Passez à la vitesse supérieure avec les bons outils de pilotage projet

Quels outils de pilotage de projet pour votre entreprise ?

Aujourd’hui, l’activité des organisations s’articule de plus en plus autour de projets. Projets qui, au demeurant, se complexifient et impliquent davantage de parties prenantes.

Conséquence ? Les chefs de projets et leurs équipes doivent composer avec de nombreux paramètres, tout en assurant la réussite du projet et le respect des deadlines.

Planification, allocation des ressources, suivi des tâches… seule l’utilisation d’outils de pilotage de projets vous assure la réussite de vos actions. Mais lesquels sont-ils ?

Découvrez dans cet article le détail des indispensables du pilotage de projet, illustré d’exemples précis.

Un outil de pilotage projet est un dispositif, et donc le cas échéant un logiciel, destiné à faciliter la mise en place d’actions pour atteindre les objectifs d’un projet et gagner en performance. C’est pourquoi ce type d’outils se révèle à la fois

• stratégique,
• et opérationnel.

Cependant, la gestion de projet englobe un nombre important d’activités et de processus :

• planifier le projet,
• affecter les ressources,
• gérer le budget,
• suivre l’avancement du projet et les KPIs, etc.

Par conséquent, nombreux sont les outils soutenant le pilotage. Nous vous présentons maintenant les principaux.

☝️ Notez bien sûr que les besoins en matière d’outillage diffèrent d’une organisation à une autre, en fonction de la taille de ses projets, du nombre de collaborateurs impliqués ou encore de la nature de ses activités.

Grâce à une visualisation synthétique de votre projet, un tableau de bord permet d’accéder en un coup d’œil à l’ensemble des données importantes. Par conséquent, cet outil :

• soutient les activités opérationnelles : grâce aux informations visibles sur le tableau de bord, pilotez et contrôlez plus finement le projet, et manœuvrez de manière proactive ;
• accompagne les prises de décision stratégiques : un tableau de bord constitue un excellent outil de reporting pour suivre vos KPIs :
  • progression du projet,
  • délais de réalisation,
  • budget, etc. Vous êtes ainsi en mesure de confronter le réel avec le prévisionnel, et de réorienter vos actions au besoin.

🛠️  Bubble Plan est une solution de gestion de projet complète et simple à la fois, intégrant notamment un tableau de bord afin d’assurer le suivi d’un portefeuille de projets. Cette fonctionnalité permet au gestionnaire de projet ou au PMO de se concentrer sur leurs indicateurs principaux et sur la météo des projets : ils voient rapidement si les objectifs ont été atteints ou non.

🛠 monday.com est une plateforme de gestion de travail simple, complète et ultra intuitive qui facilite votre gestion de projet grâce à des tableaux de bords ludiques et 100% personnalisables. Grâce aux 15 widgets disponibles, vous pouvez créer votre tableau de bord en fonction de vos besoins : budget, charge de travail, avancement du projet… prenez des décisions sur des données chiffrées et mises à jour en temps réel ! 

Selon les organisations, la planification s’intègre ou non au processus de pilotage en lui-même. En revanche, elle constitue incontestablement une des premières étapes du management de projet en général.

Mais qu’entend-on exactement par planification ?

Établir un planning projet consiste entre autres à :

• identifier les tâches nécessaires à l'élaboration du projet,
• hiérarchiser et articuler ces tâches entre elles grâce, notamment, au diagramme de PERT,
• définir leur durée et leur échéance,
• mettre en place un calendrier ou un support visuel représentant cette planification. Un diagramme de Gantt est généralement utilisé, car il offre une bonne représentation :
  • des différentes tâches à exécuter dans le temps,
  • de l’ensemble du déroulé du projet,
  • des jalons importants.

🛠️ Avec Celoxis, pilotez l'ensemble de votre projet de manière intuitive et simple. Pour assurer une exécution optimale du projet, définissez :

• les jalons,
• les tâches,
• les dépendances,
• et même l'ordonnancement automatique.

Avec l'allocation des ressources par tâche (personnel, budget, matériel), vous êtes certain que chaque étape se déroulera sans accroc. L'analyse du chemin critique priorise les tâches cruciales et dirige les équipes proactivement, réduisant le temps de reconfiguration des plans. En prime, avec le diagramme de Gantt, vous avez une vue clair sur les échéanciers et l'évolution du projet.

🛠️  GanttPRO est une solution de gestion et de planification de projet basée sur le principe du diagramme de Gantt. Elle offre, entre autres, la possibilité de planifier et de contrôler plusieurs projets à la fois. Le tout en favorisant le travail collaboratif et la communication interne :

• création d’espaces de travail,
• transfert de pièces jointes,
• ajout de commentaires, etc.

Une fois la planification effectuée, il convient de savoir quels moyens matériels et humains seront déployés pour exécuter les différentes tâches. C’est ce que l’on appelle la gestion des ressources, activité consistant à faire coïncider les capacités en ressources avec les besoins de l’entreprise.

Ceci peut-être exécuté au moyen d’un capacity planning, outil offrant une vision stratégique de la répartition des ressources, dans le but de concilier :

• bien-être des employés : les compétences de chacun sont utilisées à bon escient et les charges de travail trop importantes évitées ;
• et atteinte en temps et en heure des objectifs.

🛠️  Mavenlink est un logiciel de gestion de projet qui est surtout orienté gestion des ressources. Avec cet outil, vous savez en un coup d’œil quel salarié est le plus à même d’exécuter telle ou telle mission par rapport :

• à ses compétences,
• à sa disponibilité.

Avec la gestion des tâches, vous vous concentrez davantage sur l’opérationnel.

