Comment établir une facture électronique en bonne et due forme ?

La facture électronique est au cœur des enjeux de la dématérialisation pour toutes les entreprises. La facture papier disparaît au profit de la facture électronique, qui offre de nombreux avantages aux entreprises, tels qu'un traitement plus rapide et des gains financiers. Mais tous ces changements soulèvent des questions sur la facturation électronique et surtout la plus importante d'entre elles : comment faire une facture électronique en pratique ?

Quelle est la procédure à suivre ? Quelles sont les informations à saisir ? Comment utiliser le site de l'Inland Revenue pour créer une facture électronique sans erreur ?

Appvizer vous apporte toutes les réponses dans cet article.

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Comment créer une facture électronique : par où commencer ?

Pour établir une facture électronique, il est aujourd'hui facile de trouver un logiciel qui prend en charge l'ensemble du processus de manière rapide et efficace. La plupart sont payants, mais il existe également une solution gratuite, qui nécessite un peu plus de familiarité, mise à disposition par la Chambre de commerce.

Toutefois, si vous souhaitez rédiger vous-même votre facture électronique, vous pouvez profiter du service spécial offert par l'Inland Revenue.

Grâce à son système informatique appelé Sistema d'interscambio, l'Inland Revenue, après avoir reçu les factures électroniques du portail de l'Inland Revenue ou d'un logiciel, vous permet de

• Vérifier que les factures électroniques sont correctement remplies, l'authenticité de la signature.
• délivrer les factures électroniques au destinataire.

Les parties suivantes peuvent bénéficier de ce service

• tous les assujettis à la TVA
• les assujettis au forfait, au minimum et les agriculteurs (ils ne sont pas obligés, le choix reste donc facultatif).

Le système d'échange est également pratique pour l'administration fiscale et le MEF, car ils peuvent contrôler toutes les opérations économiques effectuées pour les contribuables assujettis à la TVA. Les opérations B2B (commerce entre entreprises) et B2C (commerce entre entreprises et clients) seront examinées.

Inscription sur le site de l'Inland Revenue

La première opération à effectuer est l' enregistrement sur le site de l'Inland Revenue. Vous devez cliquer sur l'icône d'enregistrement dans votre "Espace réservé".

Lors de l'inscription, les données suivantes doivent être introduites :

• code fiscal ;
• dernière déclaration fiscale ;
• entité par l'intermédiaire de laquelle la déclaration susmentionnée a été présentée ;
• le revenu total.

Une fois l'inscription terminée, le service web vous enverra par e-mail votre code PIN personnel qui vous permettra d'accéder à votre espace personnel. Le code que vous recevrez par e-mail ne contient que 4 des 6 chiffres qui composent le code PIN. Les deux chiffres manquants vous seront envoyés par courrier dans un délai maximum de deux semaines.

Une procédure moins longue et moins complexe est proposée aux titulaires de la carte nationale de services: ils ont l'avantage de recevoir le code PIN dans son intégralité lors de l'inscription sur le site de l'Agenzia delle Entrate.

Si vous possédez le code numérique SPID, vous pouvez accéder à votre espace personnel sans aucune procédure supplémentaire.

Comment effectuer une facture électronique sur le site de l'Agenzia delle Entrate ?

Une fois inscrit sur le portail de l'Internal Revenue Service, vous pouvez accéder à votre espace personnel. Parmi tous les services proposés, vous trouverez également la section e-Invoicing, à partir de laquelle vous pourrez créer, envoyer et recevoir des factures électroniques.

Il vous suffit de vous rendre dans la section "Factures et redevances", de choisir le type de facture (ordinaire, simplifiée ou PA) et de procéder à la création de votre facture électronique.

Les données pour l'établissement d'une facture électronique

La facture électronique peut être de différents types : ordinaire, simplifiée ou PA (Administration publique). Toutefois, lors de la rédaction de la facture électronique, certaines informations doivent impérativement être mentionnées

• les coordonnées de l'émetteur: raison sociale, numéro de TVA, code fiscal, adresse légale ;
• les coordonnées du client: en plus des données ci-dessus, il faut ajouter le code du destinataire, un élément essentiel grâce auquel le système d'échange peut envoyer la facture au destinataire
• les données générales relatives à la facture: numéro de la facture, date d'émission, montant des biens et services soumis au paiement, taux de TVA. Il convient également de préciser si des exonérations doivent être prises en compte (en citant l'article de loi correspondant) ou si un paiement fractionné a été appliqué ;
• le motif du paiement;
• les détails du contrat: cette dernière rubrique n'est requise que si la facture électronique concerne des travaux publics ou financés par des subventions de l'UE. Dans ce cas, le code GIP (code d'identification de l'appel d'offres) et le code CUP (code unique du projet) doivent être indiqués. Sans ces deux éléments, les administrations publiques ne pourront pas justifier le paiement de la facture.

Si tous les champs de la facture électronique ont été correctement remplis, vous pouvez procéder à l'examen en accédant à la section "Résumé". Si vous n'avez pas trouvé d'erreurs, vous pouvez confirmer. Une fois que vous avez reçu l'accord du "système de réception", vous pouvez enregistrer la facture électronique sur votre PC afin d'y apposer la signature numérique.

Envoi de la facture électronique

Comme nous venons de le dire, vous pouvez enregistrer sur votre PC la facture électronique créée grâce au site web de l'Inland Revenue, en cliquant sur "Save XML" (eXtensible Markup Language). Le format XML est le seul format disponible et validé par le système d'échange.

