Comment mieux gérer les frais de mission de ses salariés ?

Dans le cadre de leurs missions, vos collaborateurs sont souvent amenés à se déplacer. Ils génèrent des frais kilométriques, des frais d’abonnements, de péages, d’assurances, de repas…

Des dépenses qui s’accumulent et finissent rapidement par devenir ingérables, énergivores et irritantes.

Reprenons ce dossier bien souvent synonyme de charge mentale afin d’en décortiquer tous les aspects et vous donner les clés d’une meilleure gestion des frais de mission.

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La genèse : qu’entend-on par frais de missions ?

Il n’y a pas de frais de mission sans ordre de mission.

L’ordre de mission est un document que vous devez remettre à votre salarié partant en déplacement afin que celui-ci puisse se déplacer en étant assuré d’être couvert en cas d’incidents. Couplé aux justificatifs des dépenses engagées pendant ce déplacement professionnel, le salarié pourra être remboursé de ses frais de mission lors de son retour.

Pour un ordre de mission valide, pensez à indiquer :

• L’identité du salarié,
• Le nom de votre entreprise,
• Le lieu de la mission/du déplacement,
• La durée,
• Le moyen de transport utilisé pour s’y rendre.

Pour rédiger un ordre de mission, vous pouvez vous inspirer de ce modèle :

Source : https://droit-finances.commentcamarche.com/

Quels frais entrent dans le spectre des frais de mission ?

Toutes les dépenses relatives aux déplacements professionnels de vos équipes sont considérées comme des frais de mission. Cela va donc de la comptabilisation des frais kilométriques au budget repas en passant par les nuits d’hôtel et les moyens de transport utilisés pendant le déplacement.

Vous pouvez fixer le budget de cette mission avec l’employé avant son départ et préciser ce dernier en détail dans l’ordre de mission. Toutefois, cela ne garantit pas le respect de ce budget : de nombreux aléas peuvent arriver lors de voyage d’affaires — qu’ils soient subis ou choisis, par exemple : un vol annulé nécessitant l’achat d’un nouveau billet ou une addition au-delà du budget fixé au restaurant…

À vous d’identifier les collaborateurs de confiance qui sauront utiliser le budget accordé à bon escient.

Quels outils pour gérer les frais de mission ?

Bien conscientes que les frais de mission représentent aujourd’hui d’importants enjeux financiers, de nombreuses solutions existent afin de gérer au mieux ces dépenses professionnelles.

La plupart des banques traditionnelles proposent aujourd’hui des cartes de paiement corporate, directement rattachées au compte bancaire de l’entreprise.

Le salarié par ce biais n’a pas à avancer de frais personnels pour le compte de l’entreprise lors de ses déplacements.

En revanche, vous n’avez pas de contrôle en direct sur les dépenses effectuées avec cette carte. Le salarié peut l’utiliser où il le souhaite.

D’autres alternatives existent comme les cartes à usages spécifiques : la carte carburant ou la carte restaurant. Bien que très répandues, ces cartes restent cloisonnées à des domaines de dépenses spécifiques et ne sont généralement utilisables que dans certains établissements. Certaines cartes essence par exemple ne s’utilisent que dans un réseau unique de distribution.

Pour la carte restaurant, un budget strict lui est généralement alloué.

Plus axées sur les voyages d’affaires : l’American Express ou la carte Logée sont des solutions pour pallier aux frais de missions. Ces cartes à débits différés vous permettent de recevoir une facture unique en fin de mois, spécifique au déplacement effectué.

Une autre option qui reste encore très répandue : l’utilisation de la carte bancaire personnelle des salariés. Pour se faire rembourser ses frais de mission, le collaborateur transmet ses notes de frais au service comptable de l’entreprise qui se charge ensuite de trier ces justificatifs.

Bien souvent, ce tri de justificatifs est une tâche rébarbative et énergivore. Pire : des justificatifs sont parfois perdus, ce qui rallonge ou annule le processus de remboursement vis-à-vis du salarié.

Mooncard s’est justement penché sur cette charge mentale que peuvent subir les salariés dans l’obligation de se soucier des notes de frais. La fintech a développé un gestionnaire en ligne relié à une carte Mastercard qui permet de contrôler et fluidifier les dépenses professionnelles. La carte bancaire est entièrement paramétrable et les dépenses sont retransmises en temps réel via le gestionnaire : une longueur d’avance sur la gestion des frais de mission !

Récupérer la TVA : véritable enjeu des frais de mission

Afin de réduire les frais de déplacement d’un collaborateur au maximum, les entreprises peuvent se faire rembourser la TVA de ces dépenses (à condition d’en avoir le justificatif !).

