Comment récupérer la TVA sur les frais d’hôtel ?

La TVA est un sujet casse-tête pour toutes les entreprises. Le cas de la TVA sur les frais d’hôtel ne fait pas exception et suscite de nombreuses questions. Quel taux de TVA s’applique ? Le taux est-il le même sur toutes les prestations hôtelières ? Et surtout, la TVA est-elle récupérable ?

Différents cas de figure existent en ce qui concerne la déduction de la TVA sur les frais d’hébergement. Nous tentons de répondre à toutes vos interrogations et vous aidons à cerner tous les enjeux des notes de frais sur les frais d’hôtel.

SOMMAIRE

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Quel taux de TVA est applicable pour les frais d’hébergement ?

Comment s’y retrouver entre les différents taux de TVA ? Le tableau suivant recense les différents taux de TVA en vigueur applicables pour les différentes prestations hôtelières : frais d’hébergement et frais de bouche.

Note : ces taux sont applicables en France continentale, c’est-à-dire hors Corse et outre-mer.

Dans quels cas la TVA est-elle récupérable ?

Règle générale

L’annexe 2 du Code général des impôts est claire : la TVA sur les prestations hôtelières n’est pas déductible « lorsque le bien ou le service est relatif à la fourniture à titre gratuit du logement des dirigeants ou du personnel de l’entreprise, à l’exception de celui du personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance sur les chantiers ou dans les locaux de l’entreprise ».

Il est donc impossible pour une entreprise de déduire la TVA versée sur des frais d’hôtel.

Exceptions

Cependant, à toute règle existent ses exceptions. La TVA peut effectivement être récupérée par l’entreprise dans certains cas :

• si l’hébergement a été fourni à un tiers de l’entreprise, comme un client, un fournisseur ou un prestataire, par exemple.
• la TVA appliquée sur les repas, et notamment sur les petits-déjeuners, peut faire l’objet d’une déduction.

Certaines conditions doivent être remplies pour bénéficier d’une déduction de la TVA.

• Les dépenses doivent être réalisées dans l’intérêt de l’entreprise : les dépenses personnelles sont formellement exclues.
• Il est impératif de conserver une facture mentionnant la prestation et le montant de la TVA appliqué.
• La facture doit être établie au nom de l’entreprise, et en aucun cas à celui du dirigeant ou de l’un des salariés.

Vous suivez ? Voici les cas particuliers.

Cas particuliers

Frais de mission, frais d’hébergement, frais de déplacement… Il est facile de se perdre entre toutes ces notions, d’autant plus qu’elles renferment chacune leurs particularités, y compris en ce qui concerne la déduction de la TVA.

TVA et frais de repas

Les frais de repas sont considérés comme des frais de mission. À ce titre, la TVA qui s’y applique peut être récupérée par l’entreprise dans les cas suivants :

• repas d’un salarié,
• repas d’un dirigeant,
• repas d’affaires avec un client,
• repas lors duquel se déroule une réunion entre salariés de l’entreprise, etc.

Dans le cadre d’une nuit passée à l’hôtel pour des raisons professionnelles, la TVA appliquée sur le petit-déjeuner peut faire l’objet d’une déduction. Là encore, il faut respecter certaines conditions : le montant de la prestation et taux de TVA appliqué doivent être affichés clairement sur une ligne distincte de celle concernant le prix de la chambre sur la facture.

TVA et frais de déplacement

En ce qui concerne les frais de déplacement induits par un déplacement professionnel, la possible récupération se fait au cas par cas. Nous vous résumons la situation dans le tableau suivant :

Les outils pour gérer automatiquement la TVA

La gestion manuelle des notes de frais est coûteuse pour votre entreprise : elle prend du temps et mobilise des ressources. Pour revenir au cas particulier des frais d’hébergement en hôtel, la TVA n’étant récupérable que sur des prestations annexes comme le petit-déjeuner, la somme qu’il est possible de récupérer est en réalité minime. En moyenne, le prix d’un petit-déjeuner à l’hôtel est de 9 €. La TVA récupérable sur une nuit d’hôtel s’élève donc à 0,90 €.

Est-il pertinent de mobiliser tant de ressources pour une somme si faible ? Grâce aux logiciels dédiés, il est aujourd’hui possible de déduire cette TVA sans que votre entreprise ne dépense plus d’argent qu’elle n’en récupère.

Ils détectent automatiquement les différentes TVA sur vos factures, y compris la taxe de séjour, et gèrent automatiquement la déductibilité de la TVA sur vos frais hôteliers.

Des références comme Expensya, KDS Neo ou encore N2F permettent :

• la gestion des TVA multiples,
• le calcul automatique de la TVA,
• la récupération de la TVA.

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Dormez tranquille, vos notes de frais sont bien gérées

La récupération de la TVA sur les nuits d’hôtel dans le cadre de déplacements professionnels est un imbroglio pour toutes les entreprises. La fiscalité française ne permet pas aujourd’hui de déduire la TVA du prix d’une nuit à l’hôtel, mais c’est en revanche possible pour des prestations annexes, comme le petit-déjeuner.

Les gestionnaires d’entreprise ou les directions des ressources humaines ont tout intérêt à s’équiper d’un outil de gestion des notes de frais afin d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée. Vous serez en mesure de récupérer la TVA, lorsque cela est possible, de manière automatisée, sans craindre les erreurs ou les oublis.