Tout ce que vous devez savoir sur les dossiers personnels
Que sont les dossiers personnels et à quoi servent-ils ?
Dans le cadre de la gestion du personnel, les dossiers personnels sont l'un des documents les plus importants, qui doivent respecter un certain nombre de mentions obligatoires et de règles.
Que peut contenir le dossier personnel et quelles sont les obligations du travailleur ? Les réponses ⤵️
Qu'est-ce qu'un dossier personnel ? - Définition
Les dossiers personnels contiennent des documents et des enregistrements qui se rapportent à la personne du travailleur et à la relation de travail. Le dossier est tenu par l'employeur pour ses employés. En miroir, il doit donner une image aussi complète, véridique et soignée que possible du parcours professionnel de l'employé.
Une définition légale du dossier personnel n'existe toutefois que dans le secteur public. Selon l'article 106, paragraphe 1, de la loi fédérale sur les fonctionnaires, un dossier personnel comprend "tous les documents, y compris les données enregistrées dans des fichiers, (...) dans la mesure où ils ont un lien interne direct avec la relation de travail".
La constitution de dossiers personnels est néanmoins recommandée , même dans le secteur privé, afin de conserver de manière ordonnée et sûre les documents relatifs aux salariés que l'employeur est tenu de présenter en vertu des dispositions relatives à la protection du travail (loi sur le temps de travail, loi sur les justificatifs ou loi sur la protection de la maternité) ou aux organismes de sécurité sociale et aux autorités fiscales.
En outre, la forme du dossier personnel n'est pas réglementée par la loi. La plupart des entreprises ont abandonné la forme papier et utilisent désormais des dossiers personnels numériques. Mais même sous cette nouvelle forme, la protection des données des employés doit être préservée.
Que faut-il mettre dans le dossier personnel ? - Contenu
Le contenu du dossier personnel n'est pas non plus fixé par la loi. En règle générale, les employeurs y ajoutent les documents et pièces suivants :
Documents relatifs à la personne
- Nom, prénom
- Adresse
- Date de naissance
- Sexe
- Nationalité
- Photo
- Permis de conduire
- Déclarations d'activités secondaires
- Permis de travail
- Certificats médicaux
Dossier de candidature
- Résultats de l'examen de candidature
- Certificats de travail et diplômes
- Curriculum vitae
- Lettre de motivation
- Notes prises lors de l'entretien d'embauche
- Attestations de formation continue
Documents relatifs à l'activité
- Description du poste
- Contrat de travail
- Modifications du contrat
- Promotions
- Avertissements
- Évaluations
- Mesures de formation
- Avertissement
Documents relatifs aux congés et aux absences
- Demandes de congé
- Congé parental
- Congé de maternité
Documents relatifs à la rémunération
- Coordonnées bancaires du salarié
- Informations sur la rémunération de base et les parts variables de la rémunération
- Avances
- Saisies sur salaire
- Carte de sécurité sociale
Qu'est-ce qui ne doit pas figurer dans le dossier personnel ?
La liste précédente n'est qu'un exemple destiné à vous aider dans la création de dossiers personnels. Vous pouvez bien sûr omettre certains documents ou ajouter d'autres informations que vous jugez pertinentes.
Seuls les enregistrements relatifs au travail et à la personne du travailleur doivent figurer dans un dossier personnel, ce qui signifie que les habitudes privées des travailleurs ne sont pas autorisées. En conséquence, les documents suivants ne doivent pas figurer dans les dossiers personnels :
- les motifs et les avis de maladie,
- les documents médicaux,
- les informations privées sur le salarié, telles que les profils de médias sociaux,
- les horaires de travail,
- notes de performance par l'employeur, etc.
Droits et obligations
En principe, l'employeur n'a pas l'obligation de tenir des dossiers personnels. Toutefois, les entreprises constituent généralement un dossier sur leurs employés, car c'est dans l'intérêt des deux parties. Cette situation nécessite donc de s'interroger sur la protection des données et la conservation des dossiers.
Conservation
Dans le cadre de son devoir d'assistance, l'employeur doit conserver soigneusement tous les dossiers. Seuls l'employeur et le personnel autorisé peuvent traiter ou gérer les dossiers du personnel. Une tierce partie ne peut donc pas consulter ou gérer le dossier d'un employé. En outre, les dossiers personnels ne peuvent pas être rendus publics.
