Comment faire de la fiche prospect la clé de votre succès ?

Saviez-vous à quel point une fiche prospect bien construite et renseignée constitue une mine d’or pour le développement de votre business ?

En effet, que ce soit en prospection BtoB ou BtoC, il convient de concentrer vos efforts pour adresser les bons messages commerciaux aux bonnes cibles. Vous vous assurez ainsi de meilleures opportunités de vente.

Et la fiche prospect est un outil précieux servant l’atteinte de ce but.

Ceci est d’autant plus vrai si vous la construisez de manière qualifiée, en y intégrant des données pertinentes pour adopter la stratégie adaptée et conduire votre prospect vers la voie de l’achat.

Mais comment créer une fiche prospect efficace ? Quelles informations est-il recommandé d’y faire figurer pour répondre à l’objectif de qualification ? Existe-t-il des outils conçus pour simplifier le processus ?

Bonus : retrouvez dans notre article votre fiche prospect vierge à télécharger.

Voir tous les logiciels Customer relationship management (CRM)

Qu'est-ce qu'une fiche prospect ?

Définition de la fiche prospect

En BtoB (ou B2B) ainsi qu’en BtoC (ou B2C), la fiche prospect est un document consignant toutes les données, informations relatives à votre prospect, c’est-à-dire à votre futur client potentiel.

Cet outil sert à organiser de manière pertinente et efficiente votre prospection commerciale (prospection téléphonique, écrite ou prospection terrain), vos campagnes marketing ainsi que votre relation client dans le cadre d’une stratégie CRM (Customer Relationship Management).

Exemple de fiche de prospection commerciale :

Différence entre fiche prospect et fichier de prospection

Attention, il existe une différence entre fiche prospect et fichier de prospection.

En effet, un fichier de prospection est une liste servant de base de données de contacts, établie en fonction de critères de ciblage précis. Il s’agit du document sur lequel vous appuyer pour entamer vos démarches de prospection commerciale.

Exemple de fichier de prospection Excel :

Contenu de la fiche prospect

Afin de répondre à vos impératifs commerciaux, vos fiches prospects doivent contenir un certain nombre de composants clés.

Bien sûr, ceux-ci diffèrent en fonction des objectifs de votre entreprise, mais également de votre cible. C’est à vous de les déterminer en amont, et en corrélation avec votre stratégie commerciale.

Voici néanmoins des exemples d’éléments fréquemment rencontrés sur une fiche prospect.

L’identité du prospect

En détail, la fiche prospect précise les éléments suivants :

• le nom,
• le prénom,
• l’âge,
• le sexe,
• l’adresse postale,
• l’adresse mail,
• le numéro de téléphone,
• la situation professionnelle.

Dans le cadre d’une prospection en BtoB, mentionnez :

• le nom de l’entreprise,
• l’adresse de l’entreprise,
• le site internet de l’entreprise,
• le secteur d’activité,
• la fonction de votre contact au sein de l’entreprise,
• son adresse mail professionnelle,
• un numéro de téléphone.

Les éléments de qualification

En outre, nous vous recommandons d’ajouter à votre fiche prospect des éléments permettant de qualifier vos données et d’identifier au mieux votre cible.

Ce travail se révèle essentiel pour alimenter votre stratégie de prospection, optimiser vos efforts, identifier les besoins du prospect et adopter avec lui un argumentaire personnalisé et percutant.

Le but est de toucher votre cible !

Voici des exemples de données qualifiantes dans le cadre d’une campagne de prospection BtoB :

• le chiffre d’affaires de l’entreprise,
• l’effectif,
• la situation économique,
• son positionnement sur le marché,
• ses concurrents,
• ses fournisseurs,
• ses clients,
• les outils avec lesquels elle travaille,
• ses besoins,
• le budget à allouer pour la solution que vous proposez, etc.

Voici des exemples de données qualifiantes dans le cadre d’une campagne de prospection BtoC :

• des données démographiques : nombre d’enfants, situation maritale, etc.,
• la situation socioprofessionnelle,
• les centres d’intérêt : voyages, animaux, cosmétiques, etc.,
• les habitudes de consommation, etc.

