Comment simplifier la gestion des dépenses professionnelles grâce à une solution adaptée à son contexte entreprise ?
Toutes les entreprises, peu importe leur taille ou structure, ont au moins un point en commun : la gestion des notes de frais de leurs collaborateurs. Tous ceux qui se sont déjà attelés à cette tâche savent à quel point elle est chronophage et contraignante.
Une étude de 20151, réalisée par HRS et la fondation GBTA, a notamment montré qu’un traitement manuel des notes de frais coûtait en moyenne à l’entreprise 53 € par collaborateur et leur prenait 20 minutes de leurs temps.
Une solution de gestion des dépenses professionnelles performante, telle que Silae Expense, peut remédier à de telles pertes de temps et d’argent. Et quoi de mieux si cette plateforme répond toujours au plus près des besoins et contextes spécifiques des entreprises ?
La filiale française de MAN Truck & Bus l’a bien compris et a donc fait appel à Silae Expense pour optimiser le temps de ses collaborateurs grâce à une configuration personnalisée et parfaitement intégrée dans son écosystème SIRH.
Notre client MAN Truck & Bus en quelques mots
MAN Truck & Bus France est une filiale du Groupe allemand MAN, l’un des leaders européens du secteur de l’ingénierie liée aux transports. L’entreprise s’est spécialisée dans la vente de bus et de camions. Son but est d’accroître la profitabilité des sociétés de transports en mettant en place un service après-vente performant et des coûts d’exploitations minimes. Ces actions visent à faire de MAN Truck & Bus le leader de la satisfaction client.
Quels étaient ses besoins ?
Sortir d’une gestion manuelle chronophage
MAN Truck & Bus désirait s’équiper d’une solution moderne pour automatiser la gestion de ses dépenses professionnelles, qui était autrefois réalisée manuellement à l’aide de tableurs. Une telle gestion pouvait s’avérer chronophage, tant pour les collaborateurs, que pour les managers.
Or, l’entreprise souhaitait vraiment optimiser le temps de ses équipes et assurer une gestion efficace et traçable sur l’ensemble de la chaîne de ses notes de frais. Pour atteindre un tel objectif, l’affranchissement intégral des justificatifs papiers lui était également nécessaire.
En demande d’une solution internationale
MAN Truck & Bus compte beaucoup de collaborateurs en déplacement à l’étranger, en particulier ses commerciaux. La solution qui serait retenue par l’entreprise devait donc être facilement utilisable à l’international, avec ou sans connexion internet.
Comment avons-nous répondu à ses demandes ?
MAN Truck & Bus a fait le choix d’une solution intuitive
L’entreprise a comparé les différentes solutions du marché et a finalement choisi, après un appel d’offres, la plateforme Silae Expense.
MAN a en effet était séduit par la fluidité, l’efficacité et l’intuitivité de la solution. Des caractéristiques qui étaient vraiment indispensables pour simplifier le quotidien des collaborateurs en déplacement à l’étranger et leur permettre une saisie facilitée au fil de l’eau.
Silae Expense a aussi su répondre à la demande d’une solution internationale. La plateforme a en effet permis à MAN de gérer 36 différents types de dépenses et de réaliser des exports en comptabilité compatibles avec leur filiale polonaise.
Une solution parfaitement intégrée dans leur écosystème SIRH
Une solution entièrement intégrée dans les différents écosystèmes comptables et administratifs d’une entreprise fait également gagner en optimisation.
Silae Expense s’est entièrement intégrée dans l’écosystème SIRH utilisé par MAN.
MAN peut donc inviter ses collaborateurs automatiquement en communiquant directement un fichier qui regroupe toutes les informations nécessaires à leur ajout dans le compte de l’entreprise.
La plateforme est aussi compatible avec le logiciel ERP comptable complexe SAP. Cela assure à MAN une génération automatique des écritures comptables et une récupération facilitée de la TVA.
L’intégration dans l’écosystème Travel est aussi une réussite et permet à MAN d’obtenir une remontée automatique de ses données de voyages avec AirPlus.
Une dématérialisation de la gestion des dépenses professionnelles
MAN Truck & Bus a souhaité passer à une gestion zéro papier de ses notes de frais, afin de supprimer les risques liés à la perte, la dégradation ou encore la falsification des justificatifs.
L’entreprise a donc souscrit à l’offre optionnelle qui dématérialise entièrement les justificatifs grâce à la mise à disposition d’un coffre-fort numérique à valeur probante, en partenariat avec Docaposte, filiale du Groupe La Poste.
Des challenges parfois compliqués à relever
L’entreprise avait des demandes très spécifiques qui nécessitaient une adaptation parfois sur mesure de la plateforme. L’équipe technique de Silae Expense a donc relevé le défi et effectué des actions particulières avec des développements supplémentaires pour répondre à ces demandes.
Il a aussi fallu répondre à la demande de MAN de dissocier les fichiers comptables, à savoir créer d’une part un fichier avec les débits-crédits ainsi qu’un deuxième avec la récupération de TVA.
De plus, l’entreprise souhaitait implémenter une règle URSSAF spécifique pour les indemnités kilométriques ; la règle des 15 km. Elle stipule qu’un collaborateur se situant à moins de 15 km de son domicile n’a pas le droit de se faire rembourser ses frais professionnels. Cette spécification a été particulièrement complexe à mettre en place sur le web et sera bientôt disponible sur l’application mobile.
Quels résultats ont été obtenus avec la mise en place de ces solutions ?
Un gain financier et de temps important
La mise en place de Silae Expense a fait gagner beaucoup de temps à l’entreprise, avec plus de 7000 dépenses saisies par près de 390 collaborateurs et remboursées en seulement 5 mois.
L’intégration dans l’ERP comptable a également grandement facilité le travail du service comptable, en particulier pour la récupération de la TVA.
Un meilleur contrôle des dépenses
L’entreprise a pu contrôler plus facilement les dépenses réalisées en configurant des plafonds ou des alertes aux doublons. Il y a donc de moins en moins de litiges.
Silae Expense leur assure également un meilleur reporting et une analyse plus précise des différents postes de dépenses.
MAN a créé ses propres règles de conformité qu’elle peut faire évoluer avec sa politique de gestion des notes de frais, puisque la solution Silae Expense est évolutive.
En conclusion
En s’équipant de la solution de gestion des dépenses professionnelles personnalisée, adaptable et évolutive Silae Expense, MAN Truck & Bus a optimisé la gestion de ses notes de frais. L’entreprise a réalisé des gains de temps et ses collaborateurs ont pu se recentrer sur leur cœur de métier.
MAN souhaitait vraiment simplifier le quotidien de ses collaborateurs, notamment lorsqu’ils sont en déplacement à l’étranger, en les dotant de la solution internationale et entièrement dématérialisée qu’offre Silae Expense.
La plateforme s’est adaptée et développée pour répondre au mieux aux besoins et demandes de MAN. Ceci a permis l’installation d’une véritable relation de confiance qui se traduit aujourd’hui par la mise à disposition de nouvelles évolutions.
"MAN est un client sympathique, disponible et moteur, ce qui permet de faire avancer le projet. Les collaborateurs sont toujours à l’écoute de nos conseils, notamment lorsqu’il a fallu globaliser la TVA."
Sofia Ourrak, Responsable Projets chez Jenji, maintenant Silae Expense.
1. source : https://www.pressonline.com/hrs/2015/11/etude-hrs-gbta-impact-financier/
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