Logiciels de Suite bureautique : guide d'achat
Guide et Conseils en Suite Bureautique
Les suites bureautiques ou suites de productivité (comme Yaziba, OnlyOffice, Google Apps, Microsoft Office 365, LibreOffice Online) sont des ensembles applicatifs au coeur de l’entreprise. On estime à 80% les données de l’entreprise échangées de manière informelle (hors Système d’Information traditionnel). Ces échanges sont la plupart du temps réalisés via les emails, les discussions instantanées, les vidéos-conférences, les commentaires, et les espaces de savoir (Wikis). Découvrez comment l’ensemble de cette communication est maintenant gérée avec nos guides sur les logiciels de suites bureautiques pour un travail collaboratif.
Qu’est-ce qu’un logiciel de suite bureautique ?
La plupart des ordinateurs que vous trouverez dans le commerce sont livrés avec des logiciels de suite bureautique. Ils ont su se rendre indispensables tant ils sont pratiques et répondent à des besoins précis. Ils ont été imaginés pour faciliter le quotidien de tous les utilisateurs d’ordinateurs.
Le logiciel bureautique regroupe différents logiciels et outils collaboratifs. Dans cette solution logicielle, vous pourrez utiliser des fonctionnalités bien différentes pour réaliser des documents pour votre entreprise ou pour animer la présentation de vos produits ou services à votre clientèle.
La suite bureautique est un ensemble de fonctions qui pallient les actions que vous réalisiez à la main auparavant. Comptabilité, réalisation des devis, présentation animée ou encore tableaux de bords qui vous permettent de suivre l’évolution de vos chiffres, la suite bureautique vous offre de nombreuses possibilités. Utilisez le traitement de texte, le tableur, triez vos mails, prenez des notes grâce à ce logiciel très complet.
Comparez les diverses solutions pour estimer les besoins de votre entreprise avant de vous lancer. Nous vous expliquons les différences pour faire le meilleur choix.
Que contiennent les logiciels de suite bureautique ?
Les logiciels de suite bureautique sont très complets et assurent les tâches bureautiques pour vous accompagner au quotidien.
Le traitement de texte : C’est le logiciel qui vous permet de rédiger des textes, de réaliser des CV ou d’écrire des rapports. Mais il donne aussi la possibilité d’insérer des images ou de créer des dessins grâce à des palettes spécifiques. Insertion d’en-têtes ou de pied de page, le logiciel de traitement de texte est idéal pour revoir la mise en page et réaliser de très longs textes que vous pouvez commenter ou annoter. Afin de garantir un texte sans erreur, le logiciel contient un vérificateur d’orthographe comme dans Word et Open Office.
Le tableur : C’est le logiciel qui est capable de manipuler les chiffres sur différentes feuilles de calcul (onglets) et de pouvoir faire des opérations de calcul (utiliser les macros pour automatiser vos tâches !). Il est conseillé pour réaliser des tableaux de chiffres, tableaux de bords et peut aussi être utilisé pour réaliser des graphiques qui mettent en forme automatiquement les chiffres que vous aurez insérés. Essayez Excel qui fait partie de la suite bureautique Microsoft Office.
Le logiciel de présentation : Il donne du relief à vos réunions et à vos présentations. Il est décliné sous forme de diapositives. Vous pouvez y insérer des photos, des textes et agir sur vos objets en leur appliquant des effets dynamiques. Editez votre document, modifiez les polices, les couleurs et intégrez des en-têtes pour personnaliser les diapositives à l’image de votre entreprise.
La messagerie : Recevez des mails, paramétrer des actions de tri pour ranger vos mails dans des fichiers spécifiques, utilisez le calendrier pour planifier vos tâches…La messagerie du logiciel de suite bureautique va plus loin que les messageries traditionnelles. Vous pouvez aussi donner accès à votre planning pour que vos collaborateurs puissent visualiser les jours où vous êtes indisponible.
La prise de note : Ce logiciel est parfait pour noter vos idées rapidement et les mettre en forme selon certains paramètres.
Quelles sont les solutions logicielles de suite bureautique ?
Il existe plusieurs solutions mais les meilleurs logiciels sont Microsoft Office et Open Office, son alternative gratuite.
Microsoft Office : La suite microsoft office est la plus complète. Elle pousse vraiment très loin les possibilités données à votre entreprise et peut être couplée à une base de données (Microsoft Access). Les logiciels fournis sont très avancés et sont d’une qualité professionnelle. Ils possèdent de très nombreuses fonctionnalités pour vous rendre toutes sortes de services. Il faut savoir que le pack office est la solution logicielle de suite bureautique la plus répandue et la plus utilisée dans les entreprises. C’est une donnée à prendre en compte pour le choix de votre logiciel car il est indispensable que vos fichiers puissent être lisibles par un très grand nombre d’utilisateurs. Vous pourrez y trouver Microsoft Word Excel (éditeurs de texte et de tableaux de calcul), Powerpoint (logiciel de présentation), Outlook (messagerie) ou encore Publisher ou OneNote.
Openoffice : C’est un logiciel de suite bureautique gratuit, open source ! Ce logiciel libre équivalent à Microsoft a cet avantage car son concurrent principal est assez onéreux. En revanche, il est aussi plus limité et offre moins de fonctionnalités. Pour une utilisation qui ne sera pas trop poussée, c'est une solution très honorable. En revanche, il faut parfois faire quelques manipulations pour que certaines personnes qui n’ont pas Open Office puissent lire vos documents qui sont dans un format différent.
Comment bien choisir votre logiciel de suite bureautique ?
Pour faire le bon choix, vous devez bien définir les besoins de votre entreprise. Un petit artisan n’aura pas les mêmes besoins de fonctionnalités qu’un entrepreneur qui utilise continuellement son ordinateur. C’est à vous de savoir de quoi vous avez réellement besoin. Vous pouvez toujours tester Openoffice qui est gratuit ou encore Apache openoffice et Libreoffice. Ensuite choisissez en fonction :
De l’ergonomie des suites bureautiques : La prise en main de l’interface doit être facile et vous devez vous sentir à l’aise face aux différentes fonctionnalités pour ne pas perdre en productivité.
De votre besoin d’échanger des fichiers : Ne compliquez pas vos échanges en mettant un frein lié à un document que votre client ne pourra pas ouvrir.
De votre budget : Bien entendu, vous serez tenté d’opter une suite bureautique gratuite mais parfois il est bon de pouvoir investir si vous avez besoin d'une suite bureautique aux fonctionnalités avancées. Pensez aussi aux ennuis au quotidien que vous éviterez grâce à la suite bureautique Microsoft office ou Openoffice.
- De votre système d’exploitation : vérifier la compatibilité de votre suite bureautique avec Mac OS (OS X par exemple), Windows (XP ou vista par exemple), Linux ou Android. L’avantage des suites bureautiques en ligne c’est qu’elles sont compatibles avec tous les systèmes d’exploitation, que vous n’avez rien à installer sur votre portable ou desktop, nul besoin de télécharger les mises à jour, tout est accessible sur le cloud via un navigateur !
