Logiciels de Planification : guide d'achat
Le guide des logiciels de planification
Vous utilisez un tableur pour faire vos plannings et un agenda afin de noter vos rendez-vous ? Facilitez-vous le quotidien en faisant le choix d’un logiciel de gestion de planning !
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de planning ?
Le logiciel de planification est particulièrement complet et vous offre une visibilité précise de vos projets collaboratifs. Il n’est pas aisé de prendre en compte toutes les informations afin d’assurer une bonne gestion du personnel mais aussi une répartition adéquate d’une charge de travail.
En optant pour un logiciel de gestion de planning, vous avez une accessibilité permanente à votre agenda mais également à un véritable logiciel de gestion de projet grâce à un planification prévisionnelle. Les données sont centralisées et vous les partager avec les collaborateurs que vous souhaitez. De plus, vous avez la possibilité de programmer des alertes afin de tenir vos équipes au courant des modifications réalisées sur le planning de chacun.
Quelles sont les fonctionnalités que votre logiciel de planification doit avoir ?
Vous allez être impressionné par les fonctionnalités que possèdent un logiciel de planification. Essayez de choisir la solution logicielle qui répondra le mieux aux spécificités de votre entreprise. Pas la peine non plus de choisir un logiciel de gestion de planification de projet trop riches en fonctionnalités qui vous seront inutiles. Vérifiez qu’il possède :
- Le glisser-déposer : en quelques clics vous créez un planning avec les tâches appropriées et les collaborateurs concernés.
- Une interface paramétrable : le logiciel doit s’adapter à vos besoins et être facilement pris en main. Intuitif, il devient un outil de gestion indispensable.
- Des calendriers et des formulaires personnalisables.
- L’application de filtres afin de faciliter les recherches (planning hebdomadaire, journalier, mensuel ou selon des filtres de ressources matérielles ou humaines).
- La périodicité : Ne répétez plus les tâches récurrentes grâce à l’automatisation d’une liste des tâches et de leurs informations.
- La visibilité sur l’emploi du temps de vos salariés mais aussi la réalisation rapide du plan de charge pour un suivi de projet précis.
- Les alertes et notifications : Informez vos collaborateurs sans attendre d’une modification de l’emploi du temps.
- L’import et l’export : Vos plannings doivent pouvoir être imprimés, transmis par mail ou exploités sous d’autres solutions de gestion ou des suites bureautiques.
- L’accessibilité sur des supports variés : Depuis votre PC, votre Mac ou encore sur le Smartphone. Sentez-vous libre d’utiliser votre logiciel de planning où que vous vous trouviez.
- L’historique des tâches : Qui a créé la tâche ? Qui a réalisé les modifications et à quelle heure ? Cette fonction peut être très intéressante si vous êtes nombreux à travailler sur la gestion de planning.
- Des synthèses et rapports personnalisés : Visualisez la rentabilité de vos équipes et évaluez au mieux la gestion des risques en réagissant rapidement.
Et quels sont les avantages d’un logiciel de planification pour votre entreprise ?
Le logiciel de gestion de projet et de planification est quasiment incontournable pour les entreprises qui gèrent de nombreuses tâches ou qui possèdent des équipes importantes (gestion commerciale, management de projet…). Voici quelques avantages que vous proposent les logiciels de planification :
- Un gain de temps évident : Vous visualisez immédiatement tous les plannings que vous souhaitez.
- Une bonne gestion des ressources mais aussi des compétences : Vous savez quel matériel est utilisé, quel collaborateur est disponible ou quelle tâche monopolise l’attention de vos salariés.
- Une prévision des semaines ou mois à venir afin de prendre les meilleures décisions et les actions les plus pertinentes.
- Une bonne gestion de production en ayant une vision à long terme.
- Faire un planning au bureau ou directement en rendez-vous clientèle grâce à l’accessibilité.
- Un outil de gestion adapté aux contraintes métiers et adaptables pour les besoins de votre entreprise.
- Une communication plus aisée avec vos partenaires et collaborateurs lors d’un travail collaboratif.
- Une organisation parfaite de votre planning pour gagner du temps chaque jour et éviter les tâches inutiles.
- Un véritable gain de productivité au quotidien.
- La réduction des défaillances d’organisation avec une visibilité en temps réel et des mises à jour automatiques.
- Une gestion aisée des indisponibilités, de la répartition des congés ou la réaction rapide aux arrêts maladie.
Logiciel planification gratuit ou payant ?
Bien sûr, on a tendance à se dire que le logiciel de planning gratuit est suffisant et qu’il n’est pas nécessaire d’investir pour avoir de bons outils de gestion de projet. Malgré tout, il faut savoir que la plupart des logiciels de planification gratuits sont tous assez limités dans les fonctionnalités proposées.
Les éditeurs de logiciels mettent à votre disposition des versions gratuites des outils de planification mais proposent également des versions plus abouties mais payantes. Ces dernières peuvent réellement vous offrir un confort au quotidien et faciliter vos prises de décision. A vous d’estimer la nécessité d’opter pour une version avancée d’un logiciel de planification ou non. Il existe des essais gratuits afin de tester les solutions logicielles. N’hésitez pas à tester !
Liste de logiciels de planification
Solutions de planification gratuites :
- Wrike
- Toggl Plan
- Asana
- Trello
Outils de planification payants :
- Monday.com
- Wrike
- Toggl Plan
- Asana
- Zoho
