Cap vers la réussite de votre projet grâce au cahier des charges [+ modèle]

Le cahier des charges est un outil précieux quand on procède au cadrage de son projet.

Que vous ayez prévu de lancer votre site internet, une application mobile, de faire une refonte, ou tout autre projet digital, établir un cahier des charges est la première étape indispensable pour un projet couronné de succès.

Afin de vous aider à maîtriser sa rédaction sur le bout des doigts, nous vous expliquons dans cet article qu’est-ce qu’un cahier des charges, quelle est son utilité et quels en sont les différents types (cahier des charges fonctionnel et cahier des charges technique).

Nous vous proposons également notre modèle de cahier des charges, pour vous aider à rédiger le vôtre.

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Qu’est-ce que le cahier des charges ?

Cahier des charges : définition

Le cahier des charges, également appelé CDC, est un document élaboré lors du cadrage d’un projet. Ainsi, il permet de formaliser les besoins, les objectifs, les contraintes, la portée, les fonctionnalités attendues, les délais et le budget prévisionnel.

C’est généralement le chef de projet qui est en charge de la rédaction d’un cahier des charges, bien qu’il puisse être élaboré en externe par un prestataire.

Quelle est l’intérêt d’un cahier des charges ? ?

Le cahier des charges permet :

• de réfléchir à ses objectifs et de les définir. Vous pourrez par la suite déterminer les éléments qui devront être présents pour y répondre ;
• de définir les priorités du projet ;
• d’aider les interlocuteurs à vous conseiller au mieux ;
• d’estimer le budget et les délais nécessaires à la bonne réalisation du projet ;
• d’établir un plan de charge pour piloter la gestion de ses ressources.

Concrètement, le cahier des charges a pour fonction de servir de base pour la planification et le pilotage du projet.

Quand rédiger un cahier des charges ?

Le cahier des charges doit être établi en amont du lancement de votre projet.

Vous l’aurez compris, ce dossier est essentiel pour définir précisément les spécifications et objectifs de projets complexes, qu’il soit question de :

• lancement de nouveaux produits,
• la collaboration avec des fournisseurs,
• l'approbation de budgets.

Il joue un rôle central en assurant une compréhension uniforme entre toutes les parties prenantes, réduisant ainsi les risques de malentendus et optimisant la gestion du projet.

Ce document est donc crucial avant de lancer des initiatives nécessitant une coordination étroite et une définition claire des attentes.

2 types de cahier des charges : fonctionnel et technique

On recense deux types de cahiers des charges :

• Le cahier des charges fonctionnel : il vise à dessiner les contours d’un projet. Il permet de définir les besoins auxquels le futur produit devra répondre, en termes de fonctionnalités. Il sera par la suite transmis pour servir de base au cahier des charges technique, qui traduit les besoins fonctionnels en spécifications techniques.
• Le cahier des charges technique : il met l’accent sur la partie technique du développement du projet. Il traduit les besoins fonctionnels en exigences techniques, et fait ressortir les différentes contraintes. Ce document est indispensable au travail des développeurs, afin de maximiser les chances de répondre précisément aux besoins.

💡 Bien souvent, les cahiers des charges fonctionnel et technique se trouvent dans un même cahier des charges global, mais ils peuvent également être rédigés à part.

Vous êtes plutôt explications visuelles ? Cette vidéo vous détaille tout ce que vous avez à savoir sur le cahier des charges. 🎬

Pour vous aider à établir le cahier des charges de votre projet, Appvizer met à votre disposition un exemple de cahier des charges au format PDF à remplir. À vous de le compléter avec vos propres informations !

Comment bien établir le cahier des charges de son projet ? Contenu et bonnes pratiques

Étape 1 : présentez l’entreprise

Cette première tâche implique de décrire rapidement l’entreprise pour laquelle le projet est réalisé. Elle s’avère surtout utile lorsque des prestataires externes sont sollicités, afin qu’ils saisissent bien l’identité de leur client.

Il n’est pas nécessaire d’être exhaustif. Il vous suffit de lister les informations essentielles à la compréhension de la raison d’être d’entreprise (son why).

👉 Quelques exemples :

• son secteur et son marché d’activité,
• son cœur de métier,
• ses produits ou services phares,
• sa vision à court, moyen et long terme,
• ses interlocuteurs.

Étape 2 : présentez le projet

Le contexte

• À quels besoins doit-il répondre ?
• Pourquoi ces derniers ont-ils émergé et comment ?
• À qui la réalisation du projet se révélera-t-elle utile ?

Il s’agit ici de faire comprendre les tenants et les aboutissants du projet, pour que tous les acteurs impliqués comprennent les enjeux et œuvrent à y répondre au mieux.

👉 Exemple :

Projet de refonte d’un logiciel métier GED afin de mieux satisfaire les besoins des utilisateurs.

Les objectifs

Un même type de projet peut cacher des intentions et des objectifs différents. C’est pourquoi il est essentiel de les connaître et de spécifier les résultats attendus, afin :

• d’avancer dans la bonne direction ;
• de prendre des décisions éclairées.

