Un bon programme de facturation - gratuitement ! Est-ce que ça marche ?
Vous cherchez un programme de facturation fiable, gratuit? Réaliser des factures: télédéclaration mobile, gestion des taux d'imposition, prise en compte des contraintes légales? Un outil professionnel vous facilite la vie en ce qui concerne tous ces points.
Nous vous expliquons dans le comparatif suivant des logiciels de facturation gratuits quels sont les avantages et les inconvénients des logiciels gratuits pour la facturation, quelles sont les alternatives et quels sont les critères de sélection de l'outil parfait pour vous.
Logiciel de facturation en ligne : définition et avantages
Quel est l'intérêt ?
Les logiciels de facturation en ligne automatisent toutes les tâches liées à la facturation, de l'établissement du devis à la gestion des rappels en passant par le suivi des paiements.
Les logiciels de facturationbasés sur le web vous donnent accès où que vous soyez, à la seule condition que vous ayez accès à Internet. Vous bénéficiez d'un suivi en temps réel et d'une visibilité sur les encaissements et les décaissements, les factures impayées et bien plus encore.
Un tel programme implique également le strict respect du cadre juridique. Vous êtes assuré que chaque offre et chaque facture sont établies en conformité avec la législation en vigueur. Si, par exemple, le taux de TVA change, vous ne devez pas penser à adapter manuellement vos documents commerciaux - le programme de facturation le fait pour vous. Vous gagnez ainsi du temps et êtes toujours à jour.
Principales caractéristiques
Les programmes de facturation vous simplifient la vie grâce à une multitude de fonctions. Parmi les principales fonctions de ces outils informatiques, on peut citer :
- l'édition de prévisions
- Traitement des factures
- Création et gestion de notes de crédit, de bons de livraison et de bons de commande
- Envoi de factures par e-mail
- Gestion des factures récurrentes (abonnements)
- Automatisation des rappels en cas de factures impayées
- Saisie des documents
- Rapprochement bancaire
Pourquoi miser sur la facturation en ligne ?
Les logiciels de facturation en ligne vous apportent bien plus qu'une simple automatisation de vos processus et un gain de temps indéniable.
Éviter les erreurs de facturation
Choisissez les produits et/ou services à facturer pour chaque commande ainsi que les quantités respectives et le logiciel fait le reste. Pas de formules Excel, pas d'erreurs de calcul. Sélectionnez le client concerné, dont les données ont été préalablement enregistrées directement dans le programme ou importées depuis votre système CRM, et envoyez le document en un clic !
Suivi du flux de trésorerie
Gardez un œil sur vos créances et analysez les données à partir de rapports et de tableaux de bord personnalisés. Plus d'ambiguïté en matière de comptabilité : vous savez à tout moment où en sont vos comptes.
Ergonomie et facilité d'utilisation
Une interface utilisateur claire et intuitive rend la facturation plus agréable : vous hésitez moins à vous consacrer à cette tâche et vous appréciez de vous y consacrer pleinement. En conséquence, vous passez moins de temps à facturer et vous pouvez utiliser votre temps efficacement, contrairement à un tableau rigide qui doit être mis à jour manuellement à chaque fois.
Une comptabilité facilitée
Le logiciel de facturation en ligne est également un lien entre vous et votre comptable ou conseiller fiscal. Votre échange d'informations est considérablement facilité. De plus, même si vous n'avez pas de connaissances approfondies en comptabilité, vous pouvez vous facturer sans problème grâce à des outils simples d'utilisation.
Assistance à la clientèle
En cas de questions ou de problèmes, le support client du fournisseur de logiciels est à votre disposition. Vous n'êtes donc plus seul face à la facturation.
Mobilité = liberté
Grâce à une application mobile, les informations sont transmises en temps réel, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez. Vous avez un rendez-vous en dehors du bureau ? Pas de problème, vous pouvez envoyer une offre depuis votre smartphone, confirmer une commande via l'application ou créer une facture sur votre iPad.
Les 4 commandements pour les offres et les factures
No 1 : tu dois tenir à jour les données du client.
Modification de la commande, nouvelle adresse ou nouveau numéro de téléphone... Pour qu'une facture soit valable, les données du bénéficiaire de la prestation doivent être correctes. Au-delà de l' aspect juridique, c'est bien sûr aussi important pour l' image de votre entreprise. Votre client se sentira-t-il valorisé si vous faites une erreur dans ses informations ?
N° 2 : Vous devez appliquer le taux d'imposition correct.
Soyez particulièrement attentif au taux de TVA à appliquer aux produits et services que vous commercialisez. Les données erronées sont de véritables gouffres à temps !
N° 3 : Tu ne dois pas oublier les exigences légales.
Comme nous l'avons déjà mentionné, certaines informations doivent figurer sur une facture. Pour les factures d'un montant brut supérieur à 250€, les points suivants sont notamment exigés :
- Nom et adresse complets de l'entreprise prestataire et du destinataire de la prestation.
