Les sanctions relatives à l'enregistrement du temps de travail inquiètent les employeurs

☝️ La guerre ne tue pas un soldat si on le prévient à l'avance.

C'est du moins ce qu'a déclaré l' Inspection du travail et de la sécurité sociale lorsque la loi sur le contrôle du temps de travail a annoncé qu'il y aurait des amendes en cas de non-respect de l'enregistrement du temps.

Contre toute attente, 9 000 infractions ont été constatées au cours du premier trimestre 2021. Mais allez, ce qui ne vous tue pas, vous rend plus fort !

Jetons un coup d'œil aux sanctions dans le registre du temps, à la manière dont elles vous affectent en tant qu' entreprise et en tant qu'indépendant, mais surtout à la manière dont vous pouvez les éviter.

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Récapitulons : que dit le décret-loi royal 8/2019 ?

Nous vous en avons déjà parlé dans des épisodes précédents, comme celui-ci sur l'enregistrement des heures de travail et celui-ci sur les systèmes de gestion du temps et des présences. Cependant, rien ne nous empêche de faire un petit tour d'horizon, avant d'entrer dans le vif du sujet :

• Le décret-loi royal 8/2019 relatif aux mesures urgentes de protection sociale et de lutte contre la précarité du temps de travail est entré en vigueur en mars 2019.
• Ce règlement, par ses dispositions, vise à protéger les travailleurs en ce qui concerne les heures supplémentaires et leur rémunération correcte.
• Cependant, la manière de s'en assurer a une implication directe sur les entreprises et les travailleurs indépendants puisqu'elle les oblige à :
  • enregistrer la journée de travail (en détaillant les heures de début et de fin de la journée de travail),
  • conserver ces enregistrements pendant au moins quatre ans.

Mais ce n'est pas tout. Comme il n'y a pas de loi sans exception et que chaque situation est susceptible de changer, des doutes sur le respect des dispositions légales sont rapidement apparus, notamment en ce qui concerne :

• La méthode ou le système à mettre en œuvre pour assurer l' enregistrement journalier de la journée de travail ;
• les régimes de travail dans lesquels les dispositions devaient être appliquées (dans un premier temps en cas d'horaire flexible et rapidement en cas de télétravail) ;
• le moment à partir duquel les sanctions prendront effet et en quoi elles consisteront, une fois que la période de grâce avec sanctions sans effet aura pris fin.

Sanctions en cas de non-tenue des relevés d'heures

La loi sur les infractions et les sanctions dans l'ordre social (LISSOS) est la loi espagnole qui détermine ce qui constitue une infraction à l'ordre social. Cette loi établit une classification, en fonction de la nature de l'obligation violée et de l'entité du droit affecté, comme suit :

• Infractions mineures,
• infractions graves,
• infractions très graves.

Les relations de travail, qui doivent être réglementées afin d'éviter les excès et d'assurer leur développement correct, sont également couvertes par le texte de la loi. En ce qui concerne les infractions au travail, le règlement établit qu'elles correspondent aux actions ou omissions des employeurs contraires à la loi et à ce qui est défini dans les conventions collectives.

En ce qui concerne les heures de travail, la loi considère comme des infractions graves dans le domaine du travail

La transgression des règles et limites légales ou conventionnelles concernant la durée du travail, le travail de nuit, les heures supplémentaires, les heures complémentaires, les pauses, les vacances, les congés, l'enregistrement des heures de travail et, en général, le temps de travail visé aux articles 12, 23 et 34 à 38 du Statut des travailleurs.

Initialement, les sanctions en cas de non-respect des dispositions relatives au contrôle du temps de travail étaient fixées aux montants suivants :

Cependant, depuis août 2021 et justifié par le fait que les montants des sanctions doivent être actualisés pour maintenir leur caractère dissuasif et la variation inévitable des indices des prix à la consommation, le gouvernement a modifié les montants des amendes.

Ces amendes sont applicables à toutes les catégories et groupes professionnels visés à l'article 1er du Statut des travailleurs, y compris les indépendants et les salariés. La nouvelle fourchette de valeurs des amendes a alors été définie comme suit :

L'effet de la modification de ces valeurs n'est pas rétroactif. En ce sens, les entreprises qui ont fait l'objet d'une ouverture de procédure pour non-conformité avant la date de modification des montants devront répondre conformément aux valeurs qui s'appliquaient à cette date.