💡 La méthode SMART constitue le meilleur moyen de procéder. Elle consiste à évaluer le bien-fondé d’un objectif en s’assurant qu’il soit :

• Spécifique (clairement défini, notamment grâce à la méthode QQOQCP,
• Mesurable (chiffrable),
• Atteignable (en tenant compte des ressources nécessaires disponibles par exemple),
• Réaliste (pertinent),
• Temporellement défini (en se fixant une deadline, notamment en définissant une roadmap).

👉 Quelques exemples :

• obtenir un taux de réponse de sa plateforme deux fois plus rapide ;
• augmenter la productivité des utilisateurs de 50 % ;
• dématérialiser le circuit de validation des documents.

Le périmètre

Fixer le périmètre d’un projet consiste à définir ses limites, dans le but de déterminer précisément le cadre dans lequel il évoluera :

• Le projet concerne-t-il une entreprise ? Un groupe ?
• L’impact est-il régional, départemental, national ou international ?
• Implique-t-il l’usage de plusieurs langues ? Etc.

👉 Exemple :

La plateforme est utilisée par les différentes agences du groupe, réparties sur tout le territoire français. Cela représente environ 250 utilisateurs.

Les éléments existants

Enfin, il convient d’inclure tout élément existant facilitant la compréhension, mais aussi la réalisation du projet.

👉 Quelques exemples :

• les versions précédentes,
• les maquettes,
• les documents de présentation,
• le nom de domaine, etc.

Étape 3 : décrivez la cible du projet

Si vous avez précisé lors de l’étape précédente à qui s’adresse le projet, certains cas de figures imposent de rentrer plus dans le détail. En effet, plus vous décrirez précisément votre cible (ou vos cibles), plus vous augmenterez vos chances de l’atteindre. Si cet exercice n’est pas évident à réaliser, il vous fera gagner en pertinence sur le travail accompli.

💡 Votre projet est à destination de votre clientèle ? Définissez alors votre persona marketing, à savoir le profil type fictif de votre client idéal, avec un maximum d’informations :

• prénom,
• âge,
• situation personnelle,
• profession,
• salaire,
• centres d’intérêt,
• interrogations, problèmes rencontrés, contraintes,
• extraits de phrases écrites ou prononcées, type de vocabulaire employé.

Pour glaner ces informations, vous pouvez :

• poser des questions à vos clients ;
• analyser les informations de vos prospects ;
• lire les discussions sur les forums traitant de leurs problèmes ;
• récolter des informations plus précises sur les formulaires de contact ou de téléchargement.

👉 Exemple :

Découvrez notre article dédié au persona marketing, qui présente un exemple et template à télécharger pour vous aider à créer les vôtres.

Étape 4 : évaluez votre concurrence

Si cette étape reste optionnelle selon le type de projet, elle devient rapidement indispensable dans certains cas, comme pour le développement d’un site internet par exemple. En effet, pour réussir votre positionnement, vous devez connaître vos concurrents principaux et secondaires, et recenser dans le cahier des charges les informations les plus importantes à leur sujet.

Ensuite, libre à vous de déterminer votre positionnement en proposant quelque chose de fondamentalement nouveau, ou de similaire, mais répondant mieux aux besoins de votre cible.

👉 Quelques exemples :

• Qui sont vos concurrents directs et indirects ?
• Quels sont leurs atouts ?
• Quelles sont leurs faiblesses ?
• Quels sont leur positionnement et leur image de marque ?
• Quels éléments vous différencient d’eux ?

Étape 5 : définissez votre charte graphique et ergonomique

Dans le cadre de projets web, cette partie est utile à rédiger lorsque :

• vous possédez déjà une charte graphique afin d’en préciser les composantes ;
• vous souhaitez en créer une nouvelle, mais qu’elle soit en accord avec la précédente.

👉 Exemples d’éléments à spécifier :

• le logo,
• la typographie,
• les couleurs,
• les illustrations, etc.

Étape 6 : déterminez une enveloppe budgétaire

Fournir une estimation du budget global permet d’aiguiller les potentiels prestataires pour la réalisation de leurs devis.

☝️ Veillez à ne pas le sous-estimer ! Il doit rester cohérent avec vos demandes, mais également englober tous les éléments qui impacteront le projet sur le long terme, comme l’évolutivité d’un logiciel ou d’un site web par exemple.

Étape 7 : précisez les délais de réalisation

Déterminez dans votre cahier des charges la date de réalisation butoir, celle à laquelle le livrable final sera fourni. Comme pour le budget, ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la réalisation de chaque élément. Soyez réaliste, car dans le cas contraire, vous risquez de :

• ne pas respecter les deadlines ;
• vous retrouver avec un projet bâclé.

💡 Bon à savoir : la date de livraison du cahier des charges pourra être reprise dans un devis ou une facture et devenir contractuelle.

