Enregistrement du temps dans le cadre du télétravail : ne laissez rien vous faire perdre le contrôle
Si, en tant qu'être humain, vous ne pouvez pas tout contrôler, en tant que responsable RH, vous êtes peut-être à deux doigts d'y parvenir 😅.
Vous vous êtes probablement déjà donné beaucoup de mal pour vous conformer au décret-loi royal 8/2019 en matière d'enregistrement des heures. Désormais, les règles du jeu ont changé et l'enregistrement doit être garanti, même en cas de télétravail.
Pour que l'enregistrement des temps ne devienne pas incontrôlable, vérifiez avec nous quelques aspects fondamentaux du télétravail : l'enregistrement des temps conformément à la réglementation, à partir du moment où il faut le faire et de la manière de le garantir.
Parce que le contrôle est inévitable, mais que le mécanisme est facultatif, lisez la suite pour en savoir plus !
Qu'est-ce que l'enregistrement des heures de travail ?
Le décret-loi royal 8/2019, qui prévoit des mesures urgentes de protection sociale et de lutte contre la précarité de la journée de travail, a rendu obligatoire la mise en place de systèmes d'enregistrement des temps dans les entreprises.
En vertu de ce texte, les heures d'entrée et de sortie des travailleurs doivent être consignées dans un registre, qui peut être conservé pendant quatre ans et qui peut être consulté par les syndicats et les autorités.
L'objectif de ce système de contrôle est de
- Assurer le respect des horaires de travail,
- de réglementer les heures supplémentaires en termes de quantité et de rémunération correcte.
Cette réglementation s'applique à toutes les entreprises, bien qu'elle exempte certaines relations de travail particulières et certains travailleurs sous des régimes spécifiques.
Télétravail : enregistrement obligatoire des heures
La première chose à retenir est que, au regard de la loi, un travailleur est considéré comme télétravailleur à partir du moment où il effectue 30 % de sa journée de travail à distance.
Depuis que le télétravail s'est répandu en Espagne, l' horaire flexible est à l'ordre du jour des entreprises en ce qui concerne les modalités de travail qu'elles mettent en œuvre et proposent à leurs employés.
Cette tâche, quelque peu difficile à réaliser, a fait naître le besoin d'une réglementation et de mécanismes de contrôle. Ceux-ci devaient en outre encadrer les nouvelles pratiques et être conformes à ce qui était déjà prévu dans d'autres réglementations, telles que le décret-loi royal 2/2015 :
L'entreprise garantit l'enregistrement quotidien de la journée de travail, qui inclut les heures spécifiques de début et de fin de la journée de travail de chaque travailleur, sans préjudice des horaires de travail flexibles établis dans le présent article.
Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Comment fonctionne la saisie des temps dans le cadre du télétravail ?
Le 13 octobre 2020, la loi sur le télétravail est entrée en vigueur. Ses principales dispositions relatives à l'enregistrement du temps incluent les droits suivants :
- Compensation financière. En effectuant un enregistrement du temps correct, les travailleurs seront assurés de recevoir une compensation financière correspondant au temps passé à travailler à distance.
- Horaires de travail flexibles. Les personnes travaillant à distance peuvent bénéficier d'horaires de travail flexibles, en accord avec leur employeur. C'est également dans ce domaine que l' enregistrement des heures est particulièrement utile, car il permet de refléter avec précision les heures travaillées.
- Vie privée. Le respect de la vie privée des travailleurs doit être garanti. Même si l'entreprise a le droit de mettre en œuvre des systèmes de gestion du temps et des présences, cela n'inclut pas l'installation d'applications sur des appareils personnels.
- Égalité de traitement. Les travailleurs à distance doivent bénéficier des mêmes droits que les travailleurs en présentiel. Cela concerne tout ce qui a trait à
- l'accès correct à l'information
- la rémunération,
- les possibilités de promotion,
- la stabilité,
- une communication adéquate entre pairs et avec la direction, etc.
D'autre part, en ce qui concerne les obligations des entreprises à l'égard de leurs employés, les points suivants se distinguent :
- La déconnexion numérique. Les périodes de repos, ainsi que la durée établie de la journée de travail, doivent être respectées par l'employeur, en limitant l'utilisation des moyens technologiques de communication.
