Économie et rapidité : les ingrédients (pas si secrets) de la paie numérique
De toutes les tâches qui incombent au monde du travail, la "production des fiches de paie" est la plus importante.
Si, en tant que responsable des ressources humaines ou directeur financier, vous êtes à la recherche d'une formule magique pour exécuter ce processus correctement et rapidement, vous êtes au bon endroit ! Tout ce que vous devez savoir se résume en deux mots magiques : paie électronique.
Passer d'un payroll papier à la mise en place d'un payroll numérique vous apporte des avantages comme par enchantement ! Nous vous les présentons dans cet article ainsi que la "potion secrète" pour les obtenir.
Qu'est-ce que la paie électronique ?
La paie est un document qui sert de support au paiement des salaires, des traitements et des retenues des salariés. La structure générale de la feuille de paie ou le format de la feuille de paie doit comprendre les informations légales minimales suivantes :
- le salaire brut,
- le salaire net,
- les cotisations de sécurité sociale,
- les congés payés,
- déductions,
- les heures supplémentaires, etc.
La paie, généralement générée et stockée sous forme physique, peut désormais être documentée sous forme numérique.
Cela signifie que la feuille de paie électronique est l'équivalent numérique de l'enregistrement des paiements ou des crédits qui est classé dans un espace physique. Elle a donc la même validité que la feuille de paie physique.
La feuille de paie électronique, quant à elle, est l'équivalent numérique du document archivé dans un espace physique, qui a la même validité que la feuille de paie. Il est produit mensuellement et doit comporter les informations légales minimales :
- le salaire brut,
- salaire net,
- cotisations de sécurité sociale,
- les congés payés,
- déductions,
- heures supplémentaires, etc.
Pourquoi la paie électronique est-elle importante ?
La mise en place d'un système de paie électronique dans votre entreprise offre un certain nombre d 'avantages immédiats:
- L'accès à des mises à jour automatiques, grâce à une planification et un suivi constants.
- Une plus grande mobilité grâce aux informations disponibles dans le nuage, qui peuvent être consultées à partir d'ordinateurs, de tablettes et de smartphones.
- La possibilité d'intégrer la paie électronique à d'autres processus d'entreprise tels que la signature électronique et la facturation électronique.
- La garantie de la protection des données.
Cela se traduit également par les avantages spécifiques détaillés ci-dessous.
1. automatisation des processus
Oubliez les fiches de paie sur Excel! En optant pour le payroll numérique et en vous appuyant sur un logiciel spécialisé, vous pouvez automatiser les processus, vous concentrer sur les tâches stratégiques et gagner du temps. Le logiciel exécute pour vous des tâches telles que :
- l'édition des fiches de paie,
- l'envoi des fiches de paie,
- l'envoi des fiches de paie, le décompte des congés payés, etc.
La paie numérique est facile à transmettre à des fins administratives ou légales, car elle est générée et signée numériquement.
2. Économie et évolutivité
Contraints de produire des fiches de paie pour l'ensemble de leur personnel, les employeurs peuvent réaliser d'importantes économies de temps et d'argent en optant pour une solution qui facilite l'automatisation des processus et évite les dépenses liées à la paperasserie et à l'équipement informatique.
Lorsqu'une entreprise s'appuie sur une solution informatique telle qu'un logiciel en ligne, par exemple, elle peut l'adapter à ses besoins. Et si, par la suite, vous devez procéder à des changements en raison de l'évolution de la structure de votre entreprise, vous pouvez même effectuer des paiements à l'adresse au fur et à mesure de l'évolution de vos besoins.
3. Réduction des erreurs
La numérisation des fiches de paie réduit également le risque d'erreurs dues à la saisie manuelle des données en automatisant cette tâche. Confiez vos tâches à une solution de paie en ligne et passez moins de temps à corriger les erreurs ou à résoudre les litiges.
4. La transparence pour l'équipe
Les outils de paie électronique intègrent de plus en plus le travail collaboratif. Dans le cas d'un logiciel de paie, les employés peuvent accéder à leurs fiches de paie, vérifier leurs congés, leurs soldes de vacances, leurs heures supplémentaires, etc.
