Tout ce que vous devez savoir sur les règles relatives aux voyages d'affaires

Le voyage d'affaires est un outil de croissance qui contribue au développement et à l'humanisation des entreprises.

Ainsi, alors que nous évoluons dans un monde de plus en plus dématérialisé, où la communication virtuelle est un jeu d'enfant, le contact humain et l' intervention sur place sont parfois indispensables. ☝️

Un jour, nous pourrons nous téléporter avec une bonne connexion wifi... En attendant, voici un guide du voyage d'affaires, avec les réglementations à connaître et les méthodes pour optimiser la gestion... numérique.

Bon voyage ! 🚗

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Reprenons les bases du voyage d'affaires.

Qu'est-ce qu'on appelle un voyage d'affaires ?

Également appelé voyage d'affaires, le déplacement professionnel consiste à exercer une activité professionnelle, individuellement ou en groupe, en dehors du lieu habituel de travail ou du domicile.

La durée d'un voyage d'affaires est variable. Il peut se dérouler au cours d'une journée de travail, mais s'il dure plus de 24 heures, on parle souvent de voyage d'affaires.

💡 Attention : les voyages d'affaires à l'étranger sont limités à :

• moins de 90 jours consécutifs ;
• moins de 180 jours par an.

Dans le cas contraire, il ne s'agit plus d'une mission à l'étranger, mais d'une expatriation ou d'un détachement.

Quel moyen de transport dois-je choisir pour mon voyage d'affaires ?

Il appartient à l'employeur de déterminer le moyen de transport utilisé pour les déplacements professionnels. Toutefois, il doit être compatible avec l'état de santé du salarié.

Par exemple, si le salarié est dans l'incapacité physique de prendre l'avion, un certificat médical doit être fourni.

💡 Par ailleurs, l'employeur n'a pas le droit d'imposer au salarié l' utilisation de son véhicule personnel. Dans tous les cas, l'employeur est responsable de la sécurité du salarié et doit l'assurer, quel que soit le moyen de transport choisi.

Est-il possible de refuser un voyage d'affaires ?

Dans les cas généraux

Certaines activités impliquent la nécessité de se déplacer plus ou moins régulièrement. Le salarié ne peut donc pas refuser de voyager sous prétexte que rien n'est prévu dans le contrat de travail.

Toutefois, s'il existe une clause de détachement, précisant la zone géographique concernée, et que la demande de l'employeur se situe en dehors de cette zone, le salarié est en droit de refuser.

De même, si la clause ne précise pas de zone géographique, elle n'est pas légale.

En cas d'activité sédentaire

Dans le cas d'activités professionnelles sédentaires, la demande de détachement exceptionnel ne constitue pas une modification du contrat de travail. Elle peut être refusée pour des raisons personnelles (personne dépendante), mais le refus doit être justifié.

Dans le cas contraire, le refus est considéré comme un acte d'insubordination passible de sanctions disciplinaires, si l'entreprise ne peut pas trouver de solutions alternatives et en subit un préjudice.

☝️ Les longs trajets ne peuvent pas être un motif de refus si les tâches assignées font partie de l'exercice normal des fonctions de l'employé.

Le trajet entre le domicile et le lieu de travail est-il considéré comme un trajet domicile-travail ?

Le temps de trajet est-il du temps de travail ? Selon l' article L3121-1 du code du travail français, "le temps de travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et exécute ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles".

Ainsi, le temps de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail, quelle que soit la distance, ne constitue pas du temps de travail effectif.

De même, un trajet professionnel entre le domicile et un lieu de travail non habituel n'ouvre aucun droit à compensation s'il n'excède pas le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu de travail.

Découvrez tout ce qu'il faut savoir dans cette vidéo!

La question des déplacements dans le contrat de travail

Nombreux sont ceux qui connaissent la formule prudente "le salarié peut être amené à se déplacer pour des raisons professionnelles dans le cadre de l'exercice de ses fonctions".

Cependant, le contrat de travail ne doit pas obligatoirement stipuler les déplacements . La loi considère qu'en l'absence de clause spécifique, l'accord du salarié pour se déplacer est tacite si l'entreprise en a besoin.

Toutefois, pour les deux parties, si des déplacements réguliers sont prévus, il est préférable de délimiter le champ géographique des déplacements et les conditions (durée, fréquence), au moyen d'une clause de mobilité professionnelle. 🧳

Par ailleurs, dans un souci de transparence et de bonne communication interne, les instructions relatives aux déplacements professionnels doivent être compilées sur un support accessible aux salariés et comporter un rappel des éléments suivants

• les moyens de transport à privilégier ;
• la personne en charge de la gestion des déplacements
• la base et les délais de remboursement
• les pièces justificatives à présenter
• les voies administratives à suivre, etc.

