Logiciels de Workflow : guide d'achat
Le guide des logiciels workflow
Centralisez vos informations et automatisez les tâches à réaliser afin de piloter votre flux de travail grâce aux fonctionnalités d’un logiciel de gestion des processus métier. Il vous offre une vue synthétique de l’avancement de vos projets mais également sur la répartition des responsabilités par acteurs et les délais à honorer. Ainsi vous réduisez le temps de traitement des réclamations de vos clients ou les réactions à un dysfonctionnement de votre chaîne de production.
Grâce aux outils de gestion et aux tableaux de bord, vous suivez votre activité point par point et en temps réel. Vous évaluez l’état d’achèvement de certaines tâches urgentes et pouvez projeter sur plus long terme la charge de travail. Il vous invite également à une meilleure gestion des risques et vous aide à prendre les décisions les plus appropriées en ayant une vision précise de la situation à un moment donné.
Qu’est-ce qu’un logiciel workflow ?
Le logiciel de gestion de projet via le workflow vise à un pilotage de vos processus métier et facilite le flux des données d’entreprise dans le respect de la spécificité de vos processus. Automatiser les tâches à réaliser vous assure une plus grande sérénité et vous invite à vous focaliser sur votre cœur de métier et des tâches à valeur ajoutée. Le logiciel GED fait parvenir les formulaires présélectionnés aux bonnes personnes afin de mettre en œuvre un processus précis. Il analyse les opérations avec précision et garantit une plus grande sécurité dans la réalisation des tâches récurrentes. Totalement paramétrable, vous appliquez les conditions que vous souhaitez et restreignez l’accès aux documents en fonction des collaborateurs concernés.
Quelles sont les fonctionnalités qu’il doit posséder ?
La gestion électronique de documents proposée par le logiciel workflow n’est pas la seule fonctionnalité à votre disposition. La plupart des logiciels workflow dispose de :
- La modélisation des processus de manière simple et efficace : Il s’agit de la définition des étapes de votre processus, des acteurs impliqués et des règles de validation afin de passer à l’étape suivante.
- La mise en ligne en un clic des formulaires validés ;
- La réalisation d’un circuit de traitement et l’élaboration des règles de transition ;
- La recherche rapide de processus métier via un moteur de recherche spécifique au logiciel workflow ;
- La sélection d’un processus en appliquant des filtres ou une catégorie spécifique ;
- La visualisation des différentes étapes du processus et la productivité grâce à des indicateurs statistiques précis.
Et pour quoi un logiciel de gestion des processus métier est un atout pour votre entreprise ?
La gestion documentaire par un logiciel workflow est presque incontournable pour les entreprises même de taille modeste. Le progiciel de gestion assure :
- Un véritable gain de temps : Même si vous êtes loin ou si vos opérateurs ne sont pas sur le site, vos collaborateurs ont la possibilité de répondre à une demande urgente ou faire face à un dysfonctionnement qui pourrait entraver la fluidité de votre production. Le logiciel workflow dicte la marche à suivre et valide les étapes les unes après les autres jusqu’à résolution de la demande.
- La réduction du délai de traitement d’une requête ou d’une réclamation émise par un client.
- Un suivi précis et en temps réel de chacun de vos processus métier ;
- Moins d’oubli ou de tâches mises de côté ;
- Une plus grande fiabilité de vos processus ;
- Un gain de productivité et la conformité de chaque tâche qui répond aux processus entreprise ;
- L’accessibilité à toutes les données indispensables au bon fonctionnement de la production et la centralisation des documents ;
- La gestion des droits en fonction des utilisateurs concernés par un processus ;
- Un pouvoir décisionnel plus éclairé ;
- Un archivage des documents normé et automatique ;
- Un travail collaboratif harmonieux et une traçabilité de chaque action entreprise.
Logiciel gratuit ou payant ?
Il existe des logiciels Ged open source qui peuvent suffire à répondre à vos besoins s’ils ne sont pas trop exigeants. Toutefois, la gestion des processus métier n’est pas une chose à prendre à la légère et il est plus prudent de ne pas négliger le choix d’un bon logiciel de gestion des flux pour bénéficier de tous les avantages de ce type de progiciel de gestion.
L’aspect budgétaire est bien sûr à prendre en compte mais les éditeurs de solutions logicielles workflow ont décliné leurs offres en mode SaaS et en abonnement parfois dégressif. Le logiciel libre peut être une solution afin de tester pour définir si l’investissement dans un logiciel payant est envisageable. Même si beaucoup de progiciels en SaaS sont également dotés d’une période d’essai gratuite.
Un logiciel workflow est une solution idéale afin de bénéficier d’une gestion de l’information rapide et d’une dématérialisation des documents en vue d’obtenir une fluidité de votre production. N’hésitez pas à comparer les différentes solutions logicielles pour choisir celle qui sied à votre entreprise.
