Comment améliorer sa gestion des contrats : outils et conseils
La gestion des contrats constitue un puissant enjeu pour les entreprises. En effet, le contrat n’est pas seulement un document juridique, il s’agit d’un véritable outil stratégique de gestion administrative.
Tout est sujet à l’établissement d’un contrat et il importe de rédiger chaque clause avec soin afin de garantir les intérêts de toutes les parties prenantes.
Qu’est-ce que la gestion des contrats ? Pourquoi est-elle importante ? Quel processus adopter ?
Voici des conseils à appliquer pour améliorer la gestion administrative des contrats.
Définition de la gestion des contrats
C’est quoi un contrat ?
Le contrat est la base de toute relation commerciale entre une entreprise et ses fournisseurs ou prestataires. Il lie aussi un employeur à ses salariés.
👉 C’est par ce document juridique que les parties s’entendent sur leur volonté de travailler ensemble et sur la manière dont cette collaboration se déroulera. Le contrat est souvent complexe et long, afin de poser un cadre juridique précis et d’éviter les litiges.
🤝 On parle de contrat dès lors que plusieurs acteurs souhaitent œuvrer ensemble, qu’il s’agisse de deux entreprises ou d’un salarié avec une organisation. Il spécifie alors les modalités et les conditions selon lesquelles chacune des parties remplit sa part de l’accord.
Et la gestion des contrats ?
Il faut s’entendre sur ce que recouvre la notion de gestion administrative des contrats, aussi appelée CLM (Contract Lifecycle Management).
Ce processus consiste à suivre toutes les étapes du cycle de vie du contrat :
- la collecte des éléments permettant sa rédaction, jusqu’à la signature ;
- la bonne exécution du contrat et sa mise à jour si nécessaire ;
- la fin du contrat.
La gestion des contrats recouvre donc toutes les opérations de supervision, mais elle inclut aussi la sélection des :
- fournisseurs,
- prestataires,
- employés.
Il s’agit en somme de maximiser les performances opérationnelles et financières d’une organisation en minimisant les risques financiers, mais aussi de rentabiliser le temps passé sur ces tâches obligatoires pour rester en conformité avec la loi.
💡Le contract management concerne également la révision régulière des documents existants en vue de les adapter aux évolutions juridiques et réglementaires.
Qui gère les contrats ? Les rôles et responsabilités dans l’entreprise
Plusieurs acteurs sont impliqués dans la gestion des contrats en entreprise, à commencer par le gestionnaire de contrat, ou contract manager.
Ce dernier est responsable de la création, de la négociation, de l’exécution et du suivi des contrats. De ce fait, il est souvent le point de contact principal avec les parties prenantes.
☝️Mais le processus CLM implique généralement l’intervention d’autres experts, comme :
- les juristes ou avocats, qui intercèdent dans la rédaction et la révision des contrats afin de garantir leur légalité et de protéger les intérêts de l’organisation ;
- les responsables des achats, jouant un rôle clé dans la négociation avec les fournisseurs ;
- les gestionnaires de projet, car ils s’assurent que les livrables et les délais spécifiés dans un contrat sont bien respectés ;
- les contrôleurs financiers, qui surveillent les coûts et garantissent le respect des budgets.
Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?
Les conséquences d’une mauvaise gestion des contrats
Une gestion inefficace des contrats en entreprise génère des conséquences néfastes sur plusieurs plans.
D’ailleurs, selon la Harvard Business Review, les organisations perdent jusqu’à 40 % de la valeur d’une transaction à cause d’une mauvaise gestion contractuelle.
Ce chiffre démontre que des processus inadaptés entraînent :
- un gaspillage significatif de ressources financières ;
- une perte de temps liée aux discussions interminables ;
- des vulnérabilités juridiques, qui découlent sur des litiges coûteux et affectent la réputation de l’entreprise.
☝️ Dans ce contexte, l’adoption de processus innovants et leur automatisation deviennent une nécessité.
Les avantages d’une gestion des contrats optimisée
Une bonne gestion des contrats s’avère primordiale pour plusieurs raisons 👉
Une meilleure efficacité
Une bonne gestion des contrats fait gagner du temps et réduit de fait les frais d’exploitation. Par exemple, la centralisation des documents au même endroit (un logiciel notamment) permet un suivi plus transparent, plus rapide et donc plus efficace.
L’automatisation de certaines procédures réduit aussi le temps passé à modifier ou à mettre à jour les contrats.
Enfin, l’étape de la négociation se trouve également fluidifiée si le processus d’acheminement intègre la signature électronique et le versioning en temps réel (chaque partie prenante a toujours accès à la dernière version en date).
La réduction des risques
Le contrat formalise des obligations pour chacune des parties et une bonne gestion garantit le respect de ces engagements contractuels. Elle fait gagner en sérénité en évitant les relances, les retards ou les contentieux.
Là aussi, la technologie joue un rôle important. Par exemple, les bases de données des logiciels et l’automatisation des processus de préparation des documents (selon le type de contrat ou le profil des parties) contribuent significativement à la sécurité juridique.
