Optimisez vos discussions de bureau : Le rôle du SIRH dans le processus de communication
Aujourd'hui, vous pourriez être en train de parler à un ami, d'envoyer un courriel à un collègue à propos d'un projet à venir ou d'organiser la stratégie d'un département. Tout cela nécessite une bonne communication.
La communication est un élément essentiel de la gestion d'une entreprise, parmi d'autres tâches classiques des ressources humaines. Votre entreprise dispose peut-être déjà d'un système d'information sur les ressources humaines (SIRH) qui l'aide à organiser ces fonctions RH essentielles, mais comment ce système contribue-t-il à la communication ?
Dans cet article, Appvizer vous dira tout ce que vous devez savoir sur le processus de communication, son importance sur le lieu de travail et le rôle que joue le SIRH à cet égard.
Avec tout cela à l'esprit, vous serez sur la bonne voie pour optimiser les connexions qui se produisent dans votre entreprise.
À quoi ressemble le processus de communication RH ?
Nous ne nous en rendons peut-être pas compte, mais le processus de communication est profondément ancré dans la majorité des fonctions des ressources humaines. Il se présente sous différentes formes.
La communication est un facteur clé dans l'organisation d'une entreprise et de ses employés. Elle est présente à tous les stades du cycle de vie d'un employé.
Par exemple, au début du processus de recrutement, savoir communiquer efficacement permet de créer des descriptions de poste détaillées pour attirer les meilleurs candidats. Ensuite, une bonne communication est essentielle au cours du processus d'entretien, lorsque vous déterminez qui est le candidat idéal pour le poste.
Ce processus de communication se poursuit à d'autres stades, tels que l'intégration des employés, la gestion des performances et même le licenciement.
Mais les RH ne se limitent pas à cela. De nombreuses autres fonctions requièrent une telle communication, notamment
- la préparation des employés aux changements à l'échelle de l'entreprise
- la mise à jour des employés sur les nouvelles politiques de l'entreprise,
- l'élaboration de procédures de sécurité
- la résolution des conflits avec les employés
- informer les employés des événements ou des projets à venir.
Communications à sens unique et à double sens
La communication au sein d'une entreprise n'est pas toujours unilatérale. Bien sûr, de nombreuses fonctions des ressources humaines que nous avons vues précédemment impliquent une communication directe. Il s'agit généralement d'informer un employé d'une nouvelle information ou de lui demander d'accomplir une tâche quelconque.
Mais nous ne parlons pas seulement à des murs qui ne répondent pas.
Les employés sont tenus de répondre occasionnellement par leurs propres questions, opinions et commentaires.
La communication bidirectionnelle permet d'exprimer des plaintes, de collaborer à des missions et à des projets, et d'entendre efficacement la communication descendante ou ascendante. Ce type de communication est essentiel pour travailler sur l' engagement des employés et améliorer leur productivité.
Attention : cela ne fonctionne que si la communication des employés est prise en compte et suivie d'effets.
Pourquoi la communication sur le lieu de travail est-elle si importante ?
Une communication efficace est un élément essentiel de notre vie quotidienne, tout comme sur le lieu de travail.
Sans une bonne communication entre les employés, les équipes ou les départements, le bon fonctionnement et le succès de votre entreprise sont plus difficiles à maintenir. D'autant plus qu'une mauvaise communication peut entraîner des litiges, des malentendus entre collègues, etc.
Répondre correctement à ces types de malentendus est fondamental pour améliorer les effets de la mauvaise communication. En discutant avec les collègues et en comprenant ce qui se passe, il est souvent possible d'atteindre la racine des problèmes.
Qu'est-ce qui a empêché cet employé de comprendre la tâche ? Pourquoi ce processus ne s'est-il pas déroulé comme prévu ? Une communication claire sur le lieu de travail peut vous aider à :
- comprendre la position des autres
- améliorer les processus ou les procédures qui ont été mal compris
- diminuer les points de frustration potentiels
D'autre part, le fait de s'efforcer de communiquer efficacement avec vos employés peut avoir un impact majeur sur leur engagement. Vous serez en mesure de mieux comprendre leurs motivations, leurs compétences et leurs talents, ce qui les aidera à se développer dans des domaines clés.