En outre, il est possible de définir des droits d'accès à différents modules ou fonctions, en fonction du profil de l'utilisateur. Le département RH a accès à l'ensemble de la solution, tandis que les droits d'accès sont définis pour les employés.
5. Conformité réglementaire
Les solutions de paie électronique couvrent les obligations légales dans ce domaine. En outre, nombre d'entre elles offrent une gestion fiscale, y compris les différents taux d'imposition applicables.
6. Capacités d'analyse et de reporting
Comme toutes les données sont numérisées et stockées en un seul endroit, les informations peuvent être exportées pour générer des rapports personnalisés et synthétisés. Grâce aux données extraites de chaque employee⋅a digital payroll, un suivi optimal des tendances et des indicateurs peut être effectué.
7. L'interopérabilité
Comme mentionné plus haut, les solutions ou plateformes de paie électronique sont généralement très complètes. Elles ont donc l'avantage de disposer de fonctionnalités SIRH qui vous permettent d' intégrer à votre outil de paie les notes de frais, les relevés de congés, les relevés d'absences et la gestion des heures supplémentaires.
Comment automatiser la paie ?
De nos jours, l' automatisation de la paie des employés est assez simple et pratique, grâce aux progrès de la technologie. Vous vous souvenez de la "potion secrète" dont nous vous avons parlé au début de cet article ? Vous allez découvrir de quoi il s'agit.
1. Choisir un logiciel de paie
Il existe sur le marché de nombreuses options qui s'adaptent aux besoins de votre organisation, qu'il s'agisse d'une entreprise privée ou d'une administration publique.
Il existe même des solutions, comme celle du Grupo Castilla, qui gèrent les deux. En d'autres termes, son logiciel de paie prend en charge non seulement l' intégration comptable, les centres de coûts, les régimes spéciaux ou les pensions de retraite, mais aussi la paie et les listes d'emplois, les offres publiques d'emploi et la gestion des dossiers (systèmes SEPE et RED).
2. Personnaliser la paie
En fonction des besoins de votre entreprise, il peut être intéressant d'ajouter les informations supplémentaires suivantes aux éléments qui composent une feuille de paie:
- le logo et l'image de l'entreprise
- particularités contractuelles et postes existants,
- secteur/type d'entreprise (convention collective),
- rapprochement bancaire,
- rémunération des heures supplémentaires,
- catégorie professionnelle et groupe de contribution,
- intégrations avec d'autres systèmes : comptabilité, gestion des temps, etc.
3. Inclure les obligations légales
Si vous disposez d'une solution de génération numérique de la paie, cet aspect est couvert. Cependant, n'oubliez pas de prendre soin d'inclure des informations concernant :
- Les détails de l'entreprise et de l'employé⋅a,
- la période de paie,
- les cotisations et les impôts,
- la paie.
4. Planifier la paie
Il s'agit de planifier le paiement des salaires et l'envoi ultérieur de la paie par e-mail. Elle peut également rester à la disposition de l'employé sur votre plateforme de paie.
En résumé...
- La paie est un document qui compile le support des coûts et des déductions qu'une personne physique reçoit à la fin d'une période établie, en raison de la relation de travail qu'elle entretient avec son employeur.
- Le document électronique équivalent à la fiche de paie physique est connu sous le nom de fiche de paie numérique et a la même validité.
- Les avantages que la paie électronique offre aux entreprises sont les suivants
- Automatisation et interopérabilité des processus,
- économies de temps et d'argent,
- conformité à la législation,
- optimisation des flux de travail.
- Une partie du processus de passage de la paie papier à la paie numérique consiste à mettre en œuvre un logiciel ou une plateforme de paie.
- Le bon choix d'un logiciel de paie dépend de plusieurs éléments tels que :
- La taille de votre entreprise,
- le secteur d'activité,
- le budget disponible.
Article traduit de l'espagnol