Maîtriser la gestion des compétences comme un chef : le guide ultime des outils GPEC

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est cruciale pour toute entreprise souhaitant s'adapter à un marché en constante évolution.

Notre guide vous offre une vue d'ensemble des principaux outils GPEC et des méthodes pour la mettre en œuvre, agrémentée de nos précieux conseils. 🚀

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Revenons sur la définition de la GPEC

La GPEC, quèsaco ?

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) aide les entreprises à s'adapter aux changements du marché et aux évolutions technologiques, notamment en anticipant et planifiant leurs besoins en compétences.

Cette stratégie permet de gérer les ressources humaines de manière proactive grâce à différents outils. Mais alors, pourquoi la mettre en place ?

Concrètement, la GPEC vous permet :

• d’aligner les ressources humaines sur la stratégie globale de l’entreprise,
• de prévoir les besoins en termes de compétences et d’emplois,
• d’assurer la gestion des carrières et la mobilité interne.

💡 La loi de programmation pour la cohésion sociale (dite Borloo) impose aux entreprises de plus de 300 salariés de négocier un accord de GPEC tous les 3 ans !

Une stratégie avec de nombreux enjeux et avantages

La GPEC est cruciale pour la pérennité de votre entreprise. L'alignement stratégique, la gestion des compétences et la réactivité de l'organisation représentent les enjeux principaux qu’il vous faut considérer.

D’ailleurs, cette stratégie offre de nombreux avantages, il serait dommage de ne pas en profiter. 😉

• En vous assurant que les compétences de vos collaborateurs répondent à vos objectifs, vous pouvez prévoir les évolutions du marché afin de vous adapter aux changements.
• Grâce à la perspective d’une évolution professionnelle enrichissante au sein de votre entreprise, vous avez de quoi attirer et (surtout) conserver vos talents. In fine, ils seront plus satisfaits et plus productifs.
• Votre capacité à réagir aux changements technologiques et économiques est cruciale pour la survie et le succès de votre entreprise.
• Des collaborateurs en adéquation avec vos besoins contribuent directement à l'amélioration des performances de votre entreprise.
• Anticiper vos besoins en compétences est particulièrement important en ce qui concerne la gestion de votre budget. À travers une approche proactive, vous réduisez significativement les coûts associés au recrutement et à la rotation du personnel.
• Enfin, la GPEC vous offre une place de choix sur le marché. Anticiper les tendances et vos besoins futurs vous positionne favorablement face aux autres entreprises.

Les principaux outils de la GPEC

À la manière d’une recette de cookies, vous devez rassembler les ingrédients avant d’entamer la préparation d’une GPEC parfaite. 🍪

Faute de pouvoir vous donner notre recette préférée, voici les outils nécessaires à une GPEC harmonieuse.

Les outils pour élaborer la GPEC

Organigramme

L’organigramme représente schématiquement la structure organisationnelle et hiérarchique de votre entreprise et ses métiers. Les relations et fonctionnalités entre les différents postes sont ainsi clairement établies. Ce document facilite la compréhension des rôles et responsabilités de chacun, favorisant ainsi la communication et la prise de décision. Il aide les managers, les ressources humaines et les employés à identifier clairement leur position et relations au sein de l'entreprise.

Cet outil est essentiel dans l’identification des lacunes structurelles. Sans ça, il serait impossible de planifier les changements ou de comprendre les liens entre les différents postes et départements. 🪢

✅ Les organigrammes doivent être régulièrement mis à jour pour refléter les modifications organisationnelles et aider à l’alignement stratégique.

Et parce qu’une image vaut mille mots, voici un exemple d’organigramme :

Fiche de poste

La fiche de poste détaille les responsabilités, les tâches et les qualifications requises pour un poste défini. Les ressources humaines utilisent cet outil pour recruter, évaluer les performances et planifier les formations nécessaires.

Ce document est essentiel pour définir clairement vos attentes envers vos employés et identifier vos besoins en compétences !

✅ La clarté des descriptions des différents postes est cruciale pour respecter la législation du travail et prévenir les malentendus sur les responsabilités.

Retrouvez notre guide complet de la fiche de poste ici, avec un joli modèle en bonus. 📄

Cartographie des compétences

La cartographie des compétences répertorie les compétences disponibles au sein de votre entreprise. Elle permet d’identifier et de visualiser les compétences actuelles et celles dont vous avez besoin. De cette manière, vous avez toutes les informations nécessaires à la mise en place de formations et au lancement des campagnes de recrutement.

Cet outil permet aux RH et managers de gérer stratégiquement les compétences dans l’entreprise.

✅ Une cartographie des compétences doit être dynamique et évoluer au fil des changements, aussi bien internes que ceux du marché !