En somme, l’intérêt de ces informations découle grandement de votre offre. Il vous faut segmenter en fonction de vos objectifs et du produit que vous proposez.

Vous vendez des équipements de maison par exemple ? Il s’avère plus judicieux de vous adresser dans un premier temps à des individus qui sont propriétaires de leur bien.

Dans tous les cas, essayez d’en apprendre le plus possible sur vos prospects.

L’historique des actions

Enfin, il est important de spécifier les démarches entreprises, la date et le résumé de chaque échange ainsi que les actions envisagées et les prises de rendez-vous.

Avantages de la fiche prospect

De cette construction rigoureuse de la fiche prospect, et de la présence de tous les éléments cités précédemment, résultent beaucoup d’avantages.

Passons les principaux en revue.

• Repérez vos clients potentiels, afin de ne pas perdre de temps avec des prospects qui ne convertiront jamais.
• Adoptez une meilleure stratégie de vente et de communication, grâce à des actions commerciales et un pitch maîtrisés et personnalisés tout au long du cycle de vie de votre prospect.
• Assurez un suivi rigoureux des échanges avec votre prospect et des démarches commerciales entreprises grâce aux historiques.
• Identifiez plus finement vos opportunités business afin d’avoir une estimation de votre chiffre d’affaires à venir.

Gardez à l’esprit que l’objectif final reste de vendre davantage grâce à une meilleure connaissance de vos prospects.

Pour bénéficier des atouts de la fiche prospect, encore faut-il savoir où dénicher toutes ces informations. 

Comment collecter les informations de la fiche prospect ?

Il existe différentes méthodes et stratégies. Résumons les plus couramment utilisées.

L’appel à votre réseau

Commencez par là.

En effet, qu’il soit personnel ou professionnel, votre réseau est une mine d’or.

Bien sûr, pas question ici de faire preuve d’un comportement trop « agressif » commercialement parlant. Il s’agit plutôt d’informer vos contacts de la nature de votre activité.

Grâce à la confiance qu’ils vous accordent, les membres de votre réseau ayant besoin de vos services ou produits se montrent à l’écoute. En parallèle, ils sont disposés à vous recommander à des proches.

84 % des décideurs en BtoB commencent leur recherche de prestataires par la recommandation.

Harvard Business Review

Votre site web

Votre propre site web représente autant d’opportunités de collecter les données utiles pour établir une liste de prospects.

Plusieurs approches sont envisageables. Par exemple :

• dans le cadre d’une stratégie d’inbound marketing, récoltez des coordonnées et des informations en échange d’un produit ou d’un service (livre blanc, participation à un jeu-concours, etc.) : c'est une bonne occasion de qualifier vos données, puisque le contact a été établi grâce à du contenu en rapport avec votre offre ;
  
  
• grâce à l'intégration CRM, vous connectez vos outils CRM et marketing et partagez vos données : par exemple, un prospect remplit un formulaire sur votre site web, la fiche prospect est créée automatiquement avec les informations renseignées, vous qualifiez le prospect et assurez son suivi depuis l'interface CRM, comme monday.com CRM ;
   
• si les visiteurs de votre site ne laissent pas leurs coordonnées, envisagez l’emploi d’outils de web tracking. Ces derniers retrouvent l’internaute en l’identifiant (à l’aide de son adresse IP par exemple) et en rapprochant ces informations avec diverses sources comme des bases de données externes ;
   
• utilisez le retargeting, technique consistant à « recibler » au moyen d’un message publicitaire un individu qui a visité votre site. Ce message peut l’inviter, entre autres, à remplir un formulaire en échange d’un produit ou d’un service.

Les bases de données externes

Une base de données prospection, à acheter ou à louer, s’avère une vraie richesse pour votre business.

Son principal point fort ?

La possibilité de segmenter très finement (zone géographique précise, centres d’intérêt, etc.) afin de cibler les prospects les plus à même d’éprouver de l’intérêt pour votre offre.

