Logiciels de Réservation de voyages d'affaires : guide d'achat
Qu'est-ce qu'un logiciel de réservation de voyage d'affaires en ligne?
Définition
Les logiciels de voyages d’affaires offrent la possibilité aux employés de mieux gérer leurs déplacements professionnels. Ces logiciels sont équipés de technologie qui permet de faciliter la gestion des voyages d’affaires. Ce sont des solutions qui peuvent totalement faciliter le paiement des déplacements professionnels et permettent de booster la productivité des équipes financière Elles aident à avoir une bonne visibilité sur ses employés.
Comment ça marche ?
Les logiciels de voyages d’affaires sont le plus souvent déployés au sein des entreprises en association avec un logiciel de notes de frais ou des outils de reporting BI (business intelligence). Le logiciel se connecte directement aux différents fournisseurs d’agence de voyages d’affaires pour permettre aux entreprises d’optimiser leur gestion. La prise en main est souvent simple et rapide.
Quelles sont les principales fonctionnalités d'un logiciel de voyage d'affaires SaaS ?
Les logiciels s’adaptent en fonction des besoins, de la fréquence des déplacements. L’interface est agréable et permet à chaque voyageur de disposer d’un accès privé et individuel au site pour effectuer ses réservations afin d’accéder à des statistiques de voyages. Le logiciel propose tous les tarifs possibles (abonnés, public ou low cost). Un logiciel de voyage d’affaires permet de comparer les compagnies pour obtenir le meilleur tarif possible.
Une fois installés, les utilisateurs rentrent des informations concernant l’achat, la date, la quantité ainsi que le nom du fournisseur pour chaque projet qu’il initie. Sur certains logiciels il est possible de scanner une image du reçu pour que le logiciel effectue le téléchargement immédiat des données vers le système mis en place. Puis le responsable approuve ou non le reçu donné par l’employé. Ensuite le logiciel traite en continu tout le long du mois les dépenses des salariés afin d’appuyer le service financier dans son travail. Les employés peuvent ensuite choisir de réaliser leur réservation en ligne sur la plateforme ou encore sur l’application mobile. Il est également possible de réaliser les réservations directement par téléphone où les utilisateurs seront en contact direct avec un agent polyvalent qui se chargera de rechercher en temps réel les prestations demandées.
Qui utilise un logiciel de réservation de voyage d'affaires ?
Les logiciels de voyage d’affaires se destinent à toutes les entreprises possédant des employés nécessitant des déplacements professionnels réguliers. Il peut être utilisé par des travel managers, acheteurs, des commerciaux de manière générale, des chargés de voyages ou encore par la direction des entreprises.
Pourquoi utiliser un logiciel de réservation de voyage d'affaires en entreprise ?
Avantages
- Les logiciels facilitent l’application des contrats et de la politique voyage de l’entreprise (PVE).
- Facilitent tous les processus de réservation de voyage d’affaires
- Permets d'améliorer le contrôle des coûts
- Il responsabilise les collaborateurs afin d’optimiser les déplacements
- Une interface facile et pratique d’utilisation qui fixe les objectifs en termes d’économies.
- Un très bon retour sur investissement qui limite les risques des opérations
Inconvénients
- Nécessite des vérifications spontanées du service comptable pour éviter certaines des erreurs potentielles.
- Avoir une bonne utilisation du logiciel pour bénéficier de tous ses avantages.
Comment choisir un logiciel de réservation de voyage d'affaires ?
Critères
Pour sélectionner son logiciel de réservation de voyage d’affaires, il faut vérifier plusieurs éléments. Tout d’abord il faut s’assurer que la solution permet une automatisation de la gestion du voyage d’affaires, de sa réservation, jusqu’au traitement des notes de frais. Ensuite il est important de vérifier que le service disponible assure une assistance en temps réel sur tous les aspects d’un dossier (les problèmes de réservations, les annulations imprévues…). Il faut vérifier que le logiciel choisi respecte la politique voyages des compagnies. Si le logiciel bénéficie d’un système de gestion des profils voyageurs et clients, cela permettra d’améliorer les performances des collaborateurs en interne. Pour offrir plus de flexibilité et de confort dans la réservation aux employés, il est utile d’avoir accès à une plateforme digitale sur une application mobile.
Coût
Les coûts pour de telles solutions sont assez variables et doivent être vu au cas par cas.
Les meilleurs logiciels gratuits et open source
KDS Neao travel (plateforme Saas)
Traveldoo (outil de réservation en ligne sans achat de licence)
Concur
Les logiciels de réservation de voyage d'affaires professionnels les plus connus
Voici quelques logiciels de voyage d’affaires populaire : CWT - CTA business travel - Rydoo - KDS - amadeus - Viaxeo - Carlson Wagonlit Travel
Pour améliorer vos déplacements en entreprise. Retrouvez nos conseils en gestion de voyage d’affaires.