Inventa lege, inventa fraud: la nécessité d'établir des sanctions pour la non-tenue des relevés de temps

Depuis l'Antiquité, il est bien connu que la loi est faite, le piège aussi.

La nécessité d' assurer l'efficacité d'une loi va donc de pair avec la mise en place d'une série de sanctions à caractère incitatif. On entre dans le vif du sujet lorsqu'on s'aperçoit que le non-respect de la loi ne répond pas nécessairement à un manque de volonté, mais plutôt aux difficultés liées à l'application correcte de la loi.

En Espagne, l'enregistrement des heures est généralement appliqué. Cependant, il est clair que cela ne représente pas les mêmes efforts pour les grandes entreprises que pour les PME, et encore moins pour les indépendants.

Les professionnels indépendants mettent généralement en œuvre des mécanismes simples (enregistrements manuscrits ou feuilles de calcul Excel) qui, bien qu'efficaces, ne garantissent probablement pas la rigueur qu'exige la procédure d'enregistrement des heures.

Les grandes entreprises, en revanche, peuvent disposer de logiciels ou d'applications qui automatisent le processus d'enregistrement des heures d'arrivée et de départ de leur personnel, tout en garantissant le respect de la loi.

Bien que la loi n'exige pas un type unique de système d'enregistrement du temps de travail, des situations telles que le télétravail ou le manque de moyens pour mettre en œuvre des méthodes efficaces de suivi et de contrôle contribuent au fait que de nombreuses entreprises et travailleurs indépendants continuent à enfreindre la loi.

Perdre la bataille, mais pas la guerre : les efforts de l'Inspection

L'Inspection du travail et de la sécurité sociale a récemment approuvé son plan stratégique 2021-2023, qui permettra de moderniser l'entité. Pour assurer un meilleur contrôle, elle cherche à mettre en place des outils et des ressources qui garantissent, entre autres :

• La localisation des infractions de non-conformité,
• la surveillance des irrégularités dans leur développement et leur suivi,
• le respect des droits du travail et des droits sociaux,
• l'amélioration de la qualité de l'emploi,
• la lutte contre la précarité et la fraude.

Toutefois, cette modernisation doit également s'attacher à fournir les conseils et le soutien nécessaires pour que les employeurs puissent comprendre la réglementation et l'appliquer correctement.

Voir aussi : Saisie des temps : réponses aux questions les plus et les moins fréquentes sur la loi

Comment assurer l'enregistrement des heures de travail ? → Première et dernière sanction !

Comme mentionné ci-dessus, s'il y a un point sur lequel la loi est flexible, c'est sur le choix du système d'enregistrement des temps que l'employeur doit mettre en œuvre pour assurer le respect de ses obligations.

Selon le type d'entreprise, sa taille et son secteur d'activité, un système peut être plus adapté qu'un autre aux besoins et aux ressources disponibles. En ce sens, l'enregistrement peut se faire

• manuellement: à la main ou à l'aide d'outils tels qu'Excel pour créer un modèle de décompte des heures ;
• de manière automatisée: à l'aide de logiciels de pointage, d'applications, de systèmes biométriques, etc.

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En résumé...

• Le décret-loi royal 8/2019 est le règlement qui contient, entre autres, les dispositions relatives au respect obligatoire, par les employeurs, de l'enregistrement des heures de travail journalières de leurs travailleurs.
• Pour garantir le respect de ses dispositions, la loi sur les infractions et les sanctions dans l'ordre social (LISSOS) établit une distinction entre les infractions mineures, graves et très graves.
• Le non-respect de l'enregistrement du temps de travail est considéré comme une infraction grave, dont l'amende peut actuellement atteindre 7 500 euros.
• Bien qu'il existe différents systèmes permettant de respecter l'enregistrement des heures de travail, des difficultés subsistent, en particulier dans les petites entreprises et chez les travailleurs indépendants.
• Le non-respect des dispositions légales étant souvent indépendant de la volonté de ceux qui doivent s'y conformer, l'inspection du travail s'efforce de moderniser ses procédures et, idéalement, de mieux les accompagner.

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