- Responsabilité financière. Les employeurs sont tenus de prendre en charge les coûts encourus dans le cadre du télétravail, conformément à la convention collective ou à l'accord sur le télétravail. Ces dépenses comprennent les coûts suivants
- le matériel informatique (ordinateur, adaptateurs, etc.)
- le mobilier (chaises, bureaux, lampes, etc.),
- une partie de la connexion à l'internet et du tarif mobile, au cas où les travailleurs doivent utiliser leur téléphone personnel.
☝️ Gardez un œil sur le télétravail
- Le télétravail est aujourd'hui un mode de travail volontaire.
- Il doit être réglementé au moyen d'un accord ou d'un contrat de télétravail.
- Le non-respect de l'enregistrement de la durée de la journée de travail, confirmé par les inspecteurs du travail et de la sécurité sociale, est passible de sanctions financières pouvant aller jusqu'à 6 250 euros.
Comment le registre du télétravail est-il établi ?
Bien que la loi rende l'enregistrement du temps de travail obligatoire pour le télétravail, elle ne précise pas comment les entreprises doivent se conformer à cette exigence. C'est ce qu'indique le guide sur l'enregistrement du temps de travail du ministère du travail, de la migration et de la sécurité sociale :
Tout système ou support, sur papier ou télématique, permettant d'atteindre l'objectif légal, à savoir fournir des informations fiables, non modifiables et non manipulables a posteriori, que ce soit par l'employeur ou par le travailleur lui-même, est valable.
L'utilisation de systèmes d'empreintes digitales n'est toutefois plus possible "du moins pendant l'état d'alerte et ses prolongements éventuels".
D'autres méthodes de contrôle peuvent être utilisées :
- l 'enregistrement des heures dans Excel. En général, les petites entreprises, avant d'essayer un nouveau système, optent pour une vieille connaissance : Excel. L'utilisation d'un modèle de chronométrage avec toutes les données des travailleurs et les spécificités de leur contrat en ce qui concerne l'heure d'arrivée et de départ peut être effectuée et contrôlée à partir de la traçabilité offerte par les services d'hébergement de fichiers basés sur le nuage.
- Logiciel de gestion du temps et des présences. Il existe aujourd'hui sur le marché une grande variété d'outils de gestion du temps et des présences, allant des logiciels de détection d'activité (souris et clavier) aux systèmes de reconnaissance faciale, en passant par les terminaux à cartes. Les avantages de ce type de logiciel sont nombreux :
- Gain de temps grâce à l'automatisation non seulement de l'enregistrement, mais aussi de la vérification des heures déclarées ;
- respect de la législation ;
- simplification du processus de pointage ;
- plus grande transparence pour les travailleurs ;
- protection des données, etc.
- Applications de gestion du temps et des présences. Ces applications peuvent être des versions mobiles du logiciel de gestion du temps de travail existant de l'entreprise et inclure des fonctionnalités de géolocalisation précises, par exemple.
En résumé...
L'enregistrement du temps de travail est obligatoire en Espagne. Cela signifie que, que la dynamique de travail de l'entreprise soit basée sur le travail à distance, le travail hybride ou le travail en face à face à 100 %, le suivi et le contrôle des heures d'entrée et de sortie des employés doivent être effectués. En outre, des registres doivent être tenus et mis à la disposition de l'autorité compétente en cas d'inspection.
Si l'on considère qu'à partir du moment où un travailleur passe 30 % de sa journée de travail à son domicile, il est considéré comme "télétravailleur", on comprend l'importance de connaître les exigences auxquelles les entreprises doivent se conformer pour garantir la bonne exécution du travail de leurs employés.
Le cadre juridique espagnol comporte déjà des dispositions réglementant le télétravail et ses mécanismes de contrôle. Chaque entreprise est toutefois libre de choisir la méthode la plus pratique pour le mettre en œuvre et ne pas s'exposer à de lourdes amendes et sanctions.
Si les logiciels de gestion du temps et des présences offrent un certain nombre d'avantages pour cette procédure, il existe de nombreuses autres options pour s'assurer que les horaires de travail de vos employés sont respectés.
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Article traduit de l'espagnol