Mystère résolu : le relevé limité d'empreintes digitales comme méthode de contrôle du temps
Laisser ou ne pas laisser une empreinte, telle est la question.
Mais quelle empreinte, celle du carbone ? Pas vraiment ! Nous parlons ici d'une empreinte beaucoup plus tangible, qui était jusqu'à récemment utilisée comme système de pointage dans les entreprises: l'empreinte digitale.
La pointeuse à empreintes digitales était l'une des possibilités offertes aux chefs d'entreprise jusqu'à ce que l'arrêté SND/386/2020 vienne leur mettre des bâtons dans les roues. Si tel était votre cas, vous avez frappé à la bonne porte : nous vous indiquons les autres possibilités qui s'offrent à vous en matière de systèmes de pointage pour vous conformer à l'enregistrement obligatoire du temps de travail, éviter de lourdes sanctions et surmonter cette pierre d'achoppement.
Faites tourner votre entreprise pour qu'elle continue à faire parler d'elle 👣 !
L'enregistrement du temps de travail dans les entreprises
Que dit la loi sur le pointage des salariés ?
En Espagne, le contrôle de l'enregistrement du temps de travail est obligatoire. C'est ce qu'établit le décret-loi royal 8/2019 du 8 mars sur les mesures urgentes de protection sociale et de lutte contre la précarité de la journée de travail.
Comme il est dit, indépendamment du type et de la taille des entreprises, celles-ci doivent assurer un contrôle du temps qui garantisse:
- L'établissement de l'heure de début et de fin de travail de leurs travailleurs,
- la traçabilité du registre pendant au moins quatre ans.
Quel système d'enregistrement faut-il mettre en œuvre ?
Jusqu'à présent, tout est clair. Le nœud du problème survient lorsque, pour des raisons de santé et de sécurité publiques, l'arrêté SND/386/2020 est publié et que les entreprises constatent que l' enregistrement des temps au moyen de pointeuses à empreintes digitales doit être remplacé par un autre type de système :
Le chronométrage par empreintes digitales est remplacé par tout autre système de chronométrage garantissant des mesures d'hygiène appropriées pour la protection de la santé et de la sécurité des travailleurs, ou le dispositif de chronométrage est désinfecté avant et après chaque utilisation, et les travailleurs sont avertis de cette mesure.
Mauvaise nouvelle pour les entreprises qui avaient déjà investi des sommes importantes dans l'acquisition, l'installation et la maintenance de ces systèmes. Car si ces derniers n'étaient plus une alternative, l'absence d'enregistrement du temps de travail et des présences n'était plus une option.
Système de pointage des employés : quelles sont les autres options ?
Mais il n'y a pas que des obstacles. Surtout si l'on considère que, de toute façon, les entreprises ont dû adapter leurs contrôles du temps et des présences aux nouvelles méthodes de travail telles que le travail à distance.
Depuis le décret-loi royal 8/2019, il a été établi que les entreprises étaient libres de choisir la méthode qui leur convenait le mieux pour assurer le pointage de leurs travailleurs. Le système de pointage par empreintes digitales devant garantir sa désinfection correcte avant et après chaque utilisation, il est presque exclu en raison de son manque de praticité. Voyons donc quelles sont les autres possibilités qui s'offrent à vous :
1. Enregistrement manuel
Croyez-le ou non, il existe encore des entreprises (en particulier les plus petites) qui s'en remettent à la bonne vieille feuille de calcul Excel. En réalité, si Excel a des limites, c'est en partie parce que l'utilisateur est humain. Et se tromper, par définition nous le savons, c'est aussi le cas de 💁🏽 .
Et comme notre but n'est pas de juger, mais plutôt de vous faciliter la vie, nous vous proposons un modèle de contrôle de votre activité professionnelle:
2. Enregistrement par téléphone
Cette méthode est couramment mise en œuvre dans les agences de travail temporaire (ATT), car les travailleurs sont constamment en déplacement et n'ont pas d'autres solutions à leur disposition.
Elle consiste à enregistrer le temps de travail par le biais d' appels téléphoniques au début et à la fin de la journée de travail. Un accès Internet supplémentaire sera alors nécessaire pour consulter et contrôler les données de conformité.
3. Enregistrement des courriels
Comme pour le téléphone fixe, le courrier électronique permet à chaque travailleur d'enregistrer sa journée de travail. La personne chargée du processus de chronométrage dans l'entreprise fixe une heure à laquelle le système envoie automatiquement un courrier électronique. À chaque entrée et sortie, le travailleur appuie sur un bouton qui enregistre son temps.
Cette méthode nécessite une vigilance quant à la véracité des informations enregistrées.
4. Reconnaissance faciale
Contrairement aux autres systèmes biométriques de pointage, la reconnaissance faciale est un service qui respecte les mesures de prévention en matière d'hygiène et de contact avec les surfaces.
Elle permet d' identifier le visage de chaque travailleur dans le système et de le faire pointer par la suite. L'avantage de ce service est qu'il peut être utilisé à partir de n'importe quel appareil électronique : ordinateur, téléphone portable ou tablette.
Quand votre visage en a-t-il fait autant pour vous ?
5. Logiciel de gestion du temps et des présences
Les logiciels de pointage et leurs versions mobiles (applications de pointage) consistent généralement en des systèmes d'exploitation accessibles depuis le web, puisqu'ils sont hébergés dans le cloud. Leur avantage réside dans la simplicité de leur fonctionnement. Un clic et l'enregistrement est effectué.
Les calculs de temps sont automatisés et constamment mis à jour. En outre, ces systèmes garantissent le respect des dispositions légales.
6. Cartes sans contact
Les cartes sans contact constituent une autre solution possible pour le suivi du temps. Ce type de carte est attribué à chaque travailleur, qui peut alors enregistrer son temps sans devoir toucher un dispositif physique. Aujourd'hui, le téléphone portable fonctionne comme une carte.
C'est une alternative facile à mettre en œuvre, surtout dans les petites et moyennes entreprises. Son seul inconvénient est qu'il faut peut-être mettre en place un contrôle supplémentaire sur les cartes et vérifier la véracité des informations ou qu'il n'y a pas de transfert de cartes entre les travailleurs.
7. Les codes QR
De même qu'il est de plus en plus courant d'aller dans un restaurant et de devoir scanner un code pour accéder au menu, chaque travailleur reçoit un code unique avec lequel il pointe à l'entrée et à la sortie du travail.
Le code peut être enregistré sur un ordinateur portable, un mobile ou une tablette et scanné via une application ou un appareil.
En bref...
Si vous devez retenir quelque chose de cet article, que ce soit ce qui suit :
- L'enregistrement du temps de travail est obligatoire en Espagne.
- Cette obligation s'applique également aux entreprises qui emploient des télétravailleurs ou des travailleurs à distance.
- La méthode de contrôle est laissée à la discrétion de chaque employeur.
- Suite à la crise sanitaire, l'ordonnance SND/386/2020 n'a toutefois pas interdit les systèmes de pointage par empreintes digitales, mais les a limités 👉🏽. Leur utilisation doit garantir toutes les mesures de santé et d'hygiène, même si cela signifie qu'il faut les nettoyer à chaque fois qu'ils sont utilisés.
- Heureusement, il existe d'autres mécanismes de gestion du temps et des présences que les entreprises peuvent mettre en œuvre.
Laissons les empreintes digitales servir des objectifs plus nobles. Il y a certainement des mystères plus intrigants à résoudre que celui d'un de vos employés qui ne pointe pas 🕵🏻♂️ .
Vous avez des questions ? Laissez-les dans les commentaires !
Article traduit de l'espagnol