Un outil de gestion des tâches, ou gestionnaire de tâches, permet :

• de suivre la progression des différentes tâches :
  • celles qui ont été réalisées,
  • celles qui sont en cours,
  • celles qu’il reste à faire.
• d’assigner les bonnes tâches aux bonnes personnes.

Un des outils de suivi de projet les plus utilisés reste la méthode Kanban. Elle consiste à représenter les tâches sous forme d’étiquettes, que l’on fait évoluer dans des colonnes («à faire», «en cours», «à tester», etc.) en fonction de leur avancement.

🛠️  Grâce à la timeline de Taskworld, outil doté de tableaux Kanban et de tâches interactives, vous bénéficiez d’une meilleure visualisation de vos projets Vous obtenez ainsi une vue d’ensemble de leur progression, et renforcez la collaboration entre vos équipes.

Pour piloter un projet, il convient d’avoir une bonne gestion des temps de travail, de savoir combien d’heures ont été nécessaires à l’exécution de certains travaux. De cette manière, vous :

• anticipez les éventuels retards pour réajuster, par exemple, vos deadlines ou vos besoins en ressources ;
• obtenez une idée plus précise du temps requis pour chaque activité : de la sorte, vous maîtriserez mieux vos planifications futures.

🛠️  Gryzzly est un outil de pilotage de la rentabilité des projets. Grâce à un chatbot intégré à Slack, la saisie des heures travaillées est plus facile et régulière, tout en se reposant sur un système déclaratif peu intrusif. Conséquence : les entreprises et agences maîtrisent leurs budgets clients grâce à des indicateurs plus fiables et précis (Tarif Journalier Moyen, coût homme, marge brute et nette).

Le pilotage de projet nécessite de communiquer et de collaborer de façon optimale avec l’ensemble des parties prenantes, afin de fluidifier les processus et améliorer la productivité.

Ceci implique, pour les organisations, d’être en capacité :

• d’échanger en temps réel,
• de partager des données et des fichiers,
• de travailler sur les mêmes documents,
• de créer des espaces de travail collaboratifs, etc.

🛠️ Grâce à NetExplorer Workspace, solution de partage et de stockage de fichiers, vous collaborez avec vos équipes internes, mais aussi avec des prestataires externes. Il est notamment possible, avec cet outil, de créer des espaces partagés, de gérer les droits d’accès et de tracer les actions effectuées sur les divers documents.

Et si on vous évitiez la multiplication des outils grâce à une solution centralisant toutes les fonctionnalités indispensables au pilotage de projet ?

Il existe en effet des logiciels de gestion de projet, véritables «copilotes» du chef de projet et des équipes pour obtenir une vision d’ensemble des activités.

🛠️  Connaissez-vous Jira, le logiciel de gestion de projet des développeurs et des équipes agiles ? Il permet de hiérarchiser et de prioriser les tâches à partir des méthodologies Scrum et Kanban. Mais l’outil est également bon pour la construction de roadmaps et la génération des reportings. Les équipes disposent alors des données nécessaires à l’adoption du meilleur plan d’action.

Si votre entreprise est suffisamment importante pour compter avec un nombre conséquent de projets, le pilotage implique de devoir prendre encore plus de hauteur par rapport à l’opérationnel (arbitrer quels projets sont prioritaires par exemple).

Dans ce cas, mieux vaut opter pour un logiciel de gestion de portefeuille de projets, ou logiciel PPM.

🛠️  Clarizen est particulièrement adapté aux grands comptes et aux entreprises multinationales. Il offre une intégration complète de tous les besoins, du travail collaboratif à la gestion de projets complexes, en connectant les échanges et la documentation avec les tâches concernées. Ses fonctionnalités de reporting sont agréables à l’usage et le paramétrage de l’outil peut se faire de façon autonome.

🛠️  SuitePro-G couvre tout le spectre de la gestion de portefeuilles de projets avec tableau de bord, suivi des temps et des ressources, planification. Il permet d’aligner innovations, stratégies et opérations mais aussi de fédérer toutes les équipes. Son atout principal est l’aspect pragmatique et intuitif qui offre à tous les contributeurs (PMO, chef de projets, DSI,…) une véritable culture du mode projet.

🛠️ Triskell est un logiciel de gestion de portefeuille de projets à destination des ETI et grands comptes. Son atout principal ? Aller plus loin qu’un simple PPM, en se positionnant comme un véritable outil de gouvernance stratégique. Il adresse ainsi toute la chaîne de valeur du pilotage de l’entreprise, jusqu’à l’opérationnel, en mettant l’accent sur la capacité et la gestion des ressources. En parallèle, le logiciel reste simple à utiliser et à prendre en main, et son agilité répond à tous vos besoins spécifiques.

🛠️  Z0 Gravity centralise vos données dans un même environnement. Solution hautement personnalisable et tout-en-un, elle gère tous les aspects de vos projets, de votre budget à la planification des tâches, en passant par la gestion documentaire et la saisie des temps. De plus sa prise en main est rapide, grâce à une ergonomie bien pensée et une navigation fluide.

Enfin, notez qu’il existe des outils de gestion de projet «gratuits».

Gladys, par exemple, est une solution complète (gestion des tâches, allocation des ressources, chiffrage des tâches, fonctions collaboratives, etc.). Mais surtout, elle est gratuite pour le périmètre suivant : 2 espaces de travail, 5 invités par espace, 2 Go de stockage.

En effet, si vous cherchez un logiciel de pilotage de projet gratuit, sachez que vous rencontrerez toujours des contraintes :

• nombre d’utilisateurs limité,
• fonctionnalités restreintes,
• espaces de stockage insuffisant, etc.

Toutefois, ces solutions «gratuites» constituent souvent une bonne manière de tester l’outil, de voir s’il correspond à vos besoins, avant de vous orienter vers une version payante.