Voici un aperçu d’une cartographie des compétences pour vous aider à mieux visualiser :

Référentiel des compétences

Le référentiel des compétences est intrinsèquement lié à la cartographie, définissant les compétences requises pour différents rôles. Ce guide détaillé facilite la planification des formations, l'évaluation des performances et la gestion des mobilités internes. Vous pouvez ainsi aligner le développement des compétences avec vos objectifs stratégiques.

À travers un cadre standardisé, cet outil est indispensable aux ressources humaines, managers et employés (nous en parlons un peu plus ici 😉).

✅ Bien que le référentiel des compétences réponde à des standards, il doit être adapté pour répondre aux besoins spécifiques de chaque département.

Les outils pour la mise en place de la GPEC

Avec tous les ingrédients en main, vous êtes désormais prêts pour poursuivre la préparation d'une GPEC parfaite !

Entretien annuel d'évaluation

• Pourquoi ? Les entretiens annuels d’évaluation vous permettent de mesurer les performances de vos employés et leur contribution à votre entreprise en discutant des objectifs atteints. In fine, vous pouvez identifier vos besoins et planifier des formations.
• Pour qui ? Tous les collaborateurs, quel que soit leur niveau hiérarchique, doivent avoir un entretien avec les ressources humaines ou leur manager.
• Comment ? Chaque partie doit se préparer au mieux en vue de l’entretien. Rassemblez les objectifs de l’année écoulée, les réussites et les domaines d’amélioration. Discutez des objectifs futurs, de vos besoins en termes de formation et des opportunités d’évolution pour votre employé.

✅ Encouragez une communication ouverte et honnête ! Cet entretien est une opportunité pour la croissance et le développement professionnel, et pas seulement un simple exercice administratif.

Entretien professionnel

• Pourquoi ? L’entretien professionnel vous permet de discuter des perspectives d’évolution professionnelle, des aspirations de votre employé et de vos besoins pour sa formation. C’est aussi le moment parfait pour récolter des feedbacks pour améliorer son environnement de travail !
• Pour qui ? Comme pour les entretiens annuels, il est conduit par les ressources humaines ou manager pour les employés en quête de progression professionnelle et personnelle.
• Comment ? Le dialogue doit être centré sur le développement professionnel à long terme, indépendamment des performances annuelles. Vous pouvez aussi passer par des logiciels de gestion des entretiens pour vous accompagner. 💻

✅ Concentrez-vous sur l’avenir et le potentiel de votre employé. Écoutez-le attentivement pour lui fournir des conseils personnalisés.

💡 L’entretien professionnel est obligatoire et doit, au minimum, avoir lieu tous les 2 ans !

Plan de formation

• Pourquoi ? Le plan de formation assure le développement continu des compétences de vos employés en alignement avec vos objectifs, soit à travers des formations, soit avec des campagnes de recrutement.
• Pour qui ? Le plan doit être développé par les ressources humaines en accord avec les managers et, parfois, les employés eux-mêmes. Toute votre entreprise est concernée et le plan doit être adapté à chaque personne pour ses besoins spécifiques.
• Comment ? Identifiez les besoins en termes de formation grâce à la GPEC. Le plan vous permet de créer un programme de formation structuré avec diverses méthodes, dont l’e-learning et les formations en présentiel.

✅ Un plan de formation personnalisé est un plan pertinent et engageant pour les employés. En favorisant cette approche, vous permettez à vos employés de mieux entrevoir une évolution professionnelle.

Les logiciels d’aide à la GPEC

Si la tâche peut vous sembler fastidieuse, sachez qu’il existe de nombreux logiciels pour vous aider dans la mise en place d’outils de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Les logiciels SIRH

Les logiciels SIRH (Systèmes d’Information des Ressources Humaines) sont une option idéale si vous cherchez à automatiser toutes les démarches relatives à la GPEC.

L'outil est intégré à différents modules (gestion des talents, paie, recrutement, etc.) et facilite la centralisation des ressources humaines. En prime, les outils de la GPEC cités plus tôt (organigramme, fiche de poste…) sont directement pris en charge et actualisés depuis votre logiciel.

Concrètement, les logiciels SIRH vous permettent :

• de générer et mettre à jour l’organigramme,
• de répertorier et analyser les compétences disponibles pour établir la cartographie,
• de planifier les formations et les campagnes de recrutement plus clairement avec le référentiel comme base,
• de stocker et gérer les fiches de poste.

✅ Choisissez un outil SIRH adapté à la taille de votre entreprise et ses besoins spécifiques. Il faut privilégier des solutions évolutives, accessibles et en accord avec votre budget.

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Nos derniers conseils pour la route

La GPEC est un levier stratégique incontournable pour toute entreprise visant l’excellence. En vous appuyant sur des outils adaptés (et aussi nos conseils avisés 😉), vous offrez des perspectives d’évolution à vos collaborateurs et transformez vos ressources humaines en un atout compétitif majeur. Il n’y a plus qu’à suivre les bonnes pratiques !