Comment lier le temps de travail et le télétravail ?

Depuis 2003, le Parlement européen exige des entreprises qu'elles contrôlent le temps de travail de leurs employés. Cependant, des enquêtes ont montré qu'en Espagne, de nombreux employeurs n'enregistraient que les heures de travail officielles, et non les heures supplémentaires.

Le décret de 2019 de la Cour de justice de l'Union européenne a été établi précisément pour améliorer les conditions de travail des employés et assurer un contrôle optimal du temps de la part des entreprises. Que change ce décret ? La loi oblige désormais les employeurs à enregistrer les heures de travail de leurs employés au moyen d'un système d'enregistrement. Une loi qui devrait également s'appliquer au télétravail.

Le télétravail n'était certes pas très répandu avant l'arrivée du COVID-19 dans nos vies, mais la pandémie n'a pas laissé d'autre choix que de s'adapter et d'adopter le télétravail. Aujourd'hui, les employés ne se contentent pas de télétravailler quelques jours par semaine, mais passent parfois des semaines entières à travailler à domicile.

Alors, comment mettre en œuvre la gestion du temps à distance ? Voici quelques conseils pour adapter vos méthodes au télétravail.

1. réviser les horaires de télétravail

Encourager les horaires de travail flexibles

La loi sur le télétravail mentionne la possibilité pour le salarié d'adapter ses horaires de travail à domicile, à condition qu'à la fin de la journée, il enregistre le même nombre d'heures que celui exigé par l'employeur.

Pourquoi des horaires de travail flexibles ? Votre employé n'a pas le même rythme de vie lorsqu'il est à la maison et peut être perturbé par des facteurs externes, tels que promener le chien, préparer le déjeuner pour toute la famille, etc. Pour qu'il puisse rester concentré pendant son temps de travail, nous vous recommandons de lui donner la possibilité d'ajuster ses horaires afin de garantir son efficacité. En outre, l'autonomie est le meilleur moyen de responsabiliser les personnes que vous supervisez.

Respecter le droit à la déconnexion numérique

Si les salariés doivent respecter leurs horaires de travail, l'employeur doit à son tour respecter leur temps de travail. À distance, comme nous avons accès à nos outils numériques en permanence, il devient plus difficile de se déconnecter en dehors des heures de travail. Surtout lorsque les employés ont des horaires de travail différents et ne respectent pas le droit au repos de l'autre.

Le respect du droit à la déconnexion numérique, tel que stipulé par la loi sur le télétravail, est essentiel pour la santé et le maintien de l'équilibre professionnel et personnel des travailleurs. Pour cela, il est recommandé de

• Sensibiliser vos salariés aux risques psychosociaux liés à l'hyperconnexion.
• Les inviter à désactiver les notifications (messagerie instantanée, e-mails, etc.) et à créer des réponses automatiques en dehors des heures de travail.
• Rappelez à tous que les employés ne peuvent pas être contactés en dehors des heures de travail.
• Fondamental : surveillez les horaires de tous vos employés et partagez-les avec les managers afin qu'ils sachent comment leurs équipes sont organisées à distance.

2. Choisir des outils adaptés au télétravail pour contrôler les horaires

Les méthodes basées sur l'auto-déclaration

A distance, les personnes que vous encadrez travaillent en autonomie. Il est donc recommandé qu'elles enregistrent elles-mêmes leurs heures de travail. Offrir la possibilité de travailler à domicile, c'est aussi faire confiance, et la confiance est la clé de la réussite de vos équipes et de votre entreprise. Au final, votre rôle ne sera que de vérifier les données et cela vous fera gagner beaucoup de temps.

Comment respecter le décret de 2019 dans le cadre du télétravail ? Voici deux solutions basées sur l'auto-déclaration :

1. Le tableur: demandez à vos salariés de remplir un tableur partagé avec leurs horaires, en mentionnant l'heure de leurs pauses. L'inconvénient de cette méthode est qu'elle est manuelle, que la marge d'erreur est plus grande qu'avec un système automatisé et qu'il y a un risque en cas d'inspection du travail.
2. Logiciel de gestion du temps: c'est la méthode la plus compatible avec le télétravail. Les horaires sont déjà saisis et si, pour une raison ou une autre, un employé doit les modifier, vous en serez automatiquement informé. De plus, les managers peuvent avoir accès aux feuilles de temps de tous les membres de leur équipe.

Les avantages du logiciel de gestion des temps

En plus de répondre aux exigences de la loi, un logiciel de gestion du temps permet d' automatiser l'ensemble du processus. Le gain de temps est énorme, pour les raisons suivantes :

• Il n'est pas nécessaire de contrôler les employés pour s'assurer qu'ils ont déclaré leurs heures ; le système alerte ceux qui ne l'ont pas fait.
• Si les employés ne font pas de changements inhabituels, les feuilles de temps sont automatiquement validées sans qu'il soit nécessaire de les vérifier.
• Un bon programme offre la possibilité d 'exporter les heures supplémentaires et autres éléments variables devant figurer sur la feuille de paie.
• En cas d'inspection, les enregistrements sont simplement téléchargés pour être soumis et archivés pendant quatre ans, comme l'exige la loi.

L'employé bénéficie également de l'utilisation d'un logiciel de gestion des temps. Il peut facilement flexibiliser ses heures de télétravail et en informer son manager, qui peut alors respecter son droit à la déconnexion numérique.

Pour les employés qui se voient confier des missions (comme les consultants), le logiciel de gestion du temps leur permet de saisir les heures passées par tâche et de générer des rapports d'activité.

Enfin, les travailleurs qui enregistrent des heures supplémentaires sont automatiquement identifiés. Cela permet au manager de revoir leur charge de travail et de prendre des mesures correctives.

En dehors du contexte du télétravail, le principe de l'autodéclaration est en tout cas essentiel pour engager vos employés : il les aide à assumer leurs responsabilités.

Il permet également aux équipes RH de gagner du temps en éliminant les tâches les plus fastidieuses et chronophages sans valeur ajoutée. Pas seulement pour le chronométrage ! C'est un principe qui peut s'appliquer à la déclaration des congés et des absences, ou à la préparation de l'onboarding d'un employé par exemple, en gérant l'ensemble des tâches à travers un programme simple et collaboratif.

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