- Numéro d'identification fiscale ou de TVA
- Date d'émission de la facture
- Numéro de facture continu et individuel
- Quantité et type de produits livrés ou type et étendue des prestations fournies
- Date de la livraison ou de la prestation
- Rémunération (ventilée par taux d'imposition ou exonération)
- Rabais et réductions
- taux d'imposition ou mention de l'exonération fiscale
- le cas échéant, mention en cas de décompte par note de crédit
- le cas échéant, mention de la taxe due par le destinataire de la prestation.
Une facture dont le montant brut ne dépasse pas 250€, c'est-à-dire une facture dite de faible montant, doit contenir au minimum les mentions obligatoires suivantes :
- Nom complet et adresse de l'entreprise prestataire
- Date d'émission de la facture
- Quantité et nature des produits livrés ou nature et étendue des prestations fournies
- Total de la contrepartie et du montant de la taxe
- Taux d'imposition ou mention de l'exonération fiscale
Vous n'avez pas indiqué la date d'échéance du paiement sur votre facture ? Prévoyez beaucoup de patience avant de recevoir votre paiement...
N° 4 : Tu dois éviter les erreurs de facturation
Outre le préjudice financier qui en découle, votre entreprise souffre également en termes d'image en cas de factures erronées et vous risquez d'autant plus de perdre des clients.
Comment choisir mon programme de facturation ?
Quels sont mes besoins ?
Pour trouver un programme adapté, il est nécessaire de définir vos besoins au préalable. Parmi les exigences que vous devez définir figurent : les fonctionnalités attendues, le nombre d 'utilisateurs ainsi que des factures émises chaque mois et autres.
Devez-vous adapter vos documents pour qu'ils reflètent l'image de votre entreprise et qu'ils s'intègrent dans votre corporate design? Cela aussi doit être pris en compte lors du choix de votre outil.
Comment vais-je utiliser le logiciel ?
Vous devez pouvoir utiliser le programme de facturation en déplacement ? Dans ce cas, une application mobile ou basée sur le web est indispensable pour vous.
En outre, ne sous-estimez pas le facteur ergonomie et convivialité du logiciel. La mise en page et l' interface utilisateur doivent vous plaire pour que la manipulation de l'outil soit agréable et l'application efficace.
Qu'en est-il de l'interopérabilité ?
Faites l'inventaire de vos outils existants: Comptabilité, CRM, gestion de projet, etc. Vous gagnerez encore plus de temps si le logiciel de facturation que vous avez choisi peut être connecté à vos outils via des API.
N'oubliez pas votre comptable.
Si vous faites appel aux services d'un comptable, d'un conseiller fiscal ou d'un expert-comptable, un accès sécurisé pour votre professionnel de la finance facilite la communication. Ce dernier peut accéder aux données qui le concernent via son propre portail utilisateur: vous n'avez plus besoin d'envoyer des fichiers par e-mail, de trouver la version correcte ou la plus récente d'un document et de parcourir péniblement vos dossiers de fichiers.
Notre comparatif : les meilleurs programmes de facturation gratuits
Fakturama - Le logiciel de facturation open source
Pour qui ? Les petites entreprises ayant des connaissances de base en comptabilité.
Fakturama est une application de facturation open source qui vous permet de créer et d'éditer vos documents à votre guise. Outre des fonctions pour la facturation, ce logiciel comprend également des outils pour le commerce électronique tels que des connexions aux plateformes de boutiques en ligne les plus courantes.
Fakturama permet entre autres les actions suivantes :
- Création d'un large choix de types de documents: offre, facture, confirmation de commande, bon de livraison, rappel, note de crédit ?
- Saisie de documents,
- Importation de données depuis votre boutique en ligne,
- Prise en charge du format ZUGFeRD pour l'échange avec vos conseillers financiers ,
- Base de données d'adresses et gestion des produits.
Comme Fakturama vous oblige à choisir vous-même les taux d'imposition, les remises, les escomptes et autres, il est recommandé d' avoir des connaissances de base en comptabilité et en gestion comptable pour utiliser ce logiciel de facturation.
Fakturama
Zervant - La comptabilité en toute simplicité
Pour qui ? Les petites entreprises et les indépendants.
Zervant est un outil en ligne qui se distingue par sa simplicité d 'utilisation. En quelques clics seulement, vous pouvez concevoir et traiter vos offres et factures de manière professionnelle. Vous pouvez ensuite les envoyer en un clin d'œil - par e-mail, en version PDF ou papier, c'est vous qui décidez !
Zervant offre entre autres les fonctionnalités suivantes :
- éditeur de factures simple,
- gestion descontacts et des adresses,
- Envoi de documents,
- Suivi de vos ventes,
- traitement de documents configurables individuellement,
- gestionmultilingue des offres et des factures.
En quelques secondes, vous pouvez voir si vos factures sont payées, si elles sont toujours en suspens ou si vos clients tardent à les régler. Vous avez ainsi une vue d'ensemble complète de votre flux de trésorerie.
