Logiciels de Contrôle de gestion : guide d'achat
Qu'est-ce que le Contrôle de gestion ?
Stratégique pour une entreprise, le Contrôle de gestion est le processus par lequel les contrôleurs de gestion, les managers et les dirigeants s’assurent que les ressources sont utilisées de manière optimale pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Dans une vision traditionnelle, le contrôle de gestion permet aux organisations de maîtriser la gestion de l’entreprise et vérifier comptablement les résultats. Dans ce rôle, le contrôleur de gestion traduit en objectifs et en budgets les propositions de la direction générale.
Sous le prisme anglo-saxon, la notion de contrôle concerne également le pilotage de la performance organisationnelle. Au-delà de la planification financière, de l’évaluation des résultats, de la production d’information financière, de la collecte des données, etc., le contrôleur de gestion dispose d’un rôle de consultant interne qui conseille et influence la direction quant à la stratégie d’entreprise à élaborer. Celui-ci :
- Veille à la cohérence des méthodes employées (ex : calcul des coûts)
- Supervise le budget et évalue la cohérence des chiffres produits
- Met en place des outils de pilotage
Qu'est-ce qu’un logiciel de Contrôle de gestion ?
Définition
Les logiciels de Contrôle de gestion concernent toutes les solutions informatiques qui facilitent le travail des individus en charge du contrôle de gestion au sein d’une entreprise. Elles permettent d’éliminer certaines tâches routinières mais également de développer une analyse plus poussée de la performance de l’entreprise.
Premièrement, les ERP (Enterprise Ressource Planning) facilitent la préparation des budgets, le suivi de la performance, l’harmonisation et la transmission de l’information au sein d’une entreprise.
Ensuite, des outils plus spécifiques aident le contrôleur de gestion sur certains aspects de son travail. Parmi eux nous pouvons citer :
- Les logiciels de gestion des frais
- Les logiciels de vérification des bulletins de salaire
- Les outils de planification
- Les logiciels de contrôle de gestion financier qui permettent la modélisation de scénarios
- Les outils de conformité : règlement fiscaux, règles de sécurité, etc.
Comment ça marche ?
Les outils de contrôle de gestion permettent aux entreprises d’exploiter l’ensemble des données financières de l’entreprise. En interaction avec les outils de comptabilité, de paie, etc., le logiciel agrège les données dans des tableaux de bord dotés d’indicateurs personnalisés.
Dans le cas de l’élaboration des budgets, l’utilisateur inscrit dans le logiciel des informations clés : prévisions d’achats, de ventes, salaires, frais divers, etc. Le logiciel réalise automatiquement les différents budgets (approvisionnements, ventes, investissements, etc.). L’utilisateur n’a plus qu’à élaborer des scénarios, les analyser et choisir le plus pertinent. Des outils d’analyse prédictive appliqués à la gestion financière sont intéressants pour mesurer la crédibilité de chacun des scénarios. Des rapports peuvent ensuite être réalisés et exportés dans un format choisi par l’utilisateur (Word, Excel, PDF).
Dans le cas d’un outil de gestion des frais. Les utilisateurs (les employés de l’entreprise) indiquent dans le logiciel les frais engagés. Le contrôleur de gestion ne réalise plus les notes de frais, l’outil s’en charge automatiquement.
Enfin, ces logiciels intègrent différents modules de contrôle de gestion et de pilotage en fonction des besoins spécifiques des organisations.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de Contrôle de gestion ?
Dans une perspective financière, ces outils permettent :
- La réalisation des budgets : budget des ventes, achats, beyond-budgeting, etc.
- Le calcul des coûts : méthode ABC, life-cycling costing, target costing, etc.
- La production d'indicateurs de performance
De la collecte des données à la production de rapports, ces outils permettent aux contrôleurs de gestion d’automatiser certaines tâches routinières (réalisation de factures, etc.). Le contrôleur de gestion peut alors focaliser son attention sur les différents tableaux de bord produits et assurer pleinement son rôle de consultant interne.
Enfin, ces outils permettent aux utilisateurs d’obtenir une vision transversale par processus de l’entreprise. Ces derniers ne sont alors plus cloisonnés par une vision traditionnelle de l’entreprise (des fonctions indépendantes les unes des autres).
Qui utilise un logiciel de Contrôle de gestion ?
Le contrôleur de gestion est l’individu plébiscité. Avec ces outils, son rôle évolue. Sa part de production d’information tend à se restreindre au profit de l’analyse des informations produites automatiquement.
Néanmoins, ces outils sont également utiles pour les managers et les dirigeants qui les utilisent pour optimiser le fonctionnement des processus de gestion et automatiser certaines tâches à faible valeur ajoutée. D’autre part, ils sont égalements utiles pour les individus qui assurent certaines missions de contrôle de gestion dans des structures qui n’ont pas de contrôleur de gestion dédié.
Pourquoi utiliser un logiciel de Contrôle de gestion en entreprise ?
Les logiciels de Contrôle de gestion permettent aux entreprises de gagner en productivité. Néanmoins, ils comportent également certains inconvénients.
Avantages
- Elimination de tâches routinières
- Accessibilité de l'information et diffusion
- Obtention d'indicateurs clés de performance plus complexes
- Intégration des flux d'information entre les unités qui interviennent dans les processus de gestion
- Elimination des erreurs de calcul
- Rationalisation des variables (unités d'oeuvres, clés de répartition, charges fixes et variables, etc.)
Inconvénients
- Nouvelle mission du contrôleur de gestion : contrôler la cohérence et l'intégrité des informations
- Organisations réticentes à l'abandon d'Excel pour leurs pratiques de contrôle de gestion
Comment choisir un logiciel de Contrôle de gestion ?
La catégorie des logiciels de Contrôle de gestion est très étendue et diversifiée. La clé dans le choix d’un logiciel de Contrôle de gestion réside dans l’identification des besoins des contrôleurs de gestion pour résoudre des problématiques actuelles ou atteindre certains objectifs.
