Grâce aux systèmes en libre-service, il est désormais plus facile pour les employés d'être entendus directement par les départements concernés. Les entreprises peuvent ainsi mieux répondre aux attentes de leurs collaborateurs.
Rationalisation des processus
Auparavant, toutes les données relatives au personnel devaient être saisies dans le système par une personne spécialement formée à cet effet. Les informations relatives à la paie étaient souvent produites par un autre service ou éventuellement par un tiers, et d'autres informations relatives aux revenus étaient traitées par un autre service ou une autre entreprise.
Les portails en libre-service contribuent à rationaliser tous ces processus en reliant ces systèmes entre eux et en rendant les informations accessibles à tous. La communication entre le personnel et les employés est d'autant plus facile, ce qui permet aux deux parties de gagner du temps.
Gain de temps
L'un des grands avantages du libre-service de certains processus RH est qu' il permet de réduire la charge de travail des RH. Les services du personnel sont souvent surchargés : Ce que les employés peuvent faire eux-mêmes est très utile pour les RH. Les portails destinés aux employés leur permettent de consulter leurs propres horaires, de vérifier leur fiche de paie, de pointer et de quitter leur poste, d'adapter leurs fiches de temps, de mettre à jour leurs prestations, de modifier leurs données personnelles et bien plus encore.
De cette manière, les responsables des ressources humaines ont beaucoup plus de temps pour s'occuper de tâches plus importantes, comme les personnes: le temps des responsables des ressources humaines n'est plus accaparé par la saisie des données ou le simple traitement des informations relatives aux employés. En conséquence, ils peuvent se concentrer entièrement sur des sujets qui nécessitent un contact humain .
Réduction des erreurs de saisie
Un Employee Self Service ne rend pas seulement la saisie et la transmission des données plus rapides et plus efficaces, il contribue également à éviter les erreurs.
Les erreurs humaines ont toujours été un facteur important dans la saisie manuelle d'informations. Avec Employee Self Service, les erreurs lors de la transmission des données sont pratiquement éliminées et les responsables des ressources humaines peuvent identifier beaucoup plus facilement les erreurs dans les données récemment ajoutées sur les employés ou les candidats.
Plus d'autonomie pour les employés
Grâce à l'accès direct à leurs informations, la satisfaction et l'engagement des employés sont améliorés. La transparence et la qualité des données sont effectivement garanties par un Employee Self Service. Les employés peuvent également consulter les informations relatives à la formation et au développement, ce qui leur donne un plus grand contrôle sur leur propre carrière. Les employés plus engagés sont généralement plus loyaux envers leur entreprise et également plus productifs.
Promotion du travail à distance
Un autre avantage d'un portail en libre-service est qu'il est généralement basé sur le cloud. Les collaborateurs peuvent accéder au portail de n'importe où, que ce soit au bureau à domicile, avec un appareil mobile ou dans un autre immeuble de bureaux. Personne ne doit attendre d'être au bureau principal pour se connecter au portail en libre-service.
En outre, les collaborateurs peuvent accéder à leurs informations à tout moment. Ils n'ont pas besoin d'attendre les heures de travail ou la présence d'un membre du service du personnel. Les employés peuvent obtenir une réponse à leurs questions ou mettre à jour leurs informations dès qu'ils en ont besoin.
Inconvénients de l'Employee Self Service
Bien entendu, l'utilisation d'un ESS présente également quelques difficultés potentielles.
Sécurité des données
Étant donné qu'un Employee Self Service dispose d'informations personnelles et parfois sensibles sur les collaborateurs, la plus grande sécurité des données doit être garantie. Dans la solution RH, il existe à cet effet des autorisations d'accès qui peuvent être attribuées individuellement, afin que tous les employés ne puissent pas disposer de toutes les données des collaborateurs et les modifier.
Formation des collaborateurs
L'utilisation d'un self-service implique une formation supplémentaire des collaborateurs. Avec autant d'aspects différents du système, la formation peut être plus complexe qu'avec d'autres types de logiciels, même si les différentes sections sont relativement simples.
Gestion du changement
En outre, informer les employés des possibilités offertes par les systèmes d'Employee Self Service et les inciter à les utiliser peut être un processus de longue haleine.
Le passage des anciens aux nouveaux systèmes de libre-service peut impliquer des décisions difficiles concernant les fournisseurs, par exemple si les systèmes de différents fournisseurs sont compatibles ou si un système ESS autonome doit être remplacé par un module spécifique d'un fournisseur de logiciels RH ou ERP.
Article traduit de l'allemand