En d'autres termes, vous les aiderez à être plus efficaces dans leur travail et à aider votre entreprise à atteindre ses objectifs plus efficacement.
Une communication active et efficace peut aussi simplement conduire à de meilleures relations entre collègues. Sans surprise, cela peut améliorer la satisfaction des travailleurs, la collaboration globale et le moral.
Comprendre les avantages et le rôle du SIRH dans le processus de communication
Que savons-nous jusqu'à présent ? Nous savons que la communication est une compétence qui touche presque tous les aspects des ressources humaines et du lieu de travail dans son ensemble. Nous savons également que des compétences de communication efficaces sur le lieu de travail sont essentielles à la réussite d'une entreprise et de ses employés.
Il est maintenant temps d'explorer le rôle des systèmes d'information sur les ressources humaines dans le processus de communication. En fait, en quoi peut-il être bénéfique à la communication sur le lieu de travail ?
Les bases d'un SIRH
Si vous travaillez dans le domaine des ressources humaines, il est probable que vous ayez déjà une bonne connaissance des différents logiciels RH.
Pour ceux qui ne le savent pas, un SIRH est une suite ou une collection d' outils numériques qui organisent, automatisent et structurent les principales tâches liées aux ressources humaines. Les systèmes d'information RH sont particulièrement utiles en ce sens qu'ils contiennent des données dans une zone centralisée permettant de traiter efficacement les informations relatives aux employés et de contribuer à l'exécution des fonctions RH quotidiennes.
Bien que tous les SIRH n'aient pas les mêmes caractéristiques, certains ont des fonctionnalités similaires, telles que
- la collecte d'informations de base sur les ressources humaines
- Outils de recrutement et d'intégration
- Gestion des employés (avantages sociaux, congés, paie, etc.)
- la formation et le développement des employés
- Gestion de la performance des employés
N'oubliez pas : veillez à choisir un SIRH qui présente les caractéristiques spécifiques dont votre entreprise a besoin pour maximiser l'impact que vous pouvez obtenir.
Une messagerie virtuellement accessible
Les systèmes d'information RH disposent de nombreuses capacités pour faciliter la communication avec les employés. Si votre SIRH comprend des options de messagerie, vous pourrez faire de cette forme de communication un jeu d'enfant pour les employés.
L'avantage d'une messagerie virtuelle centralisée signifie que la communication entre les employés sera d'autant plus facile. Un employé peut avoir une conversation rapide en tête-à-tête avec un responsable pour dissiper toute confusion concernant une tâche ou poser une question de suivi rapide.
Tout cela en étant disponible sur plusieurs appareils, afin que vous puissiez y accéder à tout moment.
La messagerie entre équipes ou départements peut être tout aussi importante pour annoncer des événements, des projets ou des échéances à venir. La messagerie de groupe peut alors être utilisée pour augmenter les lignes de communication directes sans avoir à communiquer constamment avec tout le monde.
Nombre de ces communications, lorsqu'elles sont claires et succinctes, ne nécessitent pas de longues réunions. Toutefois, certains moments nécessitent une expérience plus personnelle, ce qui vous permet de transmettre plus facilement le ton et le sens.
Les options de messagerie des systèmes RH sont souvent plus efficaces que d'aller chercher la personne à qui vous devez parler. Néanmoins, n'oubliez pas de faire preuve de discernement si un sujet plus sensible ou plus complexe doit être abordé.
Amélioration des communications à distance
La messagerie et la communication ne doivent pas nécessairement se faire uniquement au bureau. Dans un monde où le travail à distance et la communication virtuelle sont omniprésents, la mise en œuvre d'un SIRH de messagerie peut s'avérer salvatrice.
Une grande distance ou une différence de fuseau horaire peut entraver une conversation efficace. En maintenant une ligne de communication directe, vous pouvez vous assurer que votre entreprise reçoit des informations à jour et des données provenant de plusieurs endroits.
La communication avec les employés ou les membres de l'équipe qui travaillent à distance, dans d'autres États ou même dans d'autres pays est une étape nécessaire pour garantir une collaboration efficace.
