Guide de la délégation de la facturation électronique

L'introduction de la facturation électronique a apporté plusieurs avantages aux membres. Ceux-ci incluent la possibilité de déléguer certains services à des tiers, qui agissent en tant qu'intermédiaires.

La délégation de la facturation électronique doit être demandée dans le cadre d'une procédure spécifique prévue par la réglementation et peut être révoquée à tout moment.

Si vous vous demandez comment demander une délégation de facturation électronique, vous êtes au bon endroit ! Voyons ensemble quelles sont les caractéristiques de la délégation de facturation électronique, quels sont les services qui peuvent être délégués à des intermédiaires agréés et comment déléguer.

Qu'est-ce qu'une délégation de facturation électronique ?

Une délégation de facturation électronique est l'octroi à un tiers de l' autorisation d'utiliser le service de facturation de l'Inland Revenue Service et de consulter le dossier fiscal d'un contribuable obligé.

Suite à l'introduction du système de facturation électronique, un portail spécial a été ajouté par l'Inland Revenue Agency et est toujours disponible sur son site web, appelé "Factures et considérations". Ce portail permet d'enregistrer les factures envoyées et reçues. Le portail se présente comme un outil de gestion des factures qui permet, entre autres, de consulter les données du contribuable.

Le portail est accessible par :

• Le contribuable;
• un mandataire.

Comment une procuration est-elle activée à l'Agence des revenus ?

La délégation de pouvoir pour la facturation électronique peut être activée :

• Par voie directe:
• Par voie indirecte: le contribuable remet le formulaire signé à l'intermédiaire mandaté. Ce dernier transmettra ensuite le document via le système Entratel avec les "éléments de feedback" contenus dans le formulaire, tels que :

💡La TVA doit être relative à l'année précédant celle de l'attribution de la procuration.

☝ En cas d'absence de ces "éléments de vérification", les entités peuvent envoyer un fichier spécial via PEC à la Dre compétente.

Dans ce cas, l'envoi peut être massif ou ponctuel, à savoir :

• Envoi ponctuel → envoi de chaque mandataire individuel ;
• Envoi en masse → envoi d'une pluralité de procurations.

L'accès du délégataire aux services peut toutefois être soumis à diverses limitations. En effet, la délégation peut être

• Totale: tous les services offerts par le portail sont mis à la disposition du délégataire. Dans ce cas, les intermédiaires autorisés ne peuvent être que ceux mentionnés à l'article 3 c. 3 du décret présidentiel 322/98 :
• Partiel: seuls certains services offerts par le portail de l'Agence des recettes sont mis à la disposition de l'intermédiaire habilité.

Les services qui peuvent être délégués sont les suivants

• Consultation et acquisition de factures électroniques ou de leurs duplicatas électroniques.
• Consultation des relevés trimestriels de liquidation de la déclaration de TVA du contribuable délégant.
• Consultation des données TVA relatives aux factures émises et/ou reçues par le contribuable délégant. Il s'agit également des données transmises par les clients et/ou les fournisseurs dans le cadre de transactions commerciales.
• Comparaison des "éléments de concordance" communiqués dans les relevés trimestriels de liquidation de la TVA et des données réelles résultant des factures émises et/ou reçues par le délégant.
• Stockage et/ou transmission télématique des recettes et des montants y afférents pour le compte du délégant.
• Consultation des notifications et des accusés de réception et/ou des confirmations de transmission des factures électroniques, ainsi que des données relatives aux factures transfrontalières pour le compte du délégant ;
• Consultation des notifications des données pertinentes aux fins de la TVA et des notifications des relevés périodiques de liquidation de la TVA.
• Consultation des données relatives aux déclarations de TVA
• Enregistrement de l' adresse télématique et génération du code QR.
• Facturation électronique en général.
• Stockage des factures électroniques → service qui peut également être délégué à des parties autres que des intermédiaires qualifiés ;
• Accréditation et recensement des appareils → service qui peut également être délégué à d'autres parties que les intermédiaires autorisés.

Comment demander la délégation de la facturation électronique ?

En principe, la demande de délégation d' utilisation doit être faite en remplissant et en soumettant le formulaire approprié qui peut être téléchargé sur le site de l'Agenzia delle Entrate.

👀 Les modalités d'attribution ou de révocation des procurations ont été fixées par l'arrêté du 29 juillet 2013.

En particulier, l'Agenzia delle Entrate établit que :

4.1 Le formulaire visé au point 2.1 peut être déposé, par le délégant ou par le délégataire en remplissant la partie spécifique du formulaire, auprès de n'importe quel bureau territorial de l'Agence des recettes.
4.2 Le délégant peut accorder ou révoquer la délégation des services d'e-facturation par le biais des fonctions spécifiques disponibles dans son domaine réservé.
4.3 Le formulaire visé au point 2.1 peut être remis à l'intermédiaire délégué, qui transmet à l'Agence des Recettes les données essentielles pour l'activation des délégations/révocations qui lui ont été conférées. Ces données sont transmises
dans un délai de 90 jours à compter de la date de signature du formulaire, pour les demandes de procuration ;
dans un délai de 2 jours ouvrables à compter de la date de signature du formulaire, pour les demandes de révocation de procurations déjà accordées ;
4.4 Pour l'activation des procurations accordées selon les modalités visées au point 4.3, l'intermédiaire délégué utilise un service de transmission "en bloc" ou, à défaut, une fonction web de transmission "ponctuelle" disponible dans sa zone.
4.5 Pour la révocation des procurations déjà accordées selon les modalités visées au paragraphe 4.3, l'intermédiaire délégué utilise une fonctionnalité web "ponctuelle" mise à disposition dans sa zone.

