La démarche GPEC, ou comment anticiper et planifier ses ressources humaines pour réussir

La démarche GPEC, c’est un peu le processus magique qui assure aux entreprises de disposer des bons talents, au bon moment. Le tout en favorisant le bien-être des collaborateurs par la prise en compte de leurs souhaits en matière d’évolution de carrière.

Il serait donc dommage de vous en passer ! Sans compter que la législation impose parfois certaines obligations en la matière.

Mais qu’est-ce que la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences ? Quels objectifs vise-t-elle ? Comment mettre en place un plan de GPEC efficace ?

Éclairages 💡.

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Définition de la démarche GPEC

C’est quoi la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences ?

La démarche GPEC, pour Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences, désigne une activité relevant principalement du département RH. Elle sert à piloter de façon proactive et prospective les ressources humaines de l’entreprise, afin de répondre avec réactivité à ses exigences stratégiques.

👉 Pour ce faire, la démarche GPEC implique d’anticiper et de planifier les besoins en matière de talents, en alignant les compétences disponibles avec les objectifs à long terme.

En gros, il s’agit de s’assurer d’avoir les bons collaborateurs, avec les bonnes qualifications, et en nombre suffisant, pour mener à bien telle ou telle mission.

Par exemple, votre entreprise ambitionne d’exploiter davantage l’intelligence artificielle pour se différencier de ses concurrents ? Grâce à la GPEC, vous identifiez les salariés à former sur ces technologies, ou encore déterminez si un recrutement est nécessaire.

💡 À savoir : la GPEC diffère de la GEPP, ou Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels. Si ces deux notions sont étroitement liées, la seconde se focalise plus que la première sur le développement et la gestion des carrières des employés au sein de l’organisation.

Exemple : schéma de la démarche GPEC

La démarche GPEC est-elle obligatoire ?

La GPEC constitue une obligation légale pour :

• les organisations de plus de 300 employés ;
• les groupes de dimension communautaire comportant au moins une entité de 150 salariés ou plus.

Plus précisément, la loi leur impose de négocier sur la gestion des emplois et des parcours professionnels tous les 3 ans.

☝️ Cette négociation porte entre autres sur la mise en place d’un processus de GPEC dans le but de répondre aux nouveaux enjeux de transition écologique et de mettre en place les mesures d’accompagnement nécessaires.

Les objectifs de la GPEC

Adopter une démarche GPEC, c’est combler les besoins de l’entreprise en matière de quantité et de qualité des ressources humaines.

Elle vise alors plusieurs objectifs 🎯 :

• favoriser la pérennité et la performance globale de l’organisation, puisque cette dernière peut répondre à temps aux attentes du marché et affronter efficacement la concurrence ;
• accompagner habilement le changement, par l’alignement des compétences et des besoins, et par l’anticipation (la précipitation aggrave le phénomène de résistance au changement) ;
• optimiser les effectifs, et donc éviter le sous-effectif (néfaste pour la bonne marche des activités), mais aussi le sureffectif (coûteux !) ;
• encourager l’employabilité des ressources humaines ainsi que la progression des salariés ;
• conserver ses talents et ainsi réduire les besoins en recrutement, surtout à l’heure où dénicher la perle rare relève parfois du parcours du combattant ;
• identifier les besoins en formation afin de développer des plans adaptés aussi bien aux collaborateurs qu’à l’organisation ;
• observer la pyramide des âges pour déterminer, par exemple, la quantité de départs à la retraite à venir ;
• simplifier les processus de mobilité interne ;
• favoriser l’engagement des collaborateurs et leur implication dans la vie de la boîte ;
• diffuser une marque employeur positive, valorisante dans le cadre de recrutements.

Quelles sont les 4 étapes de la GPEC ?

Étape 1 : Analysez les emplois et compétences en place dans l’organisation

Cette première étape consiste en un état des lieux de la situation actuelle. Il s’agit d’évaluer les savoir-faire présents dans l’entreprise et de catégoriser les métiers.

👉 On vous recommande de cartographier les principaux emplois. De cette manière, vous documentez en détail les différents postes ainsi que les missions et compétences associées.

Pour ce faire, appuyez-vous sur :

• les fiches de poste : elles détaillent les responsabilités et les aptitudes attendues pour chaque fonction ;
• l’organigramme : il offre une vue d’ensemble de la structure organisationnelle. Pratique pour identifier de potentielles passerelles entre différents métiers dans le cadre de la mobilité interne ;
• les comptes-rendus des entretiens individuels et professionnels : ils fournissent des informations clés sur les performances et les aspirations des employés.

Étape 2 : Prévoyez les besoins de l’entreprise

À partir des informations recueillies lors de la première étape, il est temps de prévoir les besoins en ressources humaines à court, moyen et long terme. Et ce en tenant compte des objectifs de l’entreprise.

☝️ C’est notamment l’occasion d’élaborer votre référentiel de compétences, afin de détecter les écarts entre les nécessités et la situation réelle.

Ce travail nécessite de vous rapprocher de la Direction et des différents managers de service. En communiquant avec eux, vous déterminez plus facilement les besoins au regard de la stratégie à venir.

Mais il faut aller au-delà de ça, être capable de prendre de la hauteur et de percevoir les tendances propres à votre marché. S’agit-il :

• d’innovations techniques ?
• de changements au niveau législatif ?
• de l’évolution des aspirations des consommateurs ?

