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Comment faire une to do list en 5 étapes pour une organisation de tâches réellement efficace ?

Comment faire une to do list en 5 étapes pour une organisation de tâches réellement efficace ?

Par Fabien Paupier & Emma Gil

Mis à jour le 17 juin 2024, publié initialement en 20 mars 2020

La to do list est un outil simple et particulièrement efficace pour mieux gérer sa liste de tâches. Organiser, trier, prioriser ses tâches… Comment faire une bonne to do list pour en finir avec la procrastination, et enfin rayer ses tâches de sa liste ?

Cet article répond à cette question en vous fournissant ses meilleurs conseils ainsi qu’une sélection d’applications to do list pour retrouver votre tranquillité d’esprit. Prenez le temps de lire cet article, puis rayez cette tâche de votre liste ! 😉

To do list : 1 définition, 8 intérêts

« To do » signifie « à faire » en anglais. Une to do list est donc une liste de choses à faire. Par extension, on associe la to do list à une gestion de tâches minimaliste qui a vocation à être simple à mettre en œuvre et efficace dans l’atteinte des résultats attendus.

Faire des listes de tâches possède divers intérêts, comme :

  • Ne plus oublier les choses à faire.
  • Savoir où on en est par rapport à sa liste de tâches et ses missions au quotidien.
  • Avoir de la visibilité sur ce que l’on doit faire.
  • Être efficace dans son organisation personnelle.
  • Garder une trace de ce qui a été fait pour en rendre compte.
  • Découper un travail ou un projet en tâches plus petites et rapidement réalisables.
  • Mieux s’organiser en équipe en s’attribuant les tâches.
  • Ne plus procrastiner. La procrastination est le fait de repousser à plus tard ce que vous pouvez faire aujourd’hui.
    Dans un contexte professionnel, c’est avant tout la productivité collective et la sérénité qui sont recherchées.

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Comment faire une to do list efficace ? 5 conseils clés

Conseil 1 : décomposer les tâches de votre liste

Identifiez et distinguez les tâches rapides du travail de fond, et équilibrez la charge de travail qu’elles représentent.

Certes, il est agréable de rayer des tâches et le sentiment d’accomplissement est bien plus fort, mais il faut aussi passer du temps sur les tâches qui prennent du temps, car ce sont elles qui permettent d’aller loin et d’avoir une vision à long terme.

💡 Pour garder le plaisir de cocher les tâches faites, découpez le travail en petites tâches (rayer = plaisir = motivation pour continuer).

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Conseil 2 : prioriser les tâches importantes

Définissez, pour chaque journée, au plus une tâche prioritaire, plusieurs tâches secondaires et des petites tâches de faible importance.

Exemple :

  • Tâche prioritaire : faire la comptabilité du mois ;
  • Tâches secondaires : réapprovisionner le stock et changer les prix sur le site web ;
  • Petites tâches : vider les poubelles, arroser les plantes, acheter des post-its.

La priorisation des tâches est un élément essentiel. Utilisez une méthode simple : positionner les tâches sur une matrice à deux axes : gain et effort. Il est alors recommandé de faire en priorité les tâches en vert et en dernier les tâches en rouge :

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Conseil 3 : évaluer le temps et l’effort

Dans la méthode de gestion de projet Agile Scrum, il est conseillé d’estimer le temps que l’on va passer sur une tâche. Cela aide d’une part à prioriser les tâches et d’autre part à savoir ce qu’il est raisonnablement possible de faire dans une journée ou dans une semaine.

Par exemple, dans une journée de 7 h de travail, il est possible de faire une tâche de 4 heures et 2 tâches de 1 heure et demie.

ℹ️ Il est conseillé de réserver entre 10 % et 20 % de sa journée pour gérer les imprévus, ce qui donne par ailleurs plus de chance aux tâches planifiées d’être réalisées.

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Conseil 4 : se concentrer sur des tâches réalisables

Il est contre-productif de s’imposer des tâches qui nécessitent plus de ressources et de temps que vous n’en avez.

Une autre erreur fréquemment rencontrée est de mettre des objectifs dans sa to-do list au lieu d’un plan d’action (to do = choses faire et non objectifs à atteindre).

Exemple : « réussir mon examen » est un objectif. Il est préférable se concentrer sur 4 tâches réalisables comme : acheter le livre, lire le livre, m’entrainer, passer un examen blanc.

Conseil 5 : créer une to do list visuelle et agréable

Attachez-vous autant à la forme de votre liste de tâches qu’au fond : les couleurs sont par un exemple un bon moyen d’identifier rapidement l’importance ou l’urgence d’une tâche, ou bien le responsable d’une tâche dans le cas de travail d’équipe.

Le tableau Kanban permet également de visualiser l’avancement des tâches, de leur création à leur réalisation (de gauche à droite).

Enfin, groupez les tâches qu’il est cohérent de faire à la suite pour gagner en productivité.

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Exemple de to do list à télécharger gratuitement (Excel)

Excel permet de lister les tâches de manière propre, de les filtrer, de rechercher une tâche rapidement. Voici un modèle de to do list au format Excel à télécharger gratuitement :

Télécharger le modèle

Télécharger le modèle

Télécharger

À noter : il est très compliqué de détailler les tâches sans perturber la lisibilité du fichier. Excel convient pour des petites missions mais montre rapidement ses limites.

Quelle application to do list choisir ? Sélection de 9 logiciels pour gérer ses tâches

Si une to do list au format feuille de papier ou au format numérique Excel ne vous suffit plus, nous vous proposons des logiciels to do list pour gérer vos tâches (et bien plus !) de manière collaborative et en mobilité.

