Tout sur la conservation de la note de frais, papier ou dématérialisée

La conservation de la note de frais et de ses justificatifs comporte son lot d’obligations qu’il est bon de connaître pour éviter tout risque de sanction.

En effet, étant donné que certains frais sont exonérés de charges, l’Administration peut procéder à des contrôles pour s’assurer que l’entreprise est en règle et ne déguise pas des avantages en nature par exemple.

Quelle est la durée de conservation des factures et des justificatifs de frais professionnels ? À l’ère de la dématérialisation, y a-t-il des règles différentes pour la note de frais scannée ?

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Note de frais et justificatifs : petit rappel

La note de frais est un formulaire rempli pour déclarer des frais avancés par le salarié dans l’intérêt de l’entreprise, auquel est joint le justificatif de la note de frais prouvant la dépense.

Il peut s’agir d’un document papier, mais de plus en plus de services administratifs optent pour la note de frais dématérialisée. Dans ce cas, le formulaire est numérisé ou édité au sein d’une application dédiée, et les justificatifs sont pris en photo ou scannés, puis attachés en pièces jointes et stockés sur un serveur.

La durée de conservation de la note de frais

Depuis le 1er janvier 2019, la loi de financement de la Sécurité sociale intègre une obligation de conservation des documents et pièces justificatives, nécessaires au calcul de l’assiette et au contrôle des cotisations et contributions sociales par l’Urssaf, pendant 6 ans minimum.

☝️  Attention cependant, l’article L 123-22 du Code du commerce, lui, prévoit une durée de conservation de 10 ans pour les documents comptables et les pièces justificatives, à compter de la clôture de l’exercice. Les justificatifs de note de frais servant aussi à la tenue de la comptabilité, retenez plutôt un délai de conservation de 10 ans, pour être serein·e.

✅  Si vous ne souhaitez pas remplir vos placards ou vos étagères de reçus pendant une décennie, la dématérialisation s’avère une bonne option.

Ils n’en seront que plus faciles à retrouver en cas de contrôle Urssaf, grâce à une recherche par date ou par mot clé.

En plus, finis les problèmes d’encre qui disparaît et de date ou de montant qui s’efface !

Mais est-ce que cela a la même valeur que la note de frais et les justificatifs originaux ?

Conservation et dématérialisation : la loi s’adapte

Depuis l’arrêté du 23 mai 2019 de la loi de financement de la Sécurité sociale abordée plus haut (article L.243-16 du code de la Sécurité sociale), la numérisation des reçus de notes de frais a une valeur probante, c’est-à-dire légale.

Néanmoins, elle doit respecter plusieurs conditions pour être à la hauteur de la conservation des notes de frais au format papier :

• ​​le reçu doit être reproduit à l’identique pour garantir une copie conforme à l’original ;
• le format choisi est unique pour pouvoir être lu et traité par tous les systèmes sur le long terme (format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) ;
• la numérisation doit respecter le référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile, avec notamment un système d’horodatage pouvant retracer les différentes opérations réalisées.

⚠️  Toutes les notes de frais (et justificatifs) datant d’avant le 1er juillet 2010, date d’entrée en vigueur de l’arrêté, doivent être conservées au format papier pour avoir une valeur légale

Pourquoi bien conserver ses notes de frais ?

La conservation de la note de frais répond à 2 obligations et objectifs. Elle permet de fournir la preuve à l’administration fiscale :

• d’une part, que les remboursements concernent bien des dépenses professionnelles, et non personnelles ;
• d’autre part, qu’ils sont bien éligibles à la récupération de la TVA, ce qui n’est pas le cas de tous les frais.

En cas de contrôle Urssaf

Nous l’avons déjà abordé, mais c’est l’Urssaf qui fixe les règles du jeu et qui procède à des contrôles, aléatoires ou en cas de suspicion de fraude (comme l’avantage en nature déguisé dont nous parlions en introduction).

Conservez à cet effet tous les justificatifs comme :

• le justificatif de note de frais repas (reçu du restaurant, du traiteur ou du supermarché),
• la facture du taxi,
• la note d’hôtel,
• le ticket de péage ou de stationnement,
• la note de frais kilométriques avec adresse de départ et d’arrivée, et la carte de grise du véhicule, etc.

Pour récupérer la TVA

La TVA est récupérable sur certaines dépenses professionnelles.

Pour pouvoir faire une demande de remboursement à l’occasion de la déclaration TVA, il peut être nécessaire de fournir les justificatifs faisant apparaître le montant de la TVA.

Sanctions possibles en cas de non-conservation des notes de frais

L’article 1734 du Code général des impôts prévoit une amende de 10 000 € en cas d’absence de documents demandés par l’administration, avant les délais prescrits.

En l’absence de justificatifs, l’Urssaf peut aussi requalifier les frais professionnels en avantages en nature :

• l’entreprise devra alors verser les cotisations sociales dues ;
• l’employé devra payer des impôts sur l’avantage en nature.

D’après Mooncard, 36 % des redressements de l’Urssaf sont dus à une mauvaise gestion des notes de frais. Une bonne raison de veiller à la conservation de vos notes de frais.

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Comment optimiser la gestion de vos notes de frais ?

Dernier conseil : avec l’archivage numérique, non seulement vos pièces sont en sécurité et leur traçabilité facilitée, mais en plus vous faites des économies en espace de stockage et donc en argent.

Si vous êtes intéressé·e par une solution professionnelle pour la gestion de vos notes de frais, notre annuaire regorge d’outils intégrant :

• la technologie OCR pour la numérisation et la reconnaissance automatique des caractères, notamment des montants, dates et types de frais présents sur les justificatifs,
• l’archivage à valeur probante de vos justificatifs et reçus,
• la classification automatique de types de frais par catégorie,
• la détection de la TVA récupérable,
• la connexion avec votre logiciel de comptabilité et votre logiciel de paie pour procéder aux remboursements.

Vous gagnez un temps précieux et évitez les oublis ou les erreurs de saisie. Alors, convaincu·e ?