[Tutoriel] Comment fluidifier la remontée d’informations terrain ?

Dans ce tutoriel en gestion des interventions terrain, nous allons voir comment fluidifier la remontée des informations terrain et ainsi gagner en réactivité et en suivi.

Voir tous les logiciels Gestion des interventions et tournées

Contexte

Entre le moment où les observations sont effectuées sur le terrain, et le moment de leurs prises en compte par les instances décisionnaires, de l’eau peut couler sous les ponts… Il est dès lors légitime de se demander ce qui pourrait être fait pour simplifier et améliorer ce processus de travail.

Imaginez que vous soyez amenés à visiter plusieurs chantiers dans la même journée. De nombreuses questions se poseraient alors à vous :

• Comment faire pour ne pas :
  • risquer de perdre des informations ?
  • mélanger les informations d’un chantier à l’autre ?
  • avoir à ressaisir les différentes données recueillies ?
     
• Comment faire pour :
  • structurer ma remontée d’informations ?
  • synthétiser les informations recueillies sous forme d’un rapport unique ?
  • ajouter simplement à mes rapports de visites de chantiers des photos, des schémas de la géolocalisation ?
     
• Comment faire pour être le plus réactif possible dans :
  • la rédaction de ces rapports de visites de chantiers ?
  • la transmission des informations aux parties intéressées ?
     
• Comment permettre à mes collaborateurs de modifier simplement mes rapports de visites de chantiers ?
   
• Comment exploiter simplement a posteriori l’ensemble des données recueillies sur une période donnée ?

Tutoriel pour digitaliser et fluidifier la gestion de ses remontées terrain

Un logiciel de gestion des interventions est un outil indispensable, pour fiabiliser la remontée d’informations et fluidifier la communication entre les différents services d’une entreprise. Il permet de prendre en quelques instants les décisions les plus pertinentes pour l’entreprise et ses équipes. Avec un logiciel de gestion des interventions terrain, vous serez en capacité de retracer, en quelques secondes, toutes les opérations qui ont été effectuées par vos collaborateurs.

Voyons à présent un exemple concret de mise en œuvre à travers ce tutoriel, pour lequel nous utiliserons le logiciel Kizeo Forms, qui permet notamment de gagner un temps précieux dans la remontée des informations terrain tout en s’adaptant parfaitement à votre métier.

Pour illustrer notre propos, prenons la société BATIMENTEK, qui intervient dans le suivi de la construction de la grande route du Littoral. Les contrôleurs de BATIMENTEK sont amenés à se déplacer plusieurs fois par jour pour visiter les 15 sites du chantier de cette grande route.

Le problème ? Les sites sont répartis sur 120 km de long. Pour ne pas perdre d’information et les transmettre au plus tôt, Monsieur ILCONTROL, contrôleur chez BATIMENTEK, passe ses soirées à retranscrire sous Word toutes ses observations de la journée afin de pouvoir les envoyer par mail ou par la poste le lendemain matin après avoir imprimé ses rapports de visites de chantiers.

Fatigué de perdre un temps considérable dans ce travail chronophage et improductif, Monsieur ILCONTROL décide de s’équiper d’une licence Kizeo Forms.

Étape 1 : création du formulaire numérique

La première étape consiste pour Monsieur ILCONTROL à se rendre dans l’espace administration de kizeo Forms et à transposer son canevas de saisie papier en un formulaire numérique.

💡 Nos conseils avant de commencer : laissez s’exprimer votre créativité en réimaginant votre support de travail. La digitalisation offre de nombreuses possibilités, c’est pourquoi nous conseillons dans un premier temps de noter absolument tout ce que vous souhaiteriez pouvoir faire avec votre formulaire numérique. Par exemple, vous aimeriez y :

• Ajouter des photos ou encore géolocaliser vos données,
• Partager vos synthèses et comptes rendus automatiquement avec vos partenaires,
• inclure des conditions de validations.

Monsieur ILCONTROL, se connecte depuis son ordinateur à l’espace d’administration de Kizeo Forms. Après un rapide tour dans l’espace d’Administration, il clique sur « Créer un formulaire » puis :

• Le nomme : « suivi de chantier »,
• Y fait glisser depuis l’espace de création des éléments photographies, géolocalisation et texte (26 options sont possibles),
• Renomme les éléments choisis,
• Enregistre son formulaire.

Étape 2 : construction du rapport personnalisé

Une fois son formulaire « suivi de chantier », créé, Monsieur ILCONTROL doit réaliser son rapport personnalisé « visite de chantier ».

💡 Il s’agit de structurer la mise en forme des données qui seront saisies en mobilité dans le formulaire, sous la forme d’un document Word, Excel ou PDF. Il vous sera possible de personnaliser ce document avec l’en-tête de votre société, la police, le style de votre choix, etc. Kizeo Forms offre une totale liberté quant à la présentation de ce document.

Monsieur ILCONTROL décide de créer un rapport personnalisé de « visite de chantier » sous format PDF. 

Pour se faire, il se rend dans les options de son formulaire suivi de chantier depuis son espace de modification. Il clique sur « Exports », « Ajouter » et Word :

• Il télécharge le modèle d’exemple généré automatiquement par Kizeo Forms ; ce dernier comprend l’intégralité de ces champs au travers de code d’identification (##photo##, ##géolocalisation##, etc.),
• Il y apporte les modifications nécessaires afin de lui donner les couleurs de sa société comme :
  • L’intégration de son logo en en-tête,
  • La saisie de son adresse en pied de page,
  • La réorganisation du fichier pour correspondre à la structure utilisée auparavant,
• Il réinsère le document dans Kizeo Forms,
• Il enregistre son formulaire.