Avec Zervant, tout est centralisé au même endroit. Tout est rapidement et facilement connecté.
La solution est gratuite en Allemagne pour les factures adressées à 10 clients au maximum. Une gamme de fonctions plus étendue est disponible à partir de 7 € par mois.
Zervant
Avec tous les avantages que cela comporte : Attention aux logiciels gratuits !
Un logiciel de facturation gratuit présente de nombreux avantages, le plus important étant bien entendu l'économie de ressources. Nous tenons toutefois à souligner qu'une version complète gratuite s'accompagne souvent de quelques défis qui limitent plus ou moins l'utilisation insouciante d'une telle application.
Gratuit ne signifie pas toujours gratuit
Malheureusement, dans la plupart des cas, un programme performant n'est jamais entièrement gratuit. Des coûts cachés peuvent par exemple apparaître lorsque vous constatez que vous êtes tributaire de modules d'extension payants. En tant que logiciel open source, Fakturama vous permet une utilisation entièrement gratuite et reste donc une exception rare. Faites donc attention à ce qui est inclus dans le paquet lorsque vous prenez votre décision.
Caractéristiques et fonctions
Assurez-vous, pour chaque programme que vous envisagez d'utiliser, qu'il intègre toutes les fonctions nécessaires et pertinentes dont vous avez besoin. Si ce n'est pas le cas, vous devez décider si vous êtes prêt à dépenser un budget supplémentaire pour des fonctions supplémentaires avancées et essentielles, mais payantes.
Assistance à la clientèle
Pouvez-vous espérer bénéficier d'une assistance professionnelle en cas de questions, de problèmes ou d'incertitudes ? Dans la plupart des cas, les programmes de facturation gratuits ne proposent pas une telle assistance.
Possibilités d'utilisation
Les logiciels gratuits conviennent en premier lieu aux entrepreneurs indépendants et aux petites organisations, car le nombre maximal d' utilisateurs ou de documents à créer qu'ils contiennent ou la capacité de mémoire maximale disponible sont rapidement atteints dans les grandes entreprises. Les extensions sont également liées à des coûts supplémentaires.
Alternatives avec versions d'essai gratuites
Debitoor : Intuitif, innovant, informatif
Pour qui ? Freelances, créateurs d'entreprise et petits entrepreneurs
Debitoor est un programme de comptabilité et de gestion des comptes qui s'adresse avant tout aux entrepreneurs indépendants. Ce logiciel de facturation intuitif permet de créer des factures, de gérer des avoirs et d'envoyer des rappels si nécessaire. La saisie des documents par la technologie OCR pour une comptabilité complète ainsi qu'un accès spécial pour votre conseiller fiscal sont également intégrés.
La version gratuite de Debitoor est disponible pendant sept jours. Les versions professionnelles complètes sont certes payantes, mais elles feront certainement plaisir à votre porte-monnaie : c'est parti à partir de 4€ par mois.
SumUp
Lexoffice : des fonctions sur des fonctions
Pour qui ? Indépendants, créateurs d'entreprise et PME.
Lexoffice est un classique parmi les programmes de comptabilité et de facturation allemands. Qu'il s'agisse de la création de factures, de l'envoi de documents, de factures d'acompte, de la banque en ligne intégrée, de la déclaration préalable de TVA via l'interface ELSTER ou de l'EÜR , Lexoffice est l'un des outils les plus complets pour votre gestion financière. Ce logiciel maintes fois primé et testé GoBD convainc surtout par l'étendue de ses fonctionnalités et de ses possibilités d'application.
Lexoffice propose une version d'essai gratuite de 30 jours, dans le cadre de laquelle vous pouvez tester l'outil dans son intégralité. Vous pouvez ensuite utiliser la version complète à partir de 7,90€ par mois.
lexoffice Lohn & Gehalt
orgaMAX
Pour qui ?
orgaMAX va au-delà de la simple comptabilité. Outre les outils de facturation et de gestion des commandes, cette solution de gestion regroupe par exemple des fonctions de gestion des tâches quotidiennes, de gestion des achats et des ventes, de gestion des données de base de vos clients et de nombreuses options de reporting. Toutes les données nécessaires à la facturation sont ainsi réunies en un seul endroit.
orgaMAX propose une version d'essai gratuite de 30 jours sans engagement. Les prix de la version complète commencent à 7,50€ par mois.
Facturation facile avec un logiciel gratuit
Nous ne le répéterons jamais assez : La détermination précise de vos besoins est essentielle pour trouver le logiciel le plus adapté à vos besoins. En identifiant vos besoins, vos problèmes, vos types d'application, etc., vous serez mieux à même de trouver l'outil qui pourra vous apporter des réponses.
Il existe des logiciels gratuits très fiables pour la facturation, tels que Faktura et Zervant. Toutefois, si les versions gratuites ne répondent pas à vos attentes, n'hésitez pas à utiliser également les versions d'essai des programmes de facturation commerciaux.
Article traduit de l'allemand