La digitalisation des TPE/PME est en marche... Comment réussir la vôtre ?

Le XXIème siècle est marqué par la digitalisation. Internet et les réseaux sociaux se sont rapidement imposés comme la première source d’information des consommateurs. Les bénéfices : indépendance et gain de temps. De ce fait, la transformation digitale est devenue une réalité pour les entreprises qui se sont adaptées en créant un parcours client autonome et efficace.

Bien que cette approche ait été initiée par le BtoC, la digitalisation s’impose aujourd’hui aussi pour les entreprises BtoB. Où en sont les PME/TPE françaises dans leur digitalisation ? Quels sont les bénéfices à entamer cette mutation et surtout, comment se lancer ? Voici un tour d’horizon de l’avancée du digital au sein des PME/TPE françaises.

La digitalisation d’une entreprise, c’est quoi ?

Le terme de digitalisation ne revêt pas la même signification pour tout le monde. D’après une étude récente menée par Opinion Way (1) auprès de dirigeants de PME, la digitalisation d’une entreprise signifie, pour 61 % d’entre eux, avoir un site internet à jour. Vient ensuite, pour 53 % des personnes interrogées, le fait de pouvoir compter sur un service informatique efficace.

Pour autant, la digitalisation d’une entreprise ne comporte pas seulement une dimension technologique. Il faut plutôt y voir une nouvelle vision de l’entreprise, avec une nouvelle culture et de nouvelles valeurs. Cela implique des changements profonds des processus internes, pour les différents services et ce n’est pas simple à mettre en place. Pour que l’ensemble fonctionne, cela demande une implication totale de tous les membres de l’entreprise.

Il convient de garder à l’esprit que la digitalisation est un moyen de répondre aux besoins des clients, comme des collaborateurs. Une fois la transformation effectuée, les bénéfices sont rapidement identifiables par toutes les parties prenantes.

État des lieux : Où en sont les PME françaises ?

La France accuse un gros retard par rapport à ses voisins, concernant la digitalisation de ses PME. La cause la plus probable est que les dirigeants n’ont pas encore pris conscience des enjeux. Ils éprouvent des difficultés à définir la démarche globale à entamer, pour transformer en profondeur leur entreprise.

D’après une étude BPI France Le Lab (2) de 2020, réalisée auprès de 1 800 dirigeants de PME, 87 % d’entre eux n’ont pas pour priorité de convertir leur entreprise au digital.

On sait pourtant que les performances d’une entreprise sont aujourd’hui corrélées à leur avancée vers une transformation digitale.

Cependant, on note une certaine accélération du phénomène de digitalisation des PME, depuis la survenue de la pandémie mondiale. C’est l’un des effets positifs de cette crise sanitaire. La digitalisation des entreprises a été boostée par la pandémie.

En 2021, ce ne sont pas moins de 66 % des TPE/PME françaises (3) qui possèdent leur propre site internet, contre 37 % en 2020. Parmi les entreprises les plus visibles sur internet, on retrouve celles du secteur de la restauration et de l’hébergement. Logique lorsque l’on sait que 50 % de ces entreprises vendent leurs marchandises et leurs prestations en ligne.

La digitalisation peine cependant à trouver sa place au sein des entreprises œuvrant dans le secteur du bâtiment et de la logistique. Ces dernières sont plutôt tournées vers des outils de simplification des processus internes :

• gestion des stocks,
• gestion des plannings,
• facturation, etc.

La distinction ne se fait plus entre les grosses et les petites entreprises, mais plutôt entre celles qui ont franchi le cap de la digitalisation et les autres, encore à la traîne.

Les bénéfices de la digitalisation pour votre entreprise de services

Les dirigeants qui hésitent encore à digitaliser leur entreprise ne voient que les difficultés et la surcharge de travail à court terme. Pourtant, ceux qui ont osé se lancer ne le regrettent pas.

Meilleure communication et gain de temps

Mickaël Crouquet, responsable du service maintenance de Sacofa, une entreprise d’installation de matériel électrique, se félicite :

« L’entreprise compte 15 techniciens qui tournent [...] sur des interventions. Aujourd’hui, avec la solution BigChange, le système, véritable outil collaboratif, nous permet de communiquer entre nous, mais également avec le client. Je peux voir, directement sur internet, ce que le technicien a fait en intervention. »

Avec un tel outil, la communication est facilitée et les erreurs humaines diminuent fortement. Mais ce n’est pas le seul avantage de ce genre de logiciel.

« La solution nous permet de stocker des données importantes comme l’historique des interventions et des photos des chantiers. »

Toutes les informations concernant le client sont disponibles à tout moment et depuis n’importe quel appareil mobile ou fixe. Le gain de temps n’est plus à démontrer.

Des outils qui s’adaptent aux entreprises

La période d’implantation des outils informatiques dans les entreprises, ainsi que leur prise en main par les collaborateurs, est souvent vue comme un ralentissement, voire un arrêt, de l’activité. Toujours selon l’étude d’Opinion Way (1), 45 % des dirigeants de PME/TPE interrogés n’ont pas digitalisé leur entreprise, mais surtout, n’envisagent pas de le faire pour le moment. Est-ce un manque de connaissance à propos des différentes possibilités proposées ?