Les réseaux sociaux

L’utilisation des réseaux sociaux est une bonne manière de construire un fichier de prospection et des fiches prospects qualifiées.

Intervention dans des groupes de discussion, publication de contenu pertinent… les médias sociaux offrent beaucoup de moyens de tisser des relations avec des clients potentiels. Soyez créatif !

Les salons professionnels

Enfin, les salons professionnels constituent autant d’occasions de faire des rencontres profitables à votre business.

Lors de ce type d’événements, prenez soin d’avoir des fiches prospects vierges avec vous ou un outil pour prospecter. Ainsi, n’oubliez aucune information importante, dans un contexte où les prises de contact sont nombreuses.

Vous avez désormais quelques pistes à explorer pour commencer à créer vos fiches prospect. Mais ce n’est pas suffisant : la garantie de leur valeur découle du respect de quelques bonnes pratiques, afin de vous donner toutes les chances lors de votre négociation commerciale !

Les bonnes pratiques de la fiche prospect

La qualification de la fiche prospect

Rappelons à nouveau l’importance de la qualification de la fiche prospect.

Chaque information relative aux besoins et aux intentions d’achat de votre client potentiel alimente votre stratégie commerciale et l’oriente vers la bonne direction.

La bonne tenue de la fiche prospect

La réussite de vos campagnes de prospection réside également dans la bonne tenue de vos fiches prospect.

Par conséquent, prenez garde à tenir les informations à jour, à éviter les doublons et à ne pas renseigner de données inexactes.

La mise en conformité avec le RGPD

Pour finir, il est obligatoire d’établir une fiche prospect en accord avec la réglementation RGPD.

Découvrez quelles sont vos obligations :

Pour résumer :

• Le RGPD en BtoC : il implique le recueil du consentement explicite du prospect, de l’informer clairement sur l’objectif de la collecte d’informations et de lui laisser la possibilité d’accéder de manière sécurisée à ses données.

• Le RGPD en BtoB : le démarchage, par le biais d’une adresse mail professionnelle, est autorisé. Vous devez cependant fournir au prospect un accès sécurisé à ses données s’il souhaite les modifier, et faire preuve d’une démarche cohérente par rapport à sa profession.

Quels outils pour établir la fiche prospect ?

Fiche prospect avec Excel ou Word (modèle à télécharger)

Présents dans la majorité des entreprises, les outils bureautiques restent la solution parfaite pour débuter.

Grâce à Excel ou Word, construisez votre fichier de prospection et votre fiche prospect de A à Z, puis complétez les documents en fonction des informations recueillies.

Appvizer et Webmecanik Pipeline, logiciel CRM gratuit 100 % made in France, s’associent pour vous offrir un modèle de fiche prospect à télécharger :

• une version adaptée B2B et une B2C,
• à personnaliser avec vos informations,
• pour suivre vos prospects avec efficacité,
• et maximiser vos chances de conversion.

Toutefois, si vous souhaitez gagner en flexibilité, en sécurisation de vos données et en possibilités de travail collaboratif, sans doute devez-vous envisager l’utilisation d’un logiciel.

En effet, il se révèle profitable aux entreprises traitant un nombre important de données prospect ou souhaitant bénéficier de fonctionnalités supplémentaires, telles que des rapports et des analyses utiles à la prise de décision stratégique.

Fiche prospect avec un logiciel de gestion de pipeline des ventes

Dans la famille des logiciels proposant la création de fiches prospect, nous rencontrons ceux dédiés à la gestion des pipelines de vente, c’est-à-dire de l’évolution des prospects et clients à travers les étapes de la vente (cycle de vente). Quel outil choisir ?

Blacksales

Blacksales est une solution pensée pour structurer et alimenter le pipeline commercial à destination des équipes commerciales et marketing. Elle convient particulièrement aux entreprises de 20 à 500 collaborateurs.

