6 conseils pour optimiser la rédaction de son contrat fournisseur (+ modèle gratuit à télécharger)

Le contrat fournisseur, appelé également contrat de distribution, est un accord par lequel un intermédiaire commercialise les produits ou services d’un producteur ou d’un fournisseur. Ce document, fortement réglementé et très encadré, définit le cadre légal de la relation commerciale entre fournisseur et distributeur.

Il reste néanmoins en constante évolution, ce qui contraint les parties prenantes à régulièrement ajouter des conditions et intégrer des clauses précises. Quelles sont ces clauses ? Les mentions légales et obligatoires à ajouter ? Les étapes pour optimiser la gestion et la négociation de votre relation fournisseur ?

Réponses dans cet article, accompagnées d’un modèle de contrat fournisseur à télécharger gratuitement !

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Qu’est ce qu’un contrat fournisseur ?

Contrat fournisseur : définition

Le contrat fournisseur représente l’accord passé entre un fournisseur et un intermédiaire chargé de vendre les produits et/ou services du distributeur. Il peut prendre plusieurs formes :

• contrat de distribution,
• contrat commercial,
• contrat de partenariat.

Ainsi, le contrat fournisseur formalise et encadre l’accord par lequel un distributeur commercialise les produits ou services d’un fournisseur. Il régit et réglemente les relations commerciales entre fournisseur et distributeur ce qui permet un partenariat commercial plus simple et plus sûr.

Tous ses champs dépendent de l’accord commercial passé entre les deux parties. Le contrat fournisseur peut :

• prendre plusieurs formes juridiques,
• être exclusif ou pas,
• être limité géographiquement ou dans le temps, etc.

Le cadre légal du contrat fournisseur

Le contrat fournisseur donne beaucoup de liberté aux négociateurs, mais se doit également de respecter certaines obligations :

• les deux parties doivent obligatoirement être sous statut commerçant,
• le fournisseur doit communiquer au distributeur les conditions générales de vente (CGV) avant le 1er décembre de chaque année,
• le distributeur s’engage à répondre à toute demande écrite du fournisseur sur l’exécution du contrat dans un délai de 2 mois,

D’autres réglementations entrent aussi en vigueur dans le cadre d’un contrat fournisseur :

• le droit à la concurrence doit être respecté,
• en cas de cession de contrat fournisseur, l’information précontractuelle est obligatoire,
• la mise sur le marché et la distribution doivent correspondre spécifiquement au produit/service concerné,
• les délais de paiement doivent être respectés.

👉 À savoir : le distributeur doit recevoir le document d’information précontractuelle (DIP) au moins 20 jours avant la signature de contrat.

Les mentions obligatoires du contrat fournisseur

Il n’existe pas de modèle unique de contrat fournisseur. Mais l’ensemble de ces mentions doivent obligatoirement y figurer :

• L’identité de l’entreprise qui fournit et de son représentant légal,
• Les informations essentielles sur l’entreprise, à savoir :
• forme juridique,
• numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés,
• numéro SIREN, etc.
• Les résultats de l’entreprise,
• L’état ainsi que les perspectives du marché de distribution,
• L’historique des distributions qui ont été réalisées dans le passé (combien de contrats ont été signés ?).

👉 Un modèle de contrat fournisseur complet à télécharger gratuitement vous attend en fin d’article !

Quelles sont les clauses à ajouter ?

Les clauses sont libres et peuvent être ajoutées en fonction des relations et des intérêts des deux parties. Il est néanmoins conseillé d’intégrer à votre contrat les clauses suivantes :

Clauses qualité et conformité

Cette clause se réfère notamment à l’Article 442-6 8° du Code du commerce qui concerne :

• l'interdiction de procéder au refus ou retour de marchandises ;
• ou de déduire d'office du montant de la facture établie par le fournisseur les pénalités ou rabais correspondant au non-respect d'une date de livraison ou à la non-conformité des marchandises ;
• lorsque la dette n'est pas certaine, liquide et exigible, sans même que le fournisseur n'ait été en mesure de contrôler la réalité du grief correspondant.

Clause de rendement

La clause de rendement est un moyen pour les deux parties de garantir leurs intérêts économiques. La clause peut porter sur :

• l’achat des produits, lorsque le distributeur s’engage à acheter un certain taux de produits, ou un nombre minimum de produits ;
• la revente du produit par le distributeur, lorsqu’il doit respecter certains objectifs de ventes, etc.