Des gains de productivité
Enfin, une bonne gestion des contrats permet :
- de se concentrer sur l’opérationnel sans être encombré par les tâches chronophages ;
- d’être plus réactif en traitant l’administratif en temps et en heure ⏱️ ;
- de limiter les risques d’erreurs et de litiges en améliorant la fiabilité des documents contractuels ;
- de réduire les coûts de traitement par la rationalisation des opérations.
En outre, le stockage des contrats dans un espace sécurisé et partagé fait aussi gagner en productivité en évitant d’avoir à chercher partout lorsqu’on a besoin d’une information précise.
Les 7 étapes de la gestion des contrats
La gestion des contrats ne se réduit pas à leur rédaction et à leur signature.
Elle regroupe plusieurs étapes qui commencent bien avant la création du document en lui-même.
1. La collecte des données
Pour préparer le contrat, l’entreprise doit récupérer les données relatives aux parties (identité, informations réglementaires et administratives, etc.). Il lui faut également déterminer le type de contrat 🔍. S’agit-il d’un contrat de prestation de services, d’un contrat commercial ou encore d’un contrat de travail ?
💡 Avant, cette étape s’avérait fastidieuse et souvent source d’erreurs à cause de la retranscription manuelle des données.
La standardisation de certaines procédures facilite la préparation : par exemple, le gestionnaire renseigne une seule fois dans son logiciel les informations afin qu’elles se répercutent sur tous les documents concernés. Gain de temps garanti !
2. La préparation des contrats
Il s’agit d’une phase précontractuelle, consistant à établir une première version du document, puis à la soumettre aux parties pour approbation ou modification. Une rédaction précise et objectivée est gage de réussite !
Cette étape est cruciale et l’utilisation d’un système de gestion des contrats intégrant, par exemple, des textes réglementaires ou de conventions collectives, permet d’éviter des irrégularités juridiques.
☝️ Ici, il importe également d’adapter le contenu du contrat aux conditions particulières de l’entreprise, à ses enjeux ainsi qu’au contexte de la demande.
3. La négociation des conditions
Le contrat est ensuite discuté entre les différentes parties.
C’est le moment de négocier pour modifier, supprimer ou ajouter des postes, des prestations ou des missions. Cette étape est plus ou moins longue selon les cas, mais elle dépend énormément du soin apporté à la rédaction en amont : plus la préparation aura été minutieuse et concertée, moins il sera nécessaire de parlementer.
🔐Un système de gestion des contrats simplifie la négociation et réduit le temps passé en identifiant les points délicats. Les échanges d’arguments et les suggestions des uns et des autres sont centralisés sur un document unique, accessible en ligne dans un espace sécurisé, jusqu’à la conclusion du contrat.
L’automatisation du processus d’acheminement permet en outre d’améliorer la sécurité et la qualité des contrats, ceux-ci pouvant être vérifiés directement par les différents services et parties prenantes :
- juridique,
- finances,
- ressources humaines, etc.
4. L’approbation et la signature du contrat
Une fois que tout le monde est d’accord sur les termes du contrat, il est temps de le faire valider. La signature constitue alors un élément primordial, car la légalité de l’accord repose sur sa conformité.
☝️Selon la taille de l’entreprise, plusieurs entités approuveront le contrat (non seulement le directeur, mais aussi les RH ou le service financier par exemple). La finalisation intervient avec la signature officielle du document, qui marque le début effectif de la mission.
Ces signatures peuvent être manuscrites. Mais aussi électroniques, grâce à des logiciels spécialisés qui accélèrent le processus de validation. C’est d’autant plus intéressant lorsqu’on compte un grand nombre de parties. Plus besoin de partir à la chasse aux parapheurs, synonyme de perte de temps !
Pour vous aider, on pense par exemple GoSign, une plateforme de signature électronique prenant en charge la signature, l’horodatage et la conservation de vos documents, tout en préservant leur valeur légale. De plus, GoSign vous permet de gérer vos flux de travail afin de fluidifier la communication avec vos clients, collègues ou prestataires, et ainsi obtenir plus rapidement leur signature !
5. L’exécution et le suivi
Une fois le contrat lancé, il n’est pas pour autant remisé dans un placard (ou un dossier informatique) 🗃️.
Son exécution nécessite fréquemment des mises à jour ou des avenants entérinant des modifications. Ces dernières doivent généralement suivre le même processus de validation que le contrat initial. Il s’agit souvent d’une étape négligée par les entreprises et source de pertes financières : l’oubli d’une résiliation, d’un renouvellement, d’un préavis, coûte cher !
Une bonne gestion évite la perte de fichiers. Elle permet également d’obtenir rapidement les approbations en cas de besoin. Le suivi est aussi optimisé, par la conservation au même endroit de toutes les informations relatives au contrat :
- budget,
- échanges,
- comptes rendus de réunions,
- modifications, etc.
💡Un système de gestion des contrats intègre la mise en œuvre d’audits et de rapports contractuels destinés à vérifier le respect des termes de l’accord par chacune des parties.
6. La révision et les modifications du contrat
L’évolution de la mission en cours d’exécution amène parfois à réviser ou à modifier le contrat :
- évolution des tarifs, d’un loyer, d’une redevance,
- ajout d’une mission ou modification d’une tâche,
- abandon d’une mission ou d’une prestation.
