STOP aux réunions de travail inutiles : organisez des meetings efficaces
La réunion de travail (ou meeting) rythme notre vie professionnelle.
Et pour cause ! Elle est indispensable à la bonne conduite des activités et de la gestion des projets de l’entreprise.
Pourtant, beaucoup considèrent la plupart des meetings inutiles, les perçoivent comme une perte de temps. Pour exemple, un sondage IFOP réalisé à la demande Wisembly (plateforme spécialisée dans la gestion d'événements), rapporte que 92 % des cadres participent régulièrement à des réunions au travail, mais seulement 12 % d’entre eux les estiment réellement productives et profitables.
Quelles sont alors les clés d’une réunion d’équipe réussie ? Quelles bonnes pratiques mettre en place pour lui redonner un sens ?
Entre conseils judicieux et logiciels malins, découvrez comment organiser et conduire une réunion de travail efficace.
Qu’est-ce qu’une réunion de travail ?
L’objectif de la réunion de travail
Une réunion de travail consiste à rassembler différents participants dans le but d’atteindre certains objectifs prédéfinis.
Toutefois, le terme “réunion” implique au minimum la présence de trois personnes. Si deux individus seulement se réunissent, nous parlerons plutôt d’un entretien, ou d’un one to one.
Par ailleurs, la réunion de travail s’impose uniquement quand un besoin d’échanges se fait ressentir, lorsqu’une dynamique de groupe est requise. Sauf cas exceptionnel, évitez d’organiser un meeting dans le but de transmettre des informations de manière “descendante”. Dans ce cas, un simple mail peut suffire.
D’où l’importance de bien réfléchir en amont aux objectifs de votre réunion. Cela paraît évident, mais demandez-vous toujours “Dans quel but précis dois-je réunir mes collaborateurs ?”. Sans cette réflexion préalable, vous courez le risque de faire perdre beaucoup de temps à tout le monde.
Les objectifs de la réunion peuvent être de différentes natures :
- établir un plan d’action,
- réorganiser un service,
- réorganiser les méthodes de travail,
- accueillir un nouveau salarié,
- coordonner des projets,
- négocier, etc.
Une fois votre objectif clairement défini, vous êtes en mesure de mieux appréhender l’orientation que prendra votre réunion de travail, de quel type elle sera.
Les différents types de réunion de travail
Le contenu de la réunion détermine son type. Parmi les plus courants, nous pouvons citer :
- la réunion de service ou de revue : récurrente, elle sert à faire le point en équipe sur les projets en cours. Elle favorise les échanges entre les participants ;
- la réunion d’information : moins participative que la précédente, elle se tient lorsque la direction doit communiquer sur des éléments vraiment importants (nouvelle organisation, changement de cap, rachat, etc.). Avant de l’organiser, demandez-vous toujours si les informations ne peuvent pas être transmises autrement, par mail par exemple ;
- la réunion de crise ou de résolution de problème : elle permet de débloquer une situation compliquée, de régler des conflits, de résoudre des problèmes de communication, etc. ;
- le brainstorming ou remue-méninges : réunion créative par excellence, elle mène à la venue de nouvelles idées, propositions, pour faire évoluer votre business.
Fort·e de tous ces conseils, vous avez désormais les clés en main pour proposer uniquement des réunions de travail vraiment pertinentes. Il est temps maintenant d’entrer un peu plus dans le vif du sujet, et de vous demander comment préparer votre meeting.
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