💡 Bon à savoir : pour les dépenses professionnelles qui appartiennent à la famille du « transport » : trajets en train, billets d’avion, courses de taxi, il n’y a pas de TVA, sa récupération est donc impossible.

En revanche, pour les frais de parking et de péage une TVA de 20 % est appliquée et il est donc possible de la récupérer en vous appuyant sur les justificatifs de ces dépenses. Idem pour les frais d’hôtel : la TVA varie généralement entre 10 % et 20 %.

Concernant la TVA appliquée aux repas, elle n’est remboursable qu’à partir du moment où il s’agit d’un déjeuner d’affaires ou lorsque votre collaborateur est en déplacement professionnel. Pour les dépenses quotidiennes liées aux repas, préconisez la carte restaurant.

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Trois questions à Pierre-Yves Roizot, directeur financier chez Mooncard

Quelles sont les principales problématiques liées aux frais de mission aujourd’hui pour les équipes dirigeantes ?

Pierre-Yves Roizot:

Frais de mission, notes de frais, coûts de déplacements. Peu importe la dénomination, un dénominateur commun subsiste : le ras-le-bol de tous les acteurs concernés. Du dirigeant qui a peur des écarts, au manager qui a l’impression de perdre du temps à du « flicage » sans valeur ajoutée, en passant par l’utilisateur qui ne comprend plus pourquoi il doit avancer de la trésorerie personnelle pour des dépenses professionnelles, la pénibilité se retrouve à tous les étages de l’entreprise.

Quand on ajoute le temps extraordinaire à consacrer aux écritures comptables de ces dépenses qui ne sont pourtant pas les plus significatives en termes de montant, la coupe est pleine.

La cerise sur le gâteau ? Les risques de contrôle URSSAF et fiscaux, à même de rendre l’addition encore plus salée. Tout le monde perd du temps, la charge mentale impacte chaque acteur de la chaîne et le stress gagne toute l’équipe.

Gestion des frais de mission : De nombreuses entreprises ont l’habitude de trier leurs notes de frais à la main. S’il y avait trois arguments pour les faire basculer dans la digitalisation, quels seraient-ils ?

Pierre-Yves Roizot:

Plus de 80 % des entreprises françaises utilisent encore une solution manuelle pour la gestion de leurs notes de frais, à base de feuille Excel plus ou moins bien imprimée, de tickets dont l’encre s’est parfois rapidement effacée (quand ils n’ont pas disparu en route, dans le long cheminement administratif imposé par ce processus archaïque) et d’agrafeuses récalcitrantes (la fameuse taille 26/6 qui ne rentre pas dans du 24/4… qui n’a pas déjà vécu ce cauchemar).

Avec la digitalisation, plus de perte de temps à courir après les tickets qui sont sauvegardés pour plusieurs années (et donc qui ne s’effacent pas) grâce à une simple photo de smartphone, plus de transpiration de stress lors du contrôle de l’URSSAF qui confirme que ce ticket effacé ne peut être contrôlé et plus de papiers qui prennent la poussière dans une zone de stockage (et induisent donc un coût de stockage).

En 2020, ne pourrait-on pas plutôt se projeter un peu et envisager une interconnexion avec les marchands, permettant de sauver les forêts déjà largement amputées en n’imprimant plus les tickets ? Sauvons notre planète : les efforts de chacun, y compris dans la gestion des notes de frais, constituent des symboles de modernité et de civisme que nous devons aux générations futures.

Est-ce que les dépenses liées aux repas des salariés sont considérées comme des frais de mission ?

Pierre-Yves Roizot:

Quel directeur commercial, quel responsable financier, ou quel gérant de PME ne s’est jamais retrouvé devant ce dilemme ?

« — Jean-Jacques, vous avez dépensé 53 € lors de votre dîner de mardi, pendant votre déplacement à Marseille, alors que vous saviez que le montant maximum autorisé est de 39 € pour le dîner !
— Oui, mais j’avais pris un sandwich le midi ! »

Même s’il semble évident que les repas constituent des frais de mission, il est tout aussi peu évident de leur donner un cadre simple, lisible, efficace. Les exceptions sont légion : dans quelle mesure l’alcool est-il autorisé ? Peut-on inviter son client et jusqu’à quelle limite ?

Comme pour la question précédente, en 2020, ne pourrait-on pas plutôt passer sur un raisonnement constructif et positif ? Par exemple, comment inciter son équipe à être raisonnable dans ses dépenses ? En transformant la contrainte en un mouvement positif, bon nombre de questions disparaissent.

Quelques informations complémentaires utiles :

• Comment réduire la TVA sur mes achats ? 
• Tout savoir sur la TVA selon Bercy Info
• Information sur TVA selon le Service-Public.fr