Cette opération de mise à jour se révèle vite chronophage si on l’effectue manuellement !
☝️ Grâce à un système de gestion des contrats, tous les documents de la rédaction initiale sont rassemblés au même endroit et sont ainsi facilement modifiables. Il est possible d’ajouter des missions ou d’en retrancher, en fonction des besoins, et chaque partie prenante prend connaissance en temps réel des ajustements.
7. La fin du contrat
La gestion administrative des contrats couvre enfin le terme du contrat, soit parce que la mission a été correctement exécutée, soit parce que l’une des parties a souhaité y mettre fin.
Dans tous les cas, il convient de suivre certaines procédures pour respecter la réglementation, notamment dans le cadre des contrats de travail ou des contrats de marchés publics.
💡Les solutions logicielles intègrent des règles opérationnelles garantissant le respect des délais, des conditions de paiement ou des processus de gestion.
Améliorer la gestion des contrats grâce à l’utilisation d’un logiciel adapté
Les logiciels de gestion des contrats
La supervision du CLM se trouve grandement facilitée par l’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats. En raison de l’automatisation, ces outils maximisent les performances et permettent un gain de temps non négligeable.
Côté fonctionnalités, ces plateformes proposent par exemple :
- le traitement des fournisseurs et des offres ;
- le contrôle des coûts dans le cadre d’un budget prédéterminé ;
- la gestion des modifications et des révisions au fil de la vie du contrat, intégrant les répercussions sur le budget, les ressources ou le calendrier d’exécution ;
- le suivi de l’avancement sur le terrain afin de permettre aux équipes de prévoir des actions correctives ou de prendre des décisions en temps utile ;
- la communication et la collaboration des intervenants, en facilitant l’accès à la documentation ainsi qu’aux échanges entre les différentes parties (réunions, mémos, courriers, etc.) ;
- le suivi de la conformité, avec des alertes automatiques paramétrables.
💡La solution de gestion des contrats doit en outre s’intégrer de manière intuitive :
- aux solutions de gestion de projets,
- aux logiciels de type SaaS dédiés au recouvrement des créances et à la facturation,
- aux ERP pour le pilotage de votre gestion administrative globale.
🛠️ PandaDoc est un bon exemple de logiciel de gestion des contrats. À destination de tout type d’entreprise, en particulier des PME, il permet de créer en quelques clics des contrats parfaitement conformes à vos besoins et obligations légales, à partir d’une bibliothèque de modèles personnalisables. Et pour fluidifier la suite des opérations, PandaDoc automatise le processus d’approbation, simplifie la communication entre les parties, intègre la signature électronique et centralise tous les documents et informations utiles.
PandaDoc
Les logiciels GED
La gestion des contrats de travail peut également être optimisée grâce à un outil informatique spécifique que l’on appelle GED, pour Gestion Électronique Documentaire.
Ce type de logiciel gère l’ensemble de vos documents professionnels, dont vos différents contrats, de manière dématérialisée et 100 % sécurisée. Il centralise et organise vos fichiers numériques et vous permet :
- de consulter des fichiers ou demander des droits d’accès ;
- de modifier des documents ;
- de partager des fichiers ;
- d’enrichir la base de données de fichiers ;
- de supprimer des éléments.
🛠️ C’est exactement ce que fait DocuWare qui se présente comme une solution GED puissante pour la gestion des documents et les workflows associés. Le logiciel automatise le cycle de vie complet des documents, comme les contrats mais pas seulement, depuis leur création jusqu'à leur archivage dans une armoire numérique sécurisée, certifiée NF203 sur le coffre-fort numérique et NF552 sur le RGPD.
Numérisation et centralisation des contrats en toute sécurité, automatisation du processus d’approbation des contrats, et des outils de recherche avancés pour retrouver rapidement les documents… ses atouts ne manquent pas !
DocuWare
🛠️ Dans le même esprit, Dokmee, solution GED de référence avec laquelle les PME et ETI gèrent l’ensemble de leurs contrats de manière centralisée, sécurisée et optimale. Grâce à des fonctionnalités intelligentes, telles qu’une visionneuse intégrée, vous archivez tous types de fichier sous plus 90 formats et extensions. Vous profitez également d’un module de signature électronique certifiée pour simplifier vos démarches administratives.
Dokmee
Gestion des contrats : on résume !
Les contrats se situent à la base de nombreuses relations, qu’elles soient commerciales, de travail ou patrimoniales.
La gestion des contrats consiste alors à suivre ces documents, depuis leur élaboration jusqu’à leur terme, en passant par leur approbation et leur exécution. Le tout dans une dynamique de gain de temps et de fiabilisation des opérations.
Le processus de gestion des contrats suit alors plusieurs étapes :
- collecte des données,
- préparation,
- négociation,
- approbation,
- exécution,
- et fin du contrat.
Pour améliorer le CLM, il est recommandé de recourir à un outil d’automatisation des procédures. Plus d’efficacité, réduction des risques et productivité accrue : voilà les trois grands avantages à tirer d’une gestion des contrats optimisée.