Remboursement des frais de déplacement : tout ce qu’il faut savoir !

Pierre est très heureux, et pour cause, son entreprise affiche un taux de croissance à deux chiffres ! Les contrats s’accumulent, les partenaires affluent, et son banquier l’a même appelé deux fois ce mois-ci pour lui proposer un déjeuner ! Un seul collaborateur ne partage pas cette euphorie : Jean, le DAF. De son côté, il est dépassé par la croissance exponentielle des procédures administratives, et en particulier le traitement des indemnités de frais de déplacement. Heureusement pour Jean, il existe des solutions pour l’aider à mieux comprendre, gérer et maîtriser ce poste de dépenses.

Tour d’horizon des enjeux à maîtriser sur le sujet des notes de frais :

Comment calculer le remboursement des frais de déplacement de vos collaborateurs ?

Qu’est-ce qu’une indemnité de déplacement ?

Les « frais de déplacement » désignent les dépenses engagées lorsqu’un salarié effectue un voyage, ou une visite à caractère professionnel en dehors de l’entreprise.

Un collaborateur est en « déplacement » lorsqu’il est contraint de s’absenter à la fois de son domicile et de son lieu de travail habituel.

Les dépenses prises en compte sont :

• les titres de transport et d’hébergement,
• les dépenses supplémentaires liées aux repas,
• les visites chez les clients ou chez les fournisseurs,
• la participation à des réunions professionnelles, des congrès et des séminaires,
• et plus généralement tout ce qui présente un intérêt pour la société.

Un barème de remboursement est fixé par l’administration fiscale

Pour les indemnités de grand déplacement en métropole, l’URSSAF a établi les forfaits suivants :

Dans le cadre de ces déplacements de longue durée, des frais de déménagement sont éventuellement à prendre en charge par l’entreprise.

Lorsqu’il s’agit de déplacement de plus petite envergure, qui peut être d’un jour ou quelques jours, le barème fiscal en métropole est à hauteur de 

Comment calculer les indemnités de frais kilométriques de vos collaborateurs ?

Qu’est-ce qu’une indemnité kilométrique ?

Pour se rendre à un rendez-vous professionnel, le collaborateur peut décider de prendre l’avion, le train, les transports en commun ou alors d’utiliser un véhicule d’entreprise ou son véhicule personnel.

Dans les premiers cas, l’ensemble des frais sont imputables à l’entreprise, y compris le carburant, l’entretien et le péage autoroute.

Dans le second, les frais restent à la charge du collaborateur. Il doit donc être dédommagé pour chaque kilomètre parcouru : on appelle cela les indemnités kilométriques.

Les frais de déplacement représentent une grande part des frais professionnels. C’est pourquoi il est important de bien maîtriser leur remboursement afin de garder un contrôle total sur votre budget.

Avec une entreprise en pleine croissance comme celle de Pierre, les dérapages sont vite arrivés…

Les indemnités kilométriques sont destinées à couvrir les frais liés à :

• L’usure générale du véhicule.
• Les coûts de carburant.
• L’entretien du véhicule et son nettoyage.
• L’usure des pneus.
• L’assurance annuelle.

Tous les collaborateurs et dirigeants d’une entreprise peuvent bénéficier du remboursement d’indemnités kilométriques.

Un barème de remboursement est fixé par l’administration fiscale

Revenons à Jean, le DAF débordé. Le voici désormais en possession du barème officiel fixé par l’administration fiscale pour le remboursement des indemnités kilométriques en 2019.Le calcul du plafonnement va dépendre de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue.Le barème applicable aux voitures est le suivant : 

Par exemple, pour 4 000 km parcourus avec un véhicule de 6 CV, votre indemnité s’élève à 4 000 km x 0,568 = 2 272 €.

Après plusieurs années de gel du barème, et face à la hausse du prix des carburants, le montant maximum à verser a été revalorisé au 1er janvier 2019 sur décision du gouvernement.

Sachez qu’il est également possible de percevoir ces indemnités même si vous utilisez un véhicule cylindré inférieur ou égal à 50cc.

Le barème applicable est le suivant :

Par exemple, un collaborateur ayant parcouru 1 800 km à titre professionnel, avec un cyclomoteur dont la cylindrée est égale à 50 cm3, peut obtenir la déduction de : 1 800 x 0,269 = 484 €.