Étape 3 : automatisation des envois d’e-mails

Son rapport d’intervention personnalisé terminé, Monsieur ILCONTROL, peut mettre en place des scénarios d’e-mails. C’est-à-dire programmer l’envoi d’un ou plusieurs mails à des personnes différentes avec des contenus différents selon le destinataire. De cette façon, une fois ses formulaires remplis, des e-mails seront envoyés automatiquement aux interlocuteurs de son choix avec en pièces jointes le rapport personnalisé.

💡 Cette partie vous permet de transmettre la bonne information, en temps réel, aux interlocuteurs de votre choix. Ils recevront après chaque validation d’un formulaire, l’information dont ils ont besoin, et ce au format de leur choix.

Depuis les options de son formulaire, Monsieur ILCONTROL se rend ensuite dans l’onglet E-mail et clique sur « Ajouter » :

• Il rédige dans un premier temps l’objet et le contenu de son e-mail.
• Depuis l’onglet « Destinataire », Il paramètre les destinataires de cet e-mail en saisissant par exemple :
  • la balise (ex : ##mailduconducteurdetravauxt##) du champ de son formulaire où est saisi l’e-mail du conducteur de travaux dans la liste des destinataires
  • l’adresse de son collaborateur et la sienne en copie,
• Via l’onglet « Pièce jointe » il sélectionne le rapport personnalisé qu’il souhaite transmettre lors de cet envoi,
• Il enregistre son formulaire.

Ainsi, après chaque validation d’un formulaire, un e-mail sera envoyé au conducteur de travaux avec en pièce jointe le rapport personnalisé de chantier au format PDF. Il en recevra également une copie ainsi que son collaborateur.

Souhaitant toujours gagner du temps et faciliter le travail de son équipe et la communication entre les services, il décide de mettre en place l’envoi automatique de nouveaux e-mails avec des rapports personnalisés différents selon l’interlocuteur : 

• Un lui étant destiné pour faciliter la tenue de ses réunions hebdomadaires avec un fichier Excel en pièce jointe.
• Un deuxième pour sa hiérarchie, avec un fichier PDF joint résumant l’avancée du chantier.
• Un troisième pour le service sécurité dont l’envoi est conditionné à l’apparition d’un nouveau risque sur le chantier.

Cette étape terminée, Monsieur ILCONTROL n’aura plus à y revenir par la suite.

Étape 4 : saisie du formulaire depuis le smartphone

Monsieur ILCONTROL télécharge l’application Kizeo Forms sur son smartphone. Il se rend ensuite dans « mes formulaires » et à l’aide de la barre de recherche il retrouve son formulaire « suivi de chantier », précédemment créé sur son ordinateur.

Il peut dès lors commencer à saisir, directement depuis ses chantiers, les informations essentielles pour assurer, le bon déroulement des travaux et envoyer en temps réel à sa hiérarchie ses comptes rendus de visites de chantiers.

💡 Une fois votre saisie terminée et validée, vos rapports personnalisés seront envoyés automatiquement aux interlocuteurs que vous aurez préalablement identifiés, et ce même sans connexion internet (envoi en différé dans ce cas).

Étape 5 : exploitation des données recueillies depuis le terrain

Une fois les données saisies par les collaborateurs terrain, Madame CKURIZ, chargée de la sécurité dans la société BATIMANTEK, souhaite exploiter les données remontées du terrain pour les présenter durant une réunion QHSE.

💡 Cette étape, qui peut dans certains cas être facultative, consiste à exploiter à des fins propres à chaque entreprise l’ensemble des données recueillies sur une période définie.

L’entreprise BATIMANTEK à l’issue des travaux souhaite connaître le nombre d’accidents du travail avec arrêts intervenus depuis l’ouverture de chantier.

Pour ce faire Madame CKURIZ doit se connecter à l’interface web de Kizeo Forms puis aller dans le menu « Données » et dans le sous-menu « Historique ». Dans ce dossier, elle pourra y retrouver les données saisies par les utilisateurs sur le formulaire « suivi de chantier », et effectuer les actions suivantes :

• Voir les informations saisies sur les champs du formulaire,
• Télécharger les rapports personnalisés ou le PDF standard de Kizeo,
• Renvoyer l’e-mail,
• Modifier la donnée,
• Exporter certaines ou toutes les données dans un document Excel.

Voir tous les logiciels Gestion des interventions et tournées

En conclusion

Avec Kizeo Forms vous n’aurez plus à relever sur papier toutes vos observations terrain, puis à les retranscrire sur votre ordinateur en fin de journée. Il ne sera plus nécessaire d’attendre de rentrer au bureau pour diffuser l’information : elle est envoyée en temps réel.

De plus, tous vos documents seront historisés et vous ne prendrez pas le risque de les perdre. Les nombreuses fonctionnalités de Kizeo Forms s’adaptent à tous les besoins des professionnels et vous feront gagner un temps considérable.

Vous pourrez facilement libérer deux jours de temps de travail par semaine pour vos activités cœur de métier.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.