Options de libre-service
Le libre-service pour les employés est un aspect intéressant d'un SIRH qui diminue la communication au lieu de l'augmenter. Dans ce cas, c'est un point positif !
Les options de libre-service se présentent sous de nombreuses formes lorsqu'il s'agit d'un SIRH. Les employés peuvent utiliser le système pour gérer les aspects de leur travail qui leur sont propres et pour accéder à leurs informations personnelles.
Cela signifie qu'ils peuvent demander ou modifier des congés et des absences, consulter et apporter les modifications nécessaires à leurs informations personnelles, etc. Le système permet également aux employés de gérer et de consulter leurs avantages sociaux, leur plan 401(k) ou tout autre document mis à leur disposition par l'entreprise.
Il est même possible de donner accès à des documents relatifs à la formation ou au développement. Cela s'avère utile lorsque les employés doivent obtenir des certificats spécifiques, suivre une formation en matière de sécurité, etc.
Mais pourquoi est-ce bon pour la communication ? Dans cette situation, un SIRH réduit la communication inutile entre les RH et les autres employés, ce qui permet de gagner du temps et d'augmenter la productivité de chacun.
Ainsi, au lieu de s'adresser aux RH la prochaine fois que les employés ont besoin de paperasse, ils peuvent accéder directement à leurs documents, ce qui accroît leur engagement et leur autonomie.
Transparence de l'entreprise
Il est essentiel de faire preuve de clarté et de transparence dans les communications de l'entreprise afin de gérer correctement les informations communiquées aux employés. Il peut s'agir de communications telles que
- les nouvelles politiques,
- les rapports d'analyse
- les changements dans les avantages,
- les changements de procédures,
- la restructuration de l'entreprise,
- les actions urgentes ou les situations d'urgence.
De la même manière que pour les options en libre-service, les employés peuvent accéder facilement à tous les dossiers ou avis envoyés par l'entreprise. Communiquer directement avec les employés par l'intermédiaire du SIRH permet de réduire les risques de malentendus ou de problèmes. En particulier ceux qui résultent de changements au sein de l'entreprise sans documentation ni communication appropriées.
Mais ce n'est pas tout ! Bien que la réduction des problèmes et des malentendus soit l'objectif principal, une plus grande transparence de l'entreprise peut avoir d'autres avantages.
Lorsque les employeurs communiquent sur les changements, les employés savent que l'entreprise ne cache rien. Les employés font davantage confiance à l'entreprise et comprennent mieux les modifications à venir.
Retour d'information et évaluations
Certaines solutions SIRH sont également capables de gérer la performance des employés. Au moment de l'évaluation des employés, une communication efficace entre les employés et les RH ou les responsables d'équipe est vitale.
Un SIRH permet de donner un feedback sur les performances professionnelles ou de fournir les résultats des évaluations. En fournissant aux employés une documentation détaillée, il peut les aider à apprendre ce qu'ils doivent améliorer ou à les féliciter pour ce qu'ils font correctement.
De cette manière, les employés peuvent planifier ou suivre personnellement leurs objectifs de développement, ce qui leur permet d'accomplir leurs tâches plus efficacement à l'avenir.
Réflexions finales
La communication joue un rôle important dans de nombreuses activités professionnelles quotidiennes. Qu'il s'agisse d'intégrer un nouvel employé, d'informer quelqu'un d'une nouvelle politique ou de toute autre chose, une communication claire aura un effet positif.
Cela peut renforcer la cohésion et la productivité de l'équipe, rendre certaines tâches plus efficaces, tout en réduisant les erreurs ou les malentendus indésirables.
Les systèmes SIRH ont leur propre rôle à jouer pour simplifier bon nombre de ces domaines de communication.
Ils peuvent améliorer la collaboration et la communication par le biais de messages, faire gagner du temps tout en augmentant la productivité grâce au libre-service, et aider les entreprises à échanger plus efficacement avec leurs employés.
Faites vous-même l'expérience de ces améliorations et mettez un système d'information sur les ressources humaines au service du processus de communication de votre entreprise.
Article traduit de l'anglais