Agenzia delle Entrate

Comment remplir une délégation de facturation électronique ?

Pour que la délégation soit effective, il est donc nécessaire de présenter la demande en remplissant un formulaire.

Le formulaire de délégation a été initialement approuvé par le Provvedimento du 13 juin 2018. Par la suite, par le Provvedimento du 5 novembre 2018, l'Agenzia delle Entrate a introduit un nouveau modèle, intitulé " Confession et révocation de la procuration pour la consultation du tiroir fiscal ".

La durée de chaque procuration est d'un maximum de :

• 2 intermédiaires;
• Pour une durée maximale de 2 ans.

Données essentielles

Vous trouverez ci-dessous les informations fournies dans le formulaire et les données essentielles à saisir.

• Informations sur le traitement des données personnelles ;
• Rubrique concernant les :
• Section pour l'indication des : données de la personne qui peut être chargée de la présentation du formulaire dans les bureaux de l'administration fiscale ;
• Section pour la signature du délégant ;
• Description des services qui peuvent être délégués.

☝ Ce formulaire permet d'approuver l'octroi ou la révocation des procurations, y compris pour l'utilisation du tiroir fiscal délégué.

👀 Le nouveau formulaire introduit avec l'arrêté du 13 juin 2018 a introduit les rubriques suivantes mentionnées ci-dessus :

1. Données du délégant ;
2. Déclaration sur l'honneur pour les intermédiaires indiquant qu'ils peuvent authentifier la signature du délégataire ; - Déclaration sur l'honneur pour les intermédiaires indiquant qu'ils peuvent authentifier la signature du délégataire.

Communication via pec des données du mandataire.

Attention si vous avez l'habitude d'envoyer des documents via PEC ; En effet, ce canal était considéré comme valable uniquement pour la phase d'introduction de la procédure. A partir du 31 mai 2019, la communication via PEC .

Comment renouveler une délégation de pouvoir pour la facturation électronique ?

Le renouvellement d'une délégation de pouvoir pour la facturation électronique ne se fait pas automatiquement : il est nécessaire de répéter la procédure de demande de délégation en complétant et en soumettant le formulaire décrit ci-dessus.

Approbation du formulaire d'octroi et de révocation de la procuration

Approbation du formulaire d'octroi ou de révocation des procurations :

• Pour les demandes de procuration : dans un délai de 90 jours à compter de la date de signature du formulaire ;
• Pour les demandes de révocation de procuration : dans un délai de 2 jours ouvrables à compter de la date de signature du formulaire ;

Comment conserver le formulaire de procuration ?

Comme nous l'avons souvent vu pour d'autres documents comptables, la conservation devient un facteur crucial de protection juridique. Que dit donc l'Agence des revenus à propos de la conservation de la copie des procurations papier ?

7.1. Les intermédiaires Les délégués et les personnes qui ont transmis les formulaires de procuration visés au point 2.1. selon les modalités prévues au point 4.8. conservent les formulaires acquis, ainsi que les copies des documents d'identité des délégants, et identifient une ou plusieurs personnes chargées de la gestion desdits formulaires. Les formulaires acquis directement sous forme électronique sont conservés conformément aux règles techniques et aux directives énoncées dans le décret législatif n° 82 du 7 mars 2005.

7.2. Les formulaires acquis sont numérotés et enregistrés, sur une base journalière, dans un registre chronologique spécial, indiquant les données suivantes

numéro progressif et date de la délégation/révocation ;

code fiscal et données personnelles/nom du contribuable délégant ;

données du document d'identité du signataire de la procuration/révocation.

7.3. L'Agence des Recettes effectue des contrôles sur les formulaires également dans les bureaux des intermédiaires . Si des irrégularités sont constatées dans la gestion des procurations/révocations, l'Agence procède, entre autres, à la révocation visée à l'article 8, paragraphe 1, première phrase, du décret exécutif du 31 juillet 1998. Ceci sans préjudice de la responsabilité civile et de l'application d'éventuelles sanctions.

Agenzia delle Entrate

Veillez donc à n'omettre aucun document d'identité et à bien numéroter les documents.

Comment fonctionne la délégation au tiroir fiscal des factures électroniques ?

Il s'agit de donner à votre intermédiaire financier, par exemple votre comptable, la possibilité de consulter et de mettre à jour toutes les informations contenues dans le tiroir fiscal du contribuable, comme les paiements à l'administration fiscale. Pour conférer la procuration, le même formulaire peut être utilisé que pour les procurations par facturation électronique.

Extension prévue pour les procurations 2021

En raison des restrictions de voyage introduites en 2020, le problème de l'acquisition du formulaire de procuration avec la signature originale du contribuable s'est souvent posé. C'est pourquoi une demande de prolongation de la validité des procurations a été introduite, au lieu d'une nouvelle présentation de la demande.

Cette demande a été acceptée par la résolution du 11 décembre 2020. Cette dernière résolution prévoyait une prolongation d'un an de la période de validité des procurations pour les services de facturation électronique uniquement pour l'utilisation des services des portails télématiques de l'Agence des recettes.

Ainsi, la date limite de validité des procurations a été reportée à la période comprise entre le 15 décembre 2020 et le 31 janvier 2021. La prorogation a donc été étendue à l'ensemble de l'année 2021.