Clauses de délais de paiement

Les délais de paiement du contrat fournisseur sont régis par l’Article 441-6 du Code de Commerce. Plusieurs moyens de paiement y sont applicables :

• paiement comptant : le client est dans l’obligation de payer le produit ou service le jour de la livraison ou de la résiliation ;
• paiement à réception : le client peut payer le produit ou service à la réception de ce dernier, avec un délai d’au moins une semaine incluant le temps d’acheminement de la facture ;
• paiement avec délai par défaut : avec un délai maximal fixé au 30ème jour après la réception du bien ou de l'exécution du service, etc.

Clause de non-concurrence

La clause de non-concurrence peut être relative à plusieurs situations :

• clause de gestion des stocks et marchandises,
• clauses concernant le personnel,
• clauses concernant l’accès à certaines informations confidentielles sur le produit et/ou l'entreprise,
• clauses relatives à la transmission d’un savoir-faire ou d’un avantage concurrentiel, etc.

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Vous préférez une solution plus rapide et plus efficace pour rédiger votre contrat fournisseur / contrat de distribution ? Vous pouvez télécharger gratuitement notre modèle de contrat fournisseur / contrat de distribution sous format Word.

Vous pourrez ainsi, avoir accès à une structure de contrat fournisseur déjà complète ; vous n’aurez qu’à ajouter vos propres informations et la télécharger gratuitement sous format PDF avant de l’envoyer à votre destinataire.

Les 6 étapes pour optimiser la rédaction de votre contrat fournisseur

1 - S'accorder avec le fournisseur

Il est important de discuter avec votre fournisseur en amont et de vous mettre d'accord sur les attentes et les responsabilités des deux parties. Cette étape doit se faire avant la négociation et la conclusion du contrat.

2 - Définir les responsabilités

Définir les responsabilités et les rôles des deux parties représente le cœur du contrat. Ainsi, pour que ce dernier soit complet :

• il doit être détaillé,
• il doit préciser la nature des tâches à exécuter, par qui et à quel moment,
• il doit stipuler quelle partie doit s’acquitter des différentes obligations mentionnées (elles peuvent concerner l’obtention de permis ou la conformité réglementaire),
• il doit mentionner l’autorité qui le régit, dans le cas où vous établissez un contrat avec un fournisseur situé en dehors de la province ou du territoire de votre entreprise.

3 - Établir un calendrier de paiement

Il est indispensable que les sommes à payer ainsi que le calendrier de paiement figurent dans le contrat. Les dates de paiements sont très fréquemment définies en fonction de l'échelonnement des dépenses de l’entreprise.

👉 Par exemple : une entreprise qui fabrique et installe des machines spécialisées dans la restauration est dans le droit de vous demander de payer l’équipement à la livraison, puis d'effectuer des paiements d’étape au fur et à mesure de l’avancement des opérations d’installation.

Il est également important de faire figurer dans votre contrat les possibles situations dans lesquelles votre entreprise a le droit de retarder un paiement (par exemple en cas de non-respect d’une clause particulière par le fournisseur).

4 - Définir les conditions de résiliation

Pour qu’un contrat soit optimal, il est indispensable que vous mentionnez les circonstances ainsi que les moyens par lesquels les parties peuvent mettre fin au contrat.

👉 À savoir : En cas de résiliation, le contrat doit obligatoirement stipuler quels en sont les effets sur les paiements et les autres obligations.

5 - Éclaircir les questions de confidentialité

Le contrat doit être très clair au niveau des clauses et de vos questions de confidentialité. Cela peut concerner toutes les clauses dont nous avons parlé un peu plus haut. Elles ne sont pas obligatoires mais fortement recommandées.

👉 Les deux parties doivent être d’accord sur l’ensemble des clauses ajoutées

6 - Utiliser les bons outils

• Il existe des logiciels de gestion des contrats qui vous accompagnent dans la rédaction, la négociation et la conclusion de vos contrats commerciaux.
• Dans le même genre, nous retrouvons également les logiciels de signature électronique spécialisés dans les contrats et autres documents importants.

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Quel outil choisir ?

Pour signer et faire signer vos contrats fournisseurs en toute sécurité, optez pour Lex Persona. L’entreprise spécialisée dans le domaine de la dématérialisation à valeur probatoire, vous donne accès un parapheur électronique pour faire signer vos documents en ligne, et assure le stockage sécurisé des contrats (en option).

Ils offrent tous deux un accompagnement personnalisé qui facilite la gestion et le suivi de vos accords et partenariats et qui présente bien d’autres avantages :

• Plus de pertes de documents,
• Gain de temps (en rédaction et en archivage),
• Économie de papier,
• Sécurité des données, etc.