Pour alimenter des fiches prospects, l’outil permet :

• d’identifier les meilleurs prospects de votre activité et d’enrichir leurs informations pour mieux segmenter vos cibles (nom, adresse email, poste, industries, profil LinkedIn, spécificités : B2B, e-commerçants, etc.),
• de créer des fiches prospects look alike par rapport à vos fiches prospects existantes ou vos clients,
• d’automatiser l’envoi de séquences d’emails depuis les messageries de vos commerciaux et l’étiquetage des réponses de vos prospects, sans y passer du temps manuellement,
• d’alimenter votre CRM et de structurer votre process commercial avec une base de données propre issue des données générées.

Exemple de lead généré avec Blacksales :

Pipedrive

Une solution telle que Pipedrive, dont l’activité principale reste la gestion du pipe commercial, propose conséquemment l’établissement de fiches prospect.

Vous pouvez :

• créer des contacts et renseigner autant d’informations que vous le souhaitez, grâce notamment à une fonctionnalité d’ajout de notes ;
• assurer un suivi minutieux de vos actions au moyen de la programmation d’activités (appel, réunion, déjeuner, etc.) associées à votre futur client ;
• faire évoluer votre fiche prospect sur un pipeline de vente construit au moyen de champs personnalisables, en fonction de vos besoins.

Exemple de création d’activité avec Pipedrive :

Fiche prospect avec un logiciel de CRM

Vous avez également la possibilité d’organiser la gestion de vos fiches prospect à l’aide d’un logiciel très complet : un logiciel CRM.

L’avantage de ce type d’outil est de vous aider à prendre en charge la relation avec votre prospect jusqu’à la gestion multicanale de la relation client le cas échéant, en allant au-delà de la seule activité de prospection. Voici une sélection de 2 logiciels :

Axonaut

Axonaut est un CRM parfaitement intégré, pour une gestion complète de vos prospects & clients :

• suivez le cycle de vie de vos clients, de la création de la fiche prospect aux relances personnalisées ;
• retrouvez vos derniers échanges, appels, emails ou rendez-vous, grâce à la connexion à vos emails et vos agendas ;
• obtenez des statistiques détaillées sur vos prospects et clients pour améliorer votre suivi commercial.

Exemple de l’interface contacts et échanges sur Axonaut :

Sellsy CRM

Sellsy CRM allie très bien CRM et gestion des prospects :

• faites évoluer votre contact tout au long de son cycle de vie et à travers les différentes étapes que vous aurez préalablement personnalisées ;
• utilisez les fonctionnalités d’automatisation, pour envoyer le bon message au bon moment à des prospects encore froids ;
• qualifiez davantage vos prospects grâce à la création de formulaires destinés à l’obtention de données pertinentes.

Exemple d’interface de données du prospect avec Sellsy CRM :

vcita

vcita est une solution intégrée qui associe CRM et gestion des rendez-vous, permettant de :

• créer une fiche contact automatiquement lors de la première prise de rendez-vous,
• segmenter votre base de données en ajoutant des tags sur vos fiches contact, et ainsi envoyer des campagnes personnalisées par SMS ou email,
• prendre des notes, programmer des rappels et accéder à l’historique des rendez-vous.

Exemple de fiche contact avec vcita :

Voir tous les logiciels Customer relationship management (CRM)

De prospect… à client fidèle !

Une fiche prospect de qualité, c’est bien. En extraire des opportunités et une stratégie commerciale rodée sur le long terme, c’est mieux !

Dans un environnement de plus en plus concurrentiel et orienté customer centric, la réussite de vos affaires réside en votre capacité à transformer ces prospects en nouveaux clients, puis en ambassadeurs fidèles. Ces derniers représentent un énorme bénéfice pour votre business, puisqu’ils reviennent vers vous grâce à la qualité de vos services et produits, et n’hésitent pas à vous recommander à leur entourage.

Mais ce travail de fidélisation ne se réalise qu’à l’aide d’une solide stratégie CRM. Cette démarche peut être soutenue par des logiciels capables d’optimiser les données récoltées au moment de la construction de la fiche prospect, puis tout au long des étapes suivantes.

Et vous, quelles sont vos techniques de prospection et quels outils utilisez-vous ? Faites-nous part de vos expériences en commentaires.

Article mis à jour, initialement publié en janvier 2020.