Comment les heures travaillées sur la route sont-elles comptabilisées ? Règles imposées aux entreprises

Cas de prise en charge et de remboursement des frais

Comme nous l'avons vu plus haut, les trajets entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels.

☝️ Il convient toutefois de noter que :

• pour les travailleurs mobiles, la Cour de justice de l'Union européenne (CJUE) considère que le temps de déplacement entre le domicile et le premier client, et entre le dernier client et le domicile, doit être comptabilisé comme temps de travail, aux seules fins du calcul de la période minimale de repos entre deux journées de travail ;
• le temps de déplacement d'un lieu de travail à un autre, par exemple entre deux clients, est considéré comme du temps de travail effectif ;
• lors d'un déplacement professionnel, le temps passé dans les transports (avion, train, covoiturage, etc.), y compris les escales et l' attente de l'embarquement, est considéré comme du temps de travail effectif. En pratique, le salaire est simplement maintenu et ne peut être réduit ;
• en cas de déplacement en dehors des heures normales de travail, lorsque le travailleur doit passer la nuit à l'hôtel, ce temps de travail est parfois qualifié de temps de travail effectif non productif. Non seulement les frais sont pris en charge, mais le travailleur peut également être indemnisé, par exemple sous la forme d'un forfait journalier ou d'un congé compensatoire. Pour le savoir, il est important de consulter les conventions collectives et les accords d'entreprise ;
• pour le personnel d' astreinte, notamment dans le secteur du bâtiment et des travaux publics, le temps de déplacement depuis le domicile lors d'opérations exceptionnelles doit être comptabilisé et rémunéré comme du temps de travail effectif ;
• en ce qui concerne les déplacements entre l'entreprise et le lieu de travail, il s'agit d'un temps de travail effectif si le travailleur doit se rendre dans l'entreprise avant de se rendre sur le lieu de travail.

Indemnisation des voyages d'affaires

En général...

L'employeur est tenu de rembourser les frais de déplacement professionnel, dans la limite de dépenses strictement nécessaires, expliquées au préalable à l'employé, telles que :

• les frais de transport
• les frais d'hébergement
• les frais de repas.

Si l'employé est responsable de la réservation de son propre voyage, l'employeur indiquera s'il existe des limites. Par exemple, une couverture limitée à la 2e classe pour le train (le salarié est libre d'opter pour la classe 1ʳᵉ et de payer la différence), un forfait prédéfini pour les plats à emporter, etc.

Mais en aucun cas il ne peut y avoir de différences de traitement entre les salariés.

Les salariés ont aussi des devoirs : ils doivent pouvoir justifier leurs dépenses et, à cette fin, conserver tous les documents permettant de se faire rembourser.

☝️ Selon la convention collective, les voyages d'affaires effectués en dehors des jours et heures de travail normaux, des dimanches ou des jours fériés donnent droit à une indemnisation supplémentaire.

Qu'en est-il de l'indemnisation des grands déplacements ?

Selon l'URSSAF, le grand déplacement "se caractérise par l'impossibilité pour le travailleur de regagner quotidiennement son domicile en raison de ses conditions de travail".

Une indemnité de grand déplacement peut donc être versée pour compenser les frais supplémentaires de nourriture et d'hébergement (montants 2022) :

• 19,40 euros par repas ;
• 69,50 euros par jour pour une chambre d'hôte à Paris et en région parisienne ;
• 51,60 euros par jour pour les chambres d'hôtes en province.

☝️ L' indemnité journalière pour frais professionnels est exonérée de cotisations sociales dans la limite des frais mentionnés ci-dessus.

Calcul des indemnités kilométriques

Il existe plusieurs modes de remboursement et de paiement :

• sur une base forfaitaire ;
• sur une base réelle (selon le barème kilométrique de l'URSSAF).

Pour simplifier la gestion des déplacements professionnels et éviter l'accumulation des notes de frais, il est possible d'utiliser des cartes de paiement. Par exemple, des cartes de carburant sont disponibles pour les dépenses d'essence.

Gestion des voyages d'affaires

Qui organise la gestion des déplacements professionnels ?

Également appelée business travel management, la gestion des voyages d' affaires incombe au travel manager, qui gère l'ensemble des voyages et déplacements d'une entreprise, dans 23% des entreprises en 2018.

Pour le reste, il s'agit du département financier dans 28 % des cas, des achats (24 %), des RH (15 %) ou autres (10 %).

