Que savez-vous de l'archivage électronique des factures pour les payeurs forfaitaires ? Découvrez-le dans l'article !
Vous savez probablement que lors de sa réunion du 13 décembre, le Conseil de l'Union européenne a approuvé la demande de l'Italie de prolonger l'obligation de facturation électronique jusqu'à la fin de l'année 2024. Parmi les nouveautés, il y a également l'extension de la facturation électronique aux contribuables relevant du régime forfaitaire.
A ce jour, on ne peut pas encore parler de stockage obligatoire des factures électroniques. Ce qui est certain, c'est que l'obligation de les conserver sous format papier reste d'application.
Même si vous n'êtes pas obligé, pourquoi ne pas jeter un coup d'œil au stockage électronique ? Notre guide vous fera peut-être découvrir les nombreux avantages du stockage numérique des factures électroniques.
J'en ai déjà trop dit, vous trouverez le reste dans l'article !
Quelles sont les limites du stockage des factures papier ?
Comme indiqué précédemment, d'un point de vue fiscal, les contribuables forfaitaires sont obligés de stocker leurs factures au format papier.
Cette règle est également d'application lorsque le code PEC ou le code destinataire est utilisé pour la réception des factures, conformément à la circulaire 9/E/2019 de l'Internal Revenue Service.
Que devez-vous faire pour stocker les factures papier?
Tout d'abord, vous devez télécharger la facture reçue et l'imprimer. Ensuite, vous devez la placer dans un dossier spécial et la conserver, comme l'exige la loi, pendant au moins 10 ans (article 2220 du code civil).
Cependant, vous conviendrez avec nous qu'avoir des salles pleines de classeurs n'est pas la solution la plus efficace :
- Si vous perdez une facture reçue, vous devrez à nouveau contacter l'émetteur pour obtenir une copie avec la même date et les mêmes informations.
- Si vos factures sont corrompues, pensez par exemple à une fuite dans la plomberie de l'entreprise, leur valeur en cas d'audit est compromise.
- Le coût de l' impression et de l'espace de stockage, même s'il n'est pas très élevé en soi, pèse lourd à long terme.
- Le stockage du papier n'est pas écologique en raison de l'importance des déchets de papier.
- Trouver une facture dans une pièce où il y en a des milliers est une perte de temps (à moins qu'il ne s'agisse d'un jeu d'évasion en mode Teambuilding).
Qui doit conserver les factures électroniques ?
Selon la loi italienne, tant ceux qui émettent que ceux qui reçoivent des factures électroniques sont tenus de les conserver. Cette obligation s'applique donc également aux assujettis.
Quels sont les avantages du stockage des factures électroniques pour le régime forfaitaire ?
La meilleure alternative pour le stockage de vos factures électroniques est d'utiliser le stockage électronique.
En choisissant cette méthode, vous pourrez stocker vos factures sous forme numérique tout en conservant la valeur juridique du document, sans avoir une avalanche de documents papier à gérer.
Alors pourquoi ne pas faire le choix le plus efficace et le plus léger ?
De cette manière, vous ne devrez plus stocker vos factures dans des classeurs et réduire ainsi les risques environnementaux et de perte.
Avec l'obligation de la facture électronique, de nombreux éditeurs de logiciels ont mis en place des programmes de facturation électronique comme Invoices in the Cloud, une aide précieuse pour tous, même pour ceux qui font leurs premiers pas vers la numérisation, un programme intuitif et rapide.
Ce logiciel intègre le stockage numérique des factures électroniques conformément à la loi pour les 10 années obligatoires, et peut vous permettre non seulement de gérer le cycle actif et passif de vos factures, mais aussi de gérer les encaissements, d'analyser les dépenses et le chiffre d'affaires, de compiler les premières notes, de consulter les rapports, et bien d'autres choses encore. Ainsi, Invoices in the Cloud n'est pas seulement un logiciel qui vous permet de stocker vos factures conformément à la réglementation, mais un véritable logiciel de gestion de votre entreprise. De plus, vous pourrez accéder à toutes ses fonctionnalités à tout moment et depuis n'importe quel appareil.
Les avantages du stockage électronique des factures sont nombreux :
- Élimination des coûts d'impression et de stockage,
- Réduction du risque de corruption ou de destruction.
- Réduction du temps de recherche des factures.
En outre, le stockage électronique garantit que les factures conservent les exigences suivantes au fil du temps
- intégrité : garantit que le document n'est pas altéré
- authenticité: garantit l'identité de l'émetteur ;
- lisibilité : possibilité d'accéder au document pendant toute la période de stockage ;
- fiabilité : le niveau de confiance que la personne qui lit le document accorde au document informatique ;
- récupérabilité : garantie que le document peut être retrouvé à tout moment de manière intacte, authentique, lisible et fiable, même en cas d'audit, de contrôle ou d'inspection.
En outre, vous pouvez confier à votre logiciel la gestion de l'ensemble du processus, depuis la signature, l'horodatage et la vérification des exigences légales, jusqu'à l'étape finale de l'archivage pour une durée de 10 ans, comme l'exige la loi.
Comme vous l'avez vu, la conservation des factures pendant 10 ans est obligatoire. Des deux possibilités présentées ci-dessus, je vous recommande d'opter pour la voie la plus sûre et d'utiliser un logiciel, qui reste le meilleur choix, car il s'agit d'une solution sans risque : vos factures ne peuvent pas être corrompues ou perdues et vous pouvez facilement les retrouver en cas de besoin.
Article traduit de l'italien