Pour que tous les dossiers personnels soient rapidement disponibles, l'employeur peut les rassembler et les conserver en un seul endroit. Il est important à cet égard que le lieu de conservation puisse être fermé à clé de manière sûre, car ces dossiers personnels doivent être protégés contre la consultation par des tiers, conformément aux lois sur la protection des données.
Pour garantir une conservation optimale, les dossiers personnels sous forme numérique peuvent être stockés en toute sécurité à l'aide d'un logiciel spécialisé, tel qu'un logiciel RH. De tels logiciels offrent en effet de nombreux avantages, comme par exemple :
- Stockage: aucun espace de stockage n'est nécessaire, car le stockage se fait généralement via le cloud.
- Recherche par mots-clés: les informations individuelles peuvent être trouvées en très peu de temps.
- Mobilité: Les informations (si elles sont stockées de manière centralisée) sont disponibles non seulement sur un terminal, mais aussi à partir d'un smartphone ou d'une tablette.
Protection des données
Les dossiers personnels contiennent des informations à caractère personnel. Les dossiers personnels numériques doivent donc respecter des exigences particulières concernant la collecte, le traitement et l'utilisation des données, qui sont régies par la loi fédérale sur la protection des données (BDSG). Il s'agit par exemple de l'obligation pour l'employeur d'obtenir le consentement explicite de l'employé pour la collecte, la transmission et le stockage de ses données. Cela peut également prendre la forme d'un accord d'entreprise qui prévoit, en concertation avec le comité d'entreprise, la réalisation et l'introduction d'un dossier personnel électronique pour tous les salariés.
Le traitement des données doit en outre être effectué dans un but précis, afin de respecter les principes de protection des données. Conformément à l'article 26, paragraphe 1, de la BDSG (nouveau), les dossiers personnels ne peuvent être traités qu'à certaines fins liées à la relation de travail, à savoir pour :
- l' établissement d'une relation de travail,
- après l'établissement de la relation de travail, pour son exécution,
- la fin de la relation de travail,
- l' exercice ou l'exécution des droits et obligations de la représentation des intérêts des employés découlant d'une loi ou d'une convention collective, d'un accord d'entreprise ou de service,
- l' infraction pénale commise par un employé.
S'il n'y a plus d'objectif de stockage, les documents doivent être supprimés.
En ce qui concerne la durée de conservation, il convient toutefois de respecter certains délais de conservation, par exemple les pièces comptables relatives au paiement des salaires, les dossiers créés en vertu de la loi sur le temps de travail ou de la loi sur la protection de la maternité.
Qui peut consulter les dossiers personnels ?
Conformément à la loi constitutionnelle fédérale, chaque travailleur a le droit de consulter son dossier personnel à tout moment et sans raison particulière. Il est donc conseillé aux travailleurs d'utiliser régulièrement ce droit afin d'éviter des problèmes ultérieurs. Les travailleurs peuvent lire leur dossier personnel, prendre des notes ou faire des photocopies de certains documents.
En outre, le travailleur a la possibilité de donner son avis sur le contenu de son dossier personnel. Il peut rédiger des déclarations (écrites) qui peuvent être jointes au dossier personnel à l'endroit approprié. Il peut également demander que des informations inexactes soient retirées de son dossier personnel. Cela concerne par exemple les allégations factuelles susceptibles de nuire à la carrière du travailleur. Si l'employeur ne s'exécute pas ou pas suffisamment, le travailleur peut également faire valoir son droit à la modification ou au retrait par voie judiciaire.
Les données contenues dans un dossier personnel doivent être protégées de manière sûre et ne peuvent être consultées que par certaines personnes. Or, un dossier personnel sur papier peut passer entre différentes mains (responsable du personnel, employeur, responsable de la paie, etc.), ce qui peut poser problème, car ils peuvent facilement accéder aux données à caractère personnel. Les dossiers numériques du personnel, rassemblés et sécurisés dans un lieu central, peuvent facilement contourner ce problème, car chaque dossier d'employé est crypté.
Et vous, utilisez-vous déjà un logiciel RH pour conserver vos dossiers personnels ? Faites-le nous savoir dans la boîte de commentaires !
Article traduit de l'allemand