La gestion des voyages comprend l' organisation, la réservation et le paiement des voyages, notamment :

• la définition d'une politique de voyage d'entreprise (PVE ) ;
• la gestion administrative et comptable (facturation, traitement, vérification des notes de frais et des pièces justificatives, remboursement)
• la gestion du parc automobile, si nécessaire
• la tenue des carnets de voyage
• la comparaison des offres de services (transport, franchise de bagages, hébergement)
• Gestion des risques liés aux déplacements ;
• l'accomplissement de formalités telles que les visas, les assurances, etc.

6 logiciels pour faciliter la gestion des frais

Points forts et avantages des logiciels de gestion des frais

Il est difficile d'appréhender la complexité de la réglementation en vigueur, les spécificités de chaque secteur d'activité et les zones d'ombre juridiques. Entre tolérance, jurisprudence et exceptions, nous vous recommandons de consulter un expert en droit du travail, tant pour la rédaction des contrats que pour répondre aux questions spécifiques sur les déplacements professionnels.

Nous vous recommandons également de vous équiper d'un outil de gestion des frais, l'idée étant de gagner du temps et de respecter au mieux les dispositions légales.

☁️ Dans le cloud, en mode SaaS, ils ont l'avantage d'être à jour des dernières réglementations et de pouvoir intégrer les spécificités des conventions collectives et de la politique voyages de l'entreprise, si elle existe. Surtout, ils sont accessibles de n'importe où, ce qui les rend très pratiques en situation de mobilité.

Quel logiciel choisir ?

Voici 6 programmes que vous pouvez essayer :

• ⚒️ Expensya ▷ Numérisez et automatisez l'ensemble de votre processus de dépenses professionnelles. Évitez les saisies manuelles sources d'erreurs en remplaçant le papier par le fichier numérique à valeur probante, et intégrez vos données à votre logiciel de comptabilité, de paie ou d'ERP.
• ⚒️ Kizeo Forms ▷ Avantages ? La collecte d'informations est non seulement dématérialisée, mais aussi entièrement paramétrable dès la création du formulaire, avec la sélection des champs obligatoires à remplir.
• ⚒️ Rydoo ▷ Également doté de la technologie de reconnaissance optique de caractères, l'éditeur propose la gestion traditionnelle des notes de frais avec Rydoo Expense, ainsi que la gestion des voyages d'affaires avec Rydoo Travel.
• ⚒️ Silae Expense ▷ Ses points forts ? Une intelligence artificielle apprenante qui optimise l'outil, un coffre-fort numérique à valeur probante en cas d'audit et un écosystème de connecteurs vers une solution de type ERP.
• ⚒️ Skipr ▷ Gérez tous vos voyages d'affaires avec simplicité et flexibilité, de la planification au paiement. Cette solution innovante et éco-responsable réduit votre charge administrative et devient l'allié de vos collaborateurs.
• ⚒️ Soldo ▷ Une véritable solution clé en main pour la gestion des frais de voyage. Avec sa plateforme SaaS, son application mobile et sa gamme de cartes physiques, virtuelles ou de cartes carburant, elle est idéale pour les PME et TPE qui souhaitent gagner en efficacité dans le traitement de leurs dépenses et suivre toutes leurs transactions en temps réel.

3 logiciels pour préparer vos voyages d'affaires et anticiper vos dépenses

• ⚒️ Bolt Business ▷ Planifiez les voyages d'affaires de vos équipes et maîtrisez-les grâce à des plafonds de dépenses personnalisés. Suivez les voyages en temps réel et bénéficiez d'une facturation mensuelle simplifiée. Plus besoin de gérer les notes de frais après le voyage ! Tout est simplifié, dans le respect de votre budget et intégré à votre comptabilité.
• ⚒️ Mooncard ▷ Mooncard va plus loin en proposant une interface logicielle de gestion et d'analyse financière et comptable, ainsi que (et surtout !) une carte de paiement et une carte carburant paramétrables. Il n'est donc plus nécessaire de gérer les notes de frais. Les équipes financières gagnent du temps et contrôlent leur trésorerie.
• ⚒️ Navan ▷ une solution incontournable pour toute entreprise souhaitant optimiser sa gestion des voyages d'affaires, grâce à : des réservations simplifiées, une gestion automatisée des frais et une vue d'ensemble des voyages d'affaires.

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Que faut-il savoir sur les voyages d'affaires ?

Comme vous l'avez peut-être remarqué, la législation sur les voyages d'affaires est très claire en ce qui concerne les obligations. Il faut savoir de quoi il s'agit pour prévoir au mieux les différentes compensations et remboursements, faute de quoi le respect de la législation n'est pas garanti.

L'utilisation d' un logiciel adéquat peut vous aider à organiser et à gérer ce processus de la manière la plus efficace possible. C'est la clé de la conformité.

Vous avez atteint votre destination ! 🚖