Certains dirigeants ont, quant à eux, sauté le pas et ne le regrettent pas comme le souligne Bruno BLIN, gérant associé de Médiaction, une entreprise de services qui intervient dans les quartiers dits sensibles.

« La collaboration avec les équipes de BigChange a commencé en 2020. La première étape consistait à comprendre le cœur de métier de Médiaction. Ensuite, une solution [...] personnalisée a été élaborée pour coller au plus près des attentes de la société. »

Le principe de la digitalisation d’une entreprise n’est pas de lui faire perdre du temps et de l’argent. Les sociétés qui commercialisent ce type de solutions jouent un rôle important en termes d’accompagnement de leurs clients. Après la personnalisation de l’outil vient une période de formation destinée aux collaborateurs de l’entreprise cliente. Ensuite, le logiciel évolue en fonction des demandes et des besoins émergents.

« Aujourd’hui, la solution BigChange tourne très bien. Nous avons des interlocuteurs qui répondent à nos questions et qui nous aident à faire évoluer le produit en fonction des demandes de reporting et de statistiques de nos clients. La prochaine étape sera d’intégrer à l’outil, la géolocalisation des véhicules ainsi que celle des interventions. »

Les ingrédients clés pour réussir la digitalisation d’une entreprise

La seule volonté d’un dirigeant d’entreprise, de digitaliser sa société, ne suffit pas. Voici les ingrédients clés qui permettent de réussir cette transformation et d’en tirer tous les bénéfices.

Une équipe dirigeante investie

Pour qu’une transformation d’entreprise fonctionne, il faut une équipe dirigeante convaincue du bien-fondé de cette mutation profonde. Si certains collaborateurs n’ont pas saisi la valeur ajoutée de la digitalisation de leur entreprise, ils ne seront pas moteurs du changement.

L’équipe doit pousser et accompagner ce changement auprès des collaborateurs, dont les méthodes de travail vont se trouver modifiées.

Le meilleur moyen d’y arriver est de montrer des exemples d’entreprises et d’employés, pour qui la digitalisation a été bénéfique. Les équipes se projetteront et seront alors plus sereines dans les choix d’orientation de leurs dirigeants.

Une équipe projet qui structure, organise, forme les équipes

Une fois l’idée de la digitalisation adoptée par l’entreprise, il convient de désigner une équipe projet, entièrement dédiée à cette transformation technologique. Les membres structurent d’abord le programme en différentes étapes et entament la collaboration avec le prestataire commercialisant la solution.

Ensemble, ils déterminent les besoins de l’entreprise et élaborent une solution personnalisée, adaptée au secteur d’activité de l’entreprise et aux attentes de ses dirigeants. Ensuite, ils organisent le déploiement du ou des logiciels au sein de l’entreprise et forment les équipes techniques, qui utiliseront ces outils au quotidien.

Une dynamique d’implication des équipes terrain

Les équipes de terrain sont néanmoins impliquées tout au long du processus de transformation digitale. L’idée est qu’elles s’approprient les nouveaux outils et adhèrent aux changements proposés.

Dès le départ, les collaborateurs sont interrogés sur leurs attentes et leurs besoins. Ainsi, la personnalisation de l’outil est réellement adaptée à l’entreprise. Rapidement, les ambassadeurs peuvent être identifiés et seront des relais d’opinion clé pour embarquer l’ensemble des équipes.

Un accompagnement dans le déploiement de la solution digitale

Une solution digitale intégrée, qui remplace les outils et logiciels utilisés depuis toujours par les équipes d’une entreprise, peut perturber certains collaborateurs. Même si l’objectif est de faciliter le travail de chacun, beaucoup de personnes peuvent être, par nature, réfractaires aux changements.

L’entreprise BigChange, spécialisée dans les solutions tout-en-un, destinées aux entreprises de services sur le terrain, agit en qualité de conseil et partenaire externe. Elle accompagne ses clients, et plus particulièrement l’équipe projet, dans le déploiement de la solution adaptée à l’entreprise en question.

• Étude des besoins,
• Définition des process
• Programmation du logiciel,
• Implantation dans l’entreprise,
• Formation des collaborateurs à l’utilisation d’un nouvel outil,
• Ajout de fonctionnalités,
• Amélioration de la solution.

Le prestataire externe est un véritable partenaire à long terme, dans le déploiement de la solution digitale et son évolution dans le temps.

La digitalisation des entreprises en France s’amorce lentement, par manque d’information des dirigeants sur les bénéfices potentiels, mais également par manque d’accompagnement. Heureusement, des entreprises prestataires l’ont compris : elles fournissent aujourd’hui des solutions clé en main, pour amorcer la digitalisation à grande échelle des secteurs en demande.

(1) Étude menée par Opinion Way auprès des 1 000 chefs d’entreprise de PME (< 250 salariés en France)
(2) Étude menée par BPI France Le Lab
(3) Étude menée par Baromètre France Num par le Crédoc