Pour ce qui des cylindrées de plus de 50cc, le barème applicable est le suivant :

Par exemple, pour des trajets cumulés de 5 000 km effectués à titre professionnel avec un scooter dont la puissance est de 1 CV, la déduction sera de : (5 000 x 0,084) + 760 = 1 180 €.

Il existe aujourd’hui des modèles prêts à l’emploi pour calculer vos indemnités kilométriques plus rapidement et sans vous tromper !

Comment rembourser les frais de déplacement ?

Le plus souvent, chaque collaborateur en déplacement transmet ses justificatifs par e-mail au DAF, sans véritable procédure encadrée.

Ce dernier doit donc jongler en fonction des habitudes de chacun (certains étant mieux organisés que d’autres). Vous comprenez, maintenant, pourquoi Jean ne s’y retrouve plus ?

Dans un premier temps, il est utile de prévoir un modèle corporate de justification des dépenses de déplacement. Par exemple un modèle pour déclarer des frais kilométriques.

Dans ce cas là, chaque collaborateur devra renseigner les éléments suivants pour prétendre un remboursement :

• Le motif de son déplacement.
• Son lieu de départ et d’arrivée.
• La distance parcourue.
• La date.
• La puissance fiscale du véhicule utilisé.

D’ailleurs pour devenir un DAF 2.0 et ne plus être dépassé, Jean aurait pu télécharger gratuitement le Guide ultime du DAF pour maîtriser efficacement dépenses et moyens de paiement :

Quelles sont limites du barème de remboursement ?

Comme pour les autres frais, il ne suffit pas d’annoncer avoir fait telle ou telle dépense dans le cadre d’un déplacement, il faut le justifier en respectant les règles applicables !

N’oubliez jamais qu’une dépense non justifiée ne peut donner lieu à un remboursement.

Point important également en ce qui concerne les indemnités kilométriques, le gouvernement n’autorise pas le remboursement des kilomètres pour les véhicules de plus de 7 CV.

Il est donc indispensable pour le collaborateur d’utiliser une voiture de puissance inférieure, sous peine d’avoir tous les frais engagés à sa charge, y compris les frais de carburant.

De plus, pour être remboursé, il faut que le conducteur soit le propriétaire figurant sur la carte grise.

Enfin, les indemnités kilométriques ne peuvent être cumulées avec un collègue de la même entreprise dans le cadre d’un covoiturage par exemple. Pour chaque trajet effectué à plusieurs, vous ne pouvez obtenir des indemnités qu’une seule fois.

Il est important de préciser que les trajets domicile-travail ne donnent lieu à aucune indemnité, à une exception près : si le demandeur peut justifier qu’il n’existe aucune alternative à l’usage de la voiture pour venir travailler.

C’est souvent le cas des habitants de zones rurales, où les infrastructures de transports collectifs sont quasi-inexistantes. Certaines conditions exceptionnelles comme une situation familiale ou sociale particulière peuvent également être retenues pour donner droit à ce type de remboursement.

Si le collaborateur décide néanmoins d’utiliser les transports en commun, l’employeur doit prendre en charge la moitié du prix de son abonnement, sur la base des tarifs du billet « économique ».

Quels sont les meilleurs outils pour le remboursement des frais kilométriques ?

Définir une politique efficace de traitement des dépenses

Jean réfléchit à la meilleure politique à mettre en œuvre pour rembourser les frais de déplacement de ses collaborateurs et accroître leur mobilité professionnelle.

Le sujet est sérieux, il lui permettra non seulement d’économiser un temps précieux, mais aussi de mieux maîtriser le budget de toute l’entreprise.

Avant toute chose, voici les quelques questions à se poser pour mieux encadrer votre politique de dépenses :

• Quel est le meilleur mode de transport (entre rapidité et économie) pour le collaborateur de se rendre en rendez-vous professionnel ? Le train, l’avion, les transports en commun, son véhicule personnel ?
• Dans le cadre de quelles missions doit-il effectuer ce type de dépenses ?
• Quels sont les montants maximums à fixer pour respecter votre budget ?
• Quels sont les salariés autorisés à engager ce type de frais ?

Soyez transparents autant que possible et informez vos collaborateurs sur vos objectifs. Vous devez insuffler une réelle discipline en les responsabilisant. Tous doivent avoir conscience du coût réel de chacun de leurs déplacements.