Enfin, prenez en compte la réalité structurelle de votre entreprise. Par exemple, dresser une pyramide des âges est une bonne manière d’anticiper de futurs départs à la retraite, et donc de préparer les recrutements qui suivront.

Étape 3 : Planifiez et mettez en œuvre un plan d’action

À cette étape, élaborez le plan d’action qui servira à combler les écarts précédemment identifiés.

Il doit comporter des volets comme :

• la formation des collaborateurs déjà en poste ;
• le recrutement ;
• la mobilité interne ;
• le recours à des experts ou prestataires externes ;
• la mise en place de collaborations ou de partenariats, etc.

Il ne vous reste plus qu’à mettre en œuvre ce plan, le suivre et l’ajuster au besoin.

Étape 4 : Évaluez votre démarche GPEC

Enfin, il est primordial d’évaluer la réussite de votre procédure de GPEC ainsi que le ROI obtenu. Vous jaugez ainsi son efficacité au regard des objectifs initiaux, et détectez de potentiels ajustements.

Pour y parvenir, il vous suffit d’observer les KPIs préalablement sélectionnés. Par exemple :

• le taux de réduction des écarts de compétences ;
• le taux de rétention des talents ;
• le nombre de mutations ;
• le nombre de formations ;
• le coût par écart de compétence comblé, etc.

☝️ Au-delà des chiffres, il importe de vous rapprocher des principaux intéressés, à savoir les collaborateurs et les managers. Recueillir leur feedback est une bonne manière de prendre la température, de voir comment la démarche GPEC est perçue au sein de l’entreprise.

Les outils de la GPEC

La GPEC est un travail pointu, à mener en continu, puisqu’une entreprise bouge en permanence ! Pour éviter les oublis, d’y consacrer trop de temps, on vous recommande de vous équiper d’un outil qui simplifie, voire automatise votre processus.

Mais à quels types de logiciels recourir 🤔 ?

Les logiciels SIRH

On pense en premier aux SIRH, ces suites d’applications globales utilisées pour rationaliser l’ensemble des processus RH.

Si ces plateformes comprennent de nombreux modules (paie, gestion des temps, recrutement, etc.), on y trouve bien souvent une brique consacrée à la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences.

Les outils HCM

Citons également les HCM (Human Capital Management) qui centralisent la donnée sur le cycle de vie des employés et sur leurs qualifications. Ils intègrent des fonctionnalités dédiées à la gestion des carrières, à l’embauche ou encore à la formation. Ils incluent aussi des tableaux de bord et autres reportings, utiles pour évaluer l’efficacité des plans d’action.

👉 C’est par exemple ce que propose Cegid Talentsoft, un logiciel HCM qui aide les organisations à attirer puis à conserver leurs talents. Son module consacré à la GPEC cartographie les collaborateurs afin de déceler les écarts entre les besoins de l’entreprise et les compétences réelles. Cegid Talentsoft prend aussi en charge la formation et le recrutement, nécessaires pour combler ces écarts. Le tout en considérant les aspirations des salariés, dans le but de les faire évoluer tout en vous conformant aux exigences stratégiques.

Démarche GPEC : derniers conseils pour la route

Pour devenir un vrai pro de la GPEC, voici quelques derniers conseils malins à suivre 💡 :

• Faites preuve de patience et de rigueur. La mise en place d’une procédure de GPEC prend du temps, et se poursuit dans la durée !
  
  
• Obtenez le soutien actif de la Direction. De cette façon, vous renforcez son engagement envers la GPEC, et évitez la rétention d’information néfaste pour votre démarche (il faut savoir de quoi sera fait le futur de l’entreprise !).
  
  
• Incluez aussi les employés dans le processus, pour obtenir une meilleure adhésion et des retours bien plus pertinents.
  
  
• Exploitez l’ensemble de vos données RH. On pense en particulier à celles issues des entretiens annuels. D’où l’intérêt d’avoir des logiciels capables de centraliser toute cette information !
  
  
• Soyez agile ! Autrement dit, adaptez-vous constamment aux évolutions de votre entreprise et du marché.
  
  
• Communiquez de façon transparente les objectifs ainsi que les résultats de votre Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. Et ce à tous les niveaux de l’organisation.
  
  
• Tenez-vous informé pour rester à la page des tendances et des meilleures pratiques en matière de GPEC. Pourquoi ne pas vous abonner à des blogs, des forums ou des comptes spécialisés sur les réseaux sociaux ?

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Démarche GPEC : on résume !

Vous savez désormais quelle est la démarche générale de la GPEC et comment la mettre en place en seulement quatre étapes : analyser la situation existante, prévoir les besoins futurs, déployer un plan d’action et évaluer puis améliorer la procédure.

Des étapes d’apparence simples, mais qui nécessitent toutefois une certaine rigueur et pas mal de boulot. C’est pourquoi il est intéressant de recourir à un logiciel spécialisé, capable de rationaliser une bonne partie du processus.

Dans tous les cas, qu’importe la méthode choisie, ne passez pas à côté de la GPEC. Au-delà des obligations de l’entreprise, elle constitue un vrai moyen d’engager les collaborateurs, d’écrire avec eux une histoire qui se poursuit dans le temps, au bénéfice de votre compétitivité et de votre rentabilité.