Pour les projets complexes, n’hésitez pas à poser différents jalons (avec des livrables intermédiaires) et à proposer un planning sous forme de diagramme de Gantt.

⚒️ Pour vous aider dans la planification, Celoxis est une solution idéale qui vous fait gagner du temps, de par sa personnalisation, mais aussi en tant qu'outil complet, car il vous permet :

• de créer un diagramme de Gantt pour visualiser le calendrier,
• de créer et d'assigner les tâches,
• de définir les priorités et les dépendances,
• de créer des ordonnancements automatiques,
• le tout en mettant en avant les tâches critiques qui pourraient impacter le bon déroulement du projet.

Étape 8 : listez les spécifications fonctionnelles

Les spécialités fonctionnelles présentent les objectifs du projet et ce que va faire le produit. 💭

Elles permettent aussi à établir les spécialités techniques, mais nous y reviendrons plus tard.

Les fonctionnalités

La partie fonctionnelle du cahier des charges vise à traduire, comme son nom le laisse entendre, les besoins en fonctionnalités.

Plus vous détaillerez cette partie :

• moins les fonctionnalités seront soumises à interprétation ;
• et plus les livrables se rapprocheront de vos objectifs.

👉 Exemple :

• titre,
• objectif,
• description,
• cible,
• sous-fonctionnalités,
• contraintes et règles de gestion,
• niveau de priorité.

💡 Comment vous assurez de lister l’ensemble des fonctionnalités à développer sans en oublier aucune ? Certaines équipes choisissent de recourir à l’impact mapping. Cette méthode consiste à établir une cartographie en se demandant :

• Quel est l’objectif principal du site ?
• Quelles sont les cibles ?
• Quels sont les besoins de ces dernières ?
• Quelles fonctionnalités peuvent y répondre ?

Exemple d’un impact mapping pour le site d’un hôtel :

L’arborescence

Si votre projet concerne un site internet ou une application mobile, proposez dans le cahier des charges votre vision de son arborescence.

👉 Exemple :

• catégories,
• sous-catégories,
• navigation,
• organisation.

💡 Pour offrir plus de lisibilité au lecteur, présentez-là sous forme d’un schéma. Reprenons l’exemple de notre hôtel :

Le contenu

Enfin, recensez dans cette partie les différents types de contenus qui figureront sur votre site internet.

👉 Quelques exemples :

• articles de blog,
• vidéos,
• images,
• documents à télécharger.

N’hésitez pas à apporter des précisions sur la manière dont vous souhaitez qu’ils soient présentés et gérés.

Étape 9 : listez les spécifications techniques

Si les spécifications fonctionnelles détaillent ce que le produit va faire, les spécifications techniques du cahier des charges détaillent comment le produit va le faire. ⚙️

Elle vise donc à mettre en avant les exigences et contraintes techniques du projet pour répondre aux besoins, et mentionne également les préférences en matière de méthodes et de procédés de développement.

👉 Quelques exemples :

• les moyens de paiement en ligne,
• la solution d’hébergement,
• l’architecture des serveurs,
• le choix de la plateforme ou du CMS,
• les outils d’administration,
• les contraintes d’intégration,
• le langage informatique,
• la gestion de la sécurité des données,
• la maintenance,
• la migration,
• la compatibilité avec les navigateurs, etc.

Étape 10 : ajoutez les éventuelles annexes

Pour terminer, ajoutez en annexe tous les documents utiles à la réflexion ou à la réalisation du projet.

👉 Exemple :

• Wireframes,
• maquettes,
• mock-up,
• ébauches.

💡 L’utilisation d’un logiciel adapté facilite fortement l’élaboration de votre cahier des charges.

⚒️ Citons l’exemple de la plateforme de collaboration de travail monday.com, destinée aux responsables de projet.

Grâce à cet outil 100 % personnalisable, vous disposez d’une vue centralisée et en temps réel des flux de travail et des projets de l’entreprise. Ainsi, vous êtes capable de déterminer au plus juste les éléments clés de votre cahier des charges, comme les priorités de l’entreprise, les délais ou encore les ressources humaines et budgétaires disponibles. Ces informations sont visibles de tous pour favoriser la communication et la collaboration.

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Un cahier des charges et de l’agilité pour anticiper les évolutions

Le cahier des charges est essentiel pour donner un cadre à votre projet, et vous aider à réfléchir et à formaliser vos besoins et vos objectifs. Il permet de les communiquer aux différentes parties prenantes, afin que chacun puisse prendre des décisions éclairées dans son travail et offrir des solutions pour y répondre au mieux.

Cependant, il faut accepter que le projet puisse évoluer, soit parce que de nouveaux éléments extérieurs viennent changer la donne, soit parce qu’il est difficile d’être exhaustif et parfaitement précis dans l’expression de ses besoins.

C’est là que travailler avec une méthode agile devient intéressant, car elle permet de présenter dès que possible une version fonctionnelle du produit, afin de pouvoir mettre en place des ajustements sur le cahier des charges au cours du projet.