Adopter les meilleurs outils au service de votre politique

Des solutions SaaS innovantes se développent parmi les startups de la Fintech pour changer les pratiques en matière de gestion de notes de frais. Et pourquoi ne pas simplement supprimer les notes de frais ?

Spendesk offre une gamme complète d’instruments de paiement destinés à donner toute l’autonomie nécessaire à vos collaborateurs. Ceux amenés à se déplacer bénéficient d’une carte de paiement pour les dépenses sur le terrain, d’une carte virtuelle unique pour les achats en ligne, et d’une carte virtuelle plafonnée pour les paiements récurrents.

Jean ne pouvait pas rêver mieux, il pourra désormais suivre chaque dépense, de la demande d’achat au paiement. Il lui suffira simplement de définir les règles et les budgets applicables à chaque personne.

Chaque collaborateur peut consulter son budget disponible en temps réel via une plateforme de gestion 100 % en ligne et une application mobile. Ces outils lui permettent de mieux maîtriser ses dépenses et le responsabilisent.

Enfin, ce système permet d’automatiser certaines dépenses, et d’éviter tout blocage de vos prélèvements récurrents lorsque vous changez de carte bancaire.

Pour obtenir le remboursement des notes de frais de déplacement, il suffit que le collaborateur prenne en photo chaque justificatif depuis son smartphone pour l’intégrer directement dans l’application Spendesk.

La technologie OCR reconnaît et extrait automatiquement les informations essentielles de chaque facture. Elle permet de récupérer et réconcilier factures et dépenses, puis de les inclure automatiquement dans le logiciel comptable de votre entreprise.

Que demander de plus ? Jean sait que, dorénavant, il pourra consacrer plus de temps à d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.

Le DAF est sans aucun doute la personne qui connaît le mieux le portefeuille de clients, les fournisseurs et le détail des activités de l’entreprise. Trop souvent relégué à des missions techniques et répétitives, sa connaissance approfondie de l’entreprise en fait un élément précieux pour contribuer à la définition puis la mise en œuvre de ses politiques stratégiques.

Mais Jean n’est pas le seul collaborateur satisfait ! En effet, tous les salariés sont heureux de bénéficier de solutions nouvelles, innovantes et qui facilitent leur quotidien.

En retrouvant toute l’agilité nécessaire, ils sont ravis de ne plus avoir à collecter une montagne de justificatifs lors de chaque déplacement.

Fini la chasse aux factures, chacun peut voir en un coup d’œil les justificatifs manquants pour obtenir le remboursement de ses frais. Et plus besoin d’avancer de l’argent personnel pour un déplacement professionnel.

Et Pierre, notre CEO ? Il suit en temps réel les gains de compétitivité et les économies bien visibles grâce à une amélioration concrète de l’efficacité opérationnelle de son équipe. Le voilà mieux préparé pour affronter la concurrence sur son marché.

Enfin, rappelons que Spendesk offre actuellement les meilleurs standards en matière de sécurité, et de lutte contre la fraude.

Les achats en ligne ponctuels sont réalisés avec des cartes à usage unique, et les paiements récurrents sont prélevés sur des cartes plafonnées.

Tout est donc mis en œuvre pour éviter une quelconque exploitation de vos données bancaires en cas de vol ou de piratage.

Toutes les données financières transmises à Spendesk sont protégées par les normes de sécurité PCI-DSS et le protocole de cryptage 2048 bit SSL.

Enfin, Spendesk s’engage à ne travailler qu’avec des partenaires certifiés, et stocke les fonds sur des comptes de cantonnement européens conformes à la réglementation.

Pour la gestion de vos frais kilométriques, Spendesk propose désormais une solution de gestion des dépenses idéale pour vos collaborateurs, managers, et le DAF de votre entreprise !

La récolte de plusieurs dizaines de justificatifs mensuels et le risque de perte ne seront plus qu’un lointain souvenir. Les cartes bancaires échangées au détour d’un couloir entre deux salariés au gré des emplois du temps de chacun deviendront de l’histoire ancienne !

Spendesk permet donc de gérer vos frais, suivre vos dépenses de manière nouvelle et ingénieuse, et permet de contourner de nombreuses procédures encombrantes et pesantes au quotidien.

Les solutions existent, alors pourquoi ne pas passer à la vitesse supérieure ?

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leurs sont personnels.