Logiciels de Achats : guide d'achat
Qu’est ce qu’un logiciel d’achat en ligne ?
Définition
S’assurer des commandes, du budget, des livraisons et des factures nécessite énormément de travail. Avec un logiciel d'achat en ligne, quelques instants suffisent pour s’acquitter de toutes ces tâches. Un logiciel achat en ligne permettra de créer une base de données et d’y enregistrer tout ce qui se rapporte aux dépenses d’une entreprise et de ses salariés, d’un commerçant ou d’un utilisateur indépendant.
Comment ça marche ?
La comptabilisation des achats en ligne peut se faire de n’importe où. Il suffit de scanner ou de prendre en photo les factures et l’application enregistre les dépenses automatiquement. L’éditeur intégré dans cet outil établit la comptabilisation des achats à la place de l’utilisateur.
Ce type de logiciel est hébergé sur le Cloud, en mode SaaS. Il peut être utilisé à tout moment sur PC comme sur smartphone. Les données qui y sont intégrées sont accessibles tant qu’il y a une connexion internet. Pour cela, il suffit de télécharger l’application après avoir souscrit à un abonnement. Lorsque l’utilisateur sera enregistré, il pourra accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel achat SaaS ?
Théoriquement, un logiciel achat en ligne permet la gestion des commandes depuis la demande d’achat jusqu’à la comptabilisation. En pratique, voici les meilleures fonctionnalités qu’il peut présenter :
La gestion financière
Ce logiciel va établir la comptabilité des achats depuis la création des bons de commande jusqu’à la gestion des approvisionnements de produits. Il en est de même pour le suivi des factures et des bons de livraison. Ainsi, l’outil permettra le contrôle des budgets, particulièrement les sorties et les entrées d’argent.
Le rapprochement bancaire
Un logiciel achat Saas permet de faire le rapprochement des achats avec les transactions bancaires. Cet outil de gestion permettra à l’utilisateur de connaître en temps réel ses dépenses ainsi que les factures qui s’y rattachent.
La gestion des commandes
Cet outil permet de consulter à tout moment le déroulement des commandes en cours. Il offre la possibilité de demander le prix en ligne ou de faire l’édition des devis et factures.
Qui utilise un logiciel achat ?
Un logiciel achat est conçu pour tous les types d’entreprise et toute taille : grande entreprise, PME, TPE... Il s’adresse également aux autoentrepreneurs ainsi qu’aux commerçants indépendants. Ce genre d’outil peut être utilisé par tous ceux qui recherchent un logiciel efficace pour gérer leur achat et automatiser leur comptabilité.
Pourquoi utiliser un logiciel achat en ligne en entreprise ?
Il existe différentes raisons qui peuvent inciter une entreprise à recourir à ce genre de logiciel.
Avantages
- Les données sont sauvegardées sur le Cloud. Celles-ci sont sécurisées, protégées des éventuelles pertes de documents ainsi que des accidents tels que l’endommagement de matériel.
- Il est possible de travailler sur le logiciel de n’importe où avec n’importe quel terminal connecté à Internet. Au bureau ou en télétravail, l’utilisateur peut établir les devis et les bons de livraison sans problème. Cela permettra de répondre le plus tôt possible aux commandes des clients et d’améliorer ainsi la productivité.
- Avoir recours à un logiciel achat en ligne est une solution idéale pour une entreprise et qui permet de gagner du temps en comptabilisant rapidement ses factures.
- Le logiciel offre aux utilisateurs une carte virtuelle pour leur permettre d’effectuer des achats en ligne.
Inconvénients
Comment choisir un logiciel achat ?
- La prise en main du logiciel : lors d’un choix de logiciel achat, le premier critère à prendre en compte est sa prise en main. L’utilisateur doit savoir manipuler l’application d’une manière simple.
- La taille de l’entreprise : une petite entreprise n’a pas toujours besoin d’un logiciel achat ultra performant. Il lui suffit juste de trouver un outil permettant d’assurer la gestion de ses achats. Pour des besoins supplémentaires, il faut recourir à un programme plus avancé. Par exemple, pour suivre de près le déroulement de chaque activité : commandes en attente, livraisons effectuées, achats refusés, etc.
- Le coût du logiciel : il varie en fonction de la performance de celui-ci. Certains sont proposés gratuitement. Ceux-ci offrent généralement des fonctionnalités de base. Pour profiter d’un logiciel répondant aux exigences de l’entreprise, il est conseillé de choisir des outils d’achat plus professionnels.
Les meilleurs logiciels achat gratuits et open source
Il existe différentes applications conçues pour la gestion des achats. Certains logiciels sont proposés gratuitement. En voici quelques-uns :
- OpenConcerto
- OpenERP
- Dolibarr
- Declaree
- Expensya
Les logiciels achat professionnels les plus connus
Pour autoentrepreneur, freelance et indépendant
- PayPal
- MangoPay
- EuroCompta
Pour start up
Pour TPE
- Evoliz
- AddenAchat
- Debitoor
Pour PME
