Logiciels de Inscription et enregistrement : guide d'achat
Qu’est-ce qu’un logiciel d’inscription en ligne ?
Définition
Un logiciel d’inscription est un outil informatique programmé pour optimiser l’expérience client. Il permet l’inscription en ligne, ce qui réduit considérablement le temps perdu à remplir un formulaire à la main. Les frais d’inscription peuvent également être réglés à distance.
Comment ça marche
En général, ce genre d’outil intègre différents modules en fonction du fournisseur. Ces modules assurent diverses fonctionnalités visant à faciliter l’inscription à distance. Ils proposent notamment la création d’un formulaire d’inscription simple et rapide. Avec quelques clics, l’utilisateur peut mettre un logo, des questions sur mesures et des remarques ou consignes à suivre. L’utilisation d’un tel logiciel permet également de gérer efficacement les participants à un événement. Concernant les frais d’inscription, le logiciel propose en majorité un serveur de paiement. Il enregistre automatiquement les paiements établis pour un meilleur suivi de la trésorerie.
Étant donné qu’il s’agit d’un logiciel en ligne, l’utilisateur n’est pas limité. L’outil peut être exploité sur nombreux postes de travail, ce qui améliore relativement la gestion des inscriptions.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel d’inscription SaaS ?
Un tel logiciel ne prend pas seulement en charge la génération de formulaire d’inscription, il assure d’autres fonctionnalités dont ci-après quelques-unes.
Le remplissage automatique
Pour réduire les tâches liées à la gestion d’un événement professionnel, le logiciel propose un remplissage automatique des formulaires. Le responsable n’est pas en obligation de saisir diverses données pour établir un formulaire. Il lui suffit de choisir les informations à mettre et le logiciel se charge de les représenter sur une fiche. Il en est de même pour les adhérents lors du remplissage des formulaires d’inscription.
Le remplissage en ligne
L’un des avantages à utiliser un tel logiciel est qu’il permet de remplir les formulaires à distance. Une fois le formulaire créé, le logiciel le met en ligne pour permettre aux personnes souhaitant s’inscrire de le remplir à distance.
La comptabilité
Certains logiciels assurent la comptabilité liée à l'événenement. Ils enregistrent automatiquement les frais de participation payés, les versements effectués ainsi que les retraits. Tous ces flux d’argent sont comptabilisés par le logiciel, le but est d’établir un bilan économique.
Qui utilise un logiciel d’inscription en ligne ?
Ce logiciel s’adresse avant tout aux établissements à la recherche d’un logiciel capable de faciliter leur processus d’inscription. Il peut s’agir d’une entreprise du secteur événementiel ou tout autre entreprise souhaitant gérer ses événements de manière professionnelle. Certains logiciels peuvent être utiles pour les organisateurs événementiels grâce à la réalisation simple d’une carte ou d’une invitation.
Pourquoi utiliser un logiciel d’inscription en entreprise ?
Avantages
- Il facilite l’organisation d’un évènement au sein d’une entreprise
- Il prend en charge la comptabilité de l'événement, permettant à cette dernière d’avoir une vue globale sur sa trésorerie
- Il permet de créer un formulaire d’inscription rapidement tout en assurant sa qualité
- Il automatise la plupart des taches inhérentes au processus d'inscription
Inconvénients
- Les logiciels gratuits offrent peu de fonctionnalités. Pour en profiter, il est nécessaire de payer un supplément.
Comment choisir un logiciel d’inscription en ligne ?
Il existe de nombreux logiciels conçus pour faciliter les inscriptions. Pour assurer ces inscriptions administratives, il est de rigueur de choisir le bon outil en prenant en comptes les critères suivants.
Les fonctionnalités nécessaires : avant de choisir un tel logiciel, il est nécessaire de déterminer les besoins de l’entreprise. Quelles sont les fonctionnalités indispensables ? Est-il important que le logiciel soit ergonomique ? Une fois les besoins de l’établissement identifiés, il suffit de trouver le logiciel pouvant répondre à ces exigences.
La compatibilité avec les applications existantes : de nombreuses sociétés n’utilisent pas un seul outil pour assurer leur productivité. Pour cela, il est essentiel que le logiciel à implémenter s’intégre au système utilisé.
Le coût total : le coût d’un logiciel ne se résume pas à l’abonnement proposé par le fournisseur. Il faut également compter les mises à jour, l’hébergement, les fonctionnalités supplémentaires et bien d’autres services tels que le nettoyage des bases de données. L’idéal est de faire une comparaison des prix tout en prenant en compte les services mentionnés ci-dessus.
Les meilleurs logiciels d’inscription gratuits et open source
Les logiciels d’inscription professionnels les plus connus
Pour les événements professionnels
- Prezevent
- Eventboost
- Digitevent
- Weezevent
La gestion des inscriptions est une tâche fastidieuse qui demande énormément de temps. Pour gagner en efficacité, un logiciel d’inscription est fortement recommandé.
