Logiciels de Gestion des adhésions : guide d'achat
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d’adhérents ?
Définition
Il s’agit d’un outil conçu pour faciliter la gestion des adhérents dans une association. Celui-ci permet à la fois de suivre les membres, les abonnements, les activités et dans certains cas les dossiers administratifs. En général, les formulaires sont préétablis pour éviter les pertes de temps.
Comment ça marche ?
Grâce à des fonctionnalités automatisées, les responsables d’association peuvent créer facilement une base de membres où inscrire toutes les informations concernant ces derniers. Ces logiciels leur permettent d’établir rapidement un formulaire d’adhésion, pouvant être complété en ligne ou sur place. Il existe des logiciels qui proposent des formulaires préétablis à choisir en fonction des besoins de l’utilisateur. Ces derniers sont en majorité modifiables selon les informations à recueillir, entre autres le mode de paiement des adhésions et des abonnements.
Un logiciel de gestion d’adhérents sert également à communiquer aisément avec les membres via des mails intégrés ou des messages automatiques. Il offre généralement un espace connexion pour les adhérents pour qu’ils puissent faire des remarques, partager des idées ou suivre les actualités au sein de l’association.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion d’adhérents en SaaS ?
Gérer une association n’est pas toujours chose facile, entre le suivi des événements à préparer, la comptabilité, la billetterie et bien d’autres tâches telles que la gestion des documents et des cotisations. C’est pourquoi il est primordial que le logiciel soit en mesure d’assurer quelques fonctionnalités dont ci-après les plus courantes :
L’automatisation des saisies
Quel que soit le type d’association à gérer, il est fréquent d’effectuer des tâches répétitives telles que les enregistrements des paiements. Un logiciel de gestion d’adhérents automatise ces tâches. Les fichiers peuvent être modifiés si nécessaire, notamment en faisant une requête.
L’adhésion en ligne
Le logiciel a pour but de faciliter la demande d’adhésion. Il permet aux membres de s’inscrire en ligne et d’éviter de se déplacer. Ces derniers peuvent saisir leurs données directement grâce à un formulaire facile à remplir. Dans certains cas, la fiche comprend des cases où l’individu peut mentionner des remarques ou poser de questions.
La gestion de la fiche profils
L’utilisation de ce genre de logiciel permet à l’association d’enregistrer automatiquement toutes les informations concernant chacun de ses membres. Ces données vont l’aider à créer plus facilement des profils en fonction de leurs besoins ou des activités auxquelles ils souhaitent participer. Le but est de fidéliser les adhérents en leur offrant ce qu’ils recherchent dans une association.
Qui utilise un logiciel de gestion d’adhérents ?
Ces logiciels s’adressent principalement à toutes les structures concernées par le secteur associatif. Club sportif, association caritative, éducative ou culturelle ainsi que tous ceux dont le travail nécessite la gestion d’adhérents. Ce genre d’outil facilite la gestion des contacts, la gestion des cotisations, la gestion de trésorerie ou encore la comptabilité des associations, et ce quel que soit le domaine ou la taille de l’association. Il simplifie la gestion des plannings, des groupes, des stages et des cours.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d’adhérents dans une association ?
Avantages :
- Il permet une gestion plus efficace de l’association
- Le suivi des adhérents devient plus facile et régulier
- Il permet de gagner du temps dans la gestion des adhésions
- Les membres potentiels peuvent compléter un formulaire en ligne, depuis n’importe quel endroit et à n’importe quel moment
- Utiliser ce genre d’outil évite les déplacements inutiles
- Il optimise le travail collaboratif
- Il simplifie la gestion financière de l’association
Inconvénients :
- La qualité des fonctionnalités d’un logiciel professionnel est meilleure que celle d’un outil gratuit
Comment choisir un logiciel de gestion d’adhérents en ligne ?
La taille de l’association : en général, un logiciel de gestion d’adhérents prend en compte le nombre de membres dans l’association. Plus ils sont nombreux, plus le prix de l’outil est élevé. Il n’est pas nécessaire d’investir si l’association n’est censée prendre en charge que quelques adhérents.
Les fonctionnalités en plus : certains fournisseurs proposent des modules supplémentaires intéressants qui peuvent aider l’association dans la gestion de ses activités. Ces modules ne sont pas compris dans le prix.
Le coût : il varie d’un logiciel à un autre. Cela peut dépendre du nombre de modules, de l’ergonomie ou de la vitesse de réponse. L’idéal est d’en choisir un qui répond aux besoins de l’association tant sur la capacité que sur le budget consacré à l’outil.
Les meilleurs logiciels de gestion d’adhérents gratuits et open source
Galette
Active Network
Diacamma
Noethys
VTiger
Les logiciels de gestion d’adhérents professionnels les plus connus
Pour une petite association
VerticalSoft
AssoConnect
Affiliates
Pour une grande association
Gestasso
Garradin
Piwam
La gestion des adhésions nécessite un outil efficace pour améliorer le système de communication et le suivi de chaque membre afin d’optimiser l’expérience client. Grâce à un logiciel de gestion d’adhérents, les associations possèdent les clés pour accroître la satisfaction de leurs membres et leur productivité.