Asana

  • Avantages d’Asana : la version gratuite est suffisante pour la grande majorité des usages, Asana est rapide, ergonomique et très fonctionnel. Asana s’intègre très bien à Google Agenda et Gmail et convient tout particulièrement aux équipes en recherche de productivité, de collaboration et d’une gestion de projet moderne. La version payante offre une excellente centralisation de l’administration de la plateforme et des modèles de tâches.
  • Inconvénients : aucun
  • Utilisateurs : startups, indépendants, et toutes les équipes en recherche d’organisation et de productivité
  • Application mobile : oui
  • Origine : États-Unis

Azendoo

  • Avantages d’Azendoo : import de listes de tâches, sondages, messages privés, ergonomie parfaite, éditeur français
  • Inconvénients : le prix assez élevé par rapport à la concurrence
  • Utilisateurs : TPE, PME et grandes entreprises cherchant plus de productivité et de collaboration
  • Application mobile : oui
  • Origine : France

Beesbusy

  • Avantages de Beesbusy :
    • des listes de tâches très simples ;
    • une vue Kanban personnalisable avec drag and drop et filtres ;
    • un seul clic nécessaire pour créer une tâche ;
    • aucun paramétrage requis ;
    • création de compte gratuite avec autant de tâches, de projets et d’utilisateurs que l’on souhaite.
  • Inconvénients : pour bénéficier de toutes les fonctionnalités (comme les plannings et le Gantt), il faut opter pour le forfait business, mais avec un tarif abordable et dégressif.
  • Utilisateurs : de l’entrepreneur au grand groupe, tous secteurs d’activité confondus ; convient particulièrement aux fonctions support de l’entreprise et aux chefs de projets qui souhaitent embarquer des équipes diverses (avec des niveaux variés de gestion de projet) sur des projets collaboratifs.
  • Application mobile : oui
  • Origine : France

Google Keep, dans la suite Google WorkSpace

  • Avantages de Google Keep : simplicité d’utilisation. Combine prise de notes et gestion de listes. Conçu pour noter une bonne idée ou des choses importantes à la volée. S'intègre à la suite complète Google WorkSpace (Chat, Calendar, Docs, Meet, etc.).
  • Inconvénients : trop simpliste pour un usage professionnel avec un grand nombre de tâches.
  • Utilisateurs : s’adresse à tout le monde
  • Application mobile : oui
  • Origine : États-Unis

monday.com

  • Avantages de monday.com : Des tableaux de bords ludiques, intuitifs et entièrement personnalisables qui vous permettent de suivre la progression de vos tâches et projets en temps réel. Gestion des tâches très efficace : définissez des étapes clés, priorités et statuts en fonction de vos besoins. Assignez des tâches, fixez des échéances et recevez des notifications automatisées, une to do list flexible et sur-mesure !
  • Inconvénients : Fonctionnalités limitées pour l’abonnement “Basic”, risque de prix élevé pour les grands groupes.
  • Utilisateurs : adaptable à tous types de structures (start-up, TPE, PME et grands groupes)
  • Application mobile : oui
  • Origine : Israël

Todoist

  • Avantages de Todoist : la version gratuite est suffisante pour la grande majorité des usages : checklist, notifications géolocalisées, synchronisation avec iCal, détection automatique d’informations structurées (« arroser les plantes chaque semaine » va être détecté comme une tâche récurrente)
  • Inconvénients : la priorisation des tâches n’est pas évidente
  • Utilisateurs : startups, indépendants, et toutes les équipes en recherche d’organisation et de productivité
  • Application mobile : oui
  • Origine : États-Unis

Trello

  • Avantages de Trello : le prix et le tableau Kanban très visuel et remplace le diagramme de Gantt inadapté aux usages collaboratifs ; l’ergonomie est parfaite.
  • Inconvénients : convient plus à de la gestion de projet qu’à une to do list
  • Utilisateurs : startups, TPE, agences créatives (web design, marketing, etc.)
  • Application mobile : oui
  • Origine : États-Unis

Wimi

  • Avantages de Wimi : couverture fonctionnelle importante comprenant la gestion des documents, un agenda, un chat audio/vidéo et la gestion de projet (outil de planification)
  • Inconvénients : surdimensionné pour faire uniquement des to do list mais excellent pour collaborer en équipes
  • Utilisateurs : TPE, PME et grands groupes cherchant de l’efficacité sans faire de concession sur la maîtrise des données
  • Application mobile : oui
  • Origine : France

Wunderlist

  • Avantages de Wunderlist : le prix avant tout, car la version gratuite est très complète et la version payant très compétitive. Le gestionnaire de checklists Wunderlist a par ailleurs une version téléchargeable pour tous les terminaux, même les Apple Watch !
  • Inconvénients : pour un usage professionnel, Wunderlist ne va pas assez loin
  • Utilisateurs : startups, TPE, freelances
  • Application mobile : oui
  • Origine : Allemagne (Wunderlist a été racheté par la société américaine Microsoft)
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To do list, finalement

Un dernier conseil : relisez régulièrement votre to-do list de haut en bas pour la mettre à jour et la réorganiser si besoin. Vous aurez par ailleurs le sentiment agréable de maîtriser votre planning.

Choisir un outil efficace et adapté à vos contraintes de budget et votre niveau d’exigence est particulièrement pratique pour faire votre to-do list.

Bloc-notes virtuel ou véritable gestionnaire de tâches en ligne, à vous de choisir ! ✨