Une fois le fichier sauvegardé sur votre ordinateur, vous devez effectuer une dernière manipulation avant l'envoi final : l'ajout de la signature numérique. Vous aurez besoin d'un logiciel spécial pour apposer la signature numérique sur le document.

La facture électronique, dûment complétée et signée, doit ensuite être téléchargée dans l'espace personnel créé pour l'envoi des factures électroniques. Vous devez sélectionner l'option "Transmission" et télécharger le fichier .XML.

Après l'envoi de la facture électronique, l'expéditeur recevra un message de confirmation de transmission. Cet avis indique l'heure, la date et le code d'identification. Vous pourrez à nouveau vérifier l'état d'avancement de l'opération à partir de votre espace personnel.

La procédure pas à pas : des conseils pour éviter les erreurs

• N'oubliez pas que la première fois que vous essayez de créer une facture électronique, vous devez être très prudent lors de la saisie des données, en particulier des données relatives aux fournisseurs. Le moyen le plus simple de s'assurer que vous avez saisi toutes les informations correctement est de consulter le registre des impôts. Vous y trouverez un modèle préformaté contenant toutes les données nécessaires, que vous pourrez modifier en fonction de vos besoins. Le seul champ qui ne peut être modifié est le numéro de TVA.
• Lors de la saisie des données relatives au destinataire de la facture électronique, il arrive très souvent que le champ "Code destinataire" soit omis ou mal rempli. Cela peut entraîner des problèmes lors de la réception de la facture électronique. Si l'adresse télématique est manquante, la facture électronique ne peut pas être délivrée au bon destinataire. L'adresse télématique pour la réception de la facture peut être de trois types différents. Outre le code du destinataire de la facture électronique, il existe deux autres possibilités :
  • L'adresse PEC ou la boîte PEC. Lors de l'établissement de la facture, le fournisseur doit remplir les rubriques suivantes conformément à ces règles :
    • le code du destinataire doit avoir la valeur "0000000" (sept fois zéro).
    • Dans la case "Destinataire PEC", le fournisseur doit indiquer l'adresse PEC communiquée par le client.
  • Le code numérique simple "0000000 " (sept fois zéro) sera attribué si le client n'a pas communiqué d'adresse PEC ou de code destinataire. Si le client souhaite récupérer sa facture électronique à l'avenir, il doit se rendre dans son espace réservé "Consultation" du portail "Factures et factures".
    • Si vous utilisez la procédure proposée par l'Inland Revenue, le modèle proposé est celui d'une facture ordinaire avec les données prévues à l' article 21 du décret présidentiel n° 633/1972. Si vous devez introduire des informations supplémentaires requises par une facture non ordinaire, le site web vous permet de les introduire manuellement. Vous pourrez ainsi ajouter le précompte mobilier ou la caisse de sécurité sociale dans le cas d'une facture émise par un professionnel, l'inscription de remises ou de majorations, ou d'autres généralités requises.

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Pourquoi choisir un logiciel plutôt que le site web du fisc ?

Bien sûr, le site web de l'Inland Revenue est disponible, alors pourquoi choisir un logiciel ? De nombreuses entreprises préfèrent utiliser un logiciel tel que Invoices in the Cloud plutôt que le site web de l'Inland Revenue, car l'utilisation d'un logiciel leur permet de bénéficier de plusieurs avantages qui rendent le processus de facturation beaucoup plus simple et rapide.

Tout d'abord, les logiciels de facturation électronique les plus courants présentent essentiellement trois caractéristiques :

• L' encodage automatique du fichier de la facture au format XML. Il s'agit d'un format qui identifie les différents éléments clés de la facture et permet leur lecture par le système d'échange. De plus, étant donné la sécurité d'un format XML, il est plus difficile de le falsifier.
• Envoi de la facture au système d'échange : une fois la facture compilée, le logiciel permet de l'envoyer rapidement et facilement au système d'échange : souvent, un seul clic suffit.
• Un code de destinataire unique à fournir aux clients afin de recevoir des factures électroniques passives dans le logiciel. Ce code alphanumérique à 6 chiffres permet au système d'échange d'identifier le destinataire de la facture électronique.

Tous ces outils garantissent que les factures électroniques sont légalement conservées pendant 10 ans. De plus, dans la plupart des logiciels, la signature numérique est automatiquement apposée par le logiciel avec un horodatage.

Mais ce n'est pas tout. Les logiciels de facturation électronique vont souvent au-delà de la simple facturation. En effet, ils intègrent des fonctionnalités plus larges liées au monde de la comptabilité qui permettent de centraliser les informations et de rationaliser les processus.

C'est le cas, par exemple, de la gestion intégrée des paiements :

• Gestion intégrée des paiements
• L'émission de documents de transport
• L'émission de devis et leur transformation en factures.
• Première note
• Rappels de paiement

Toutes ces fonctionnalités supplémentaires ne sont pas à sous-estimer lorsqu'il s'agit de centraliser des informations qui seront inévitablement liées à vos processus de facturation. Même si le site de l'Inland Revenue est un bon outil, pour des volumes importants de factures, la recherche d'une solution plus complète implique d'aller plus loin et de rationaliser vos processus. Parfois, aller plus loin dans le choix des outils permet d'acquérir un avantage concurrentiel.

Avez-vous toutes les cartes en main pour commencer à établir votre première facture électronique ?