Logiciels de Messagerie : guide d'achat
Email professionnel, tchat, contacts et agenda
Le logiciel de messagerie électronique est devenu incontournable. Cet outil, parfois intégré à une Suite Bureautique, a des fonctionnalités qui lui sont propres. Vous gérez mieux vos messages : envoi et réception d'email, synchronisation des données, recherche rapide, intégration de filtres ou encore regroupement de plusieurs comptes. Vous avez une interface intuitive et configurable selon vos besoins. En plus, vous sécurisez votre boite aux lettres électronique avec la détection automatique des messages jugés indésirables pour les placer dans un dossier dédié. Vos secrets par mail sont bien gardés ! Retrouvez tous nos guides sur les logiciels de messagerie pour mieux gérer vos messages électroniques.
Le guide des logiciels de messagerie
Vous vous limitez à une adresse gmail basique pour gérer toutes les messageries de votre entreprise ? Pas simple d’administrer tous les mails reçus et savoir s’ils sont correctement traités ! C’est pour quoi les fournisseurs informatiques ont imaginé les logiciels de messagerie d’entreprise.
Qu’est-ce qu’un logiciel de messagerie ?
Le logiciel de messagerie d’entreprise est une solution pour un acheminement des courriers électroniques plus efficient. La communication de votre entreprise et les échanges entre vos collaborateurs sont plus fluides. Le logiciel de messagerie d’entreprise vous offre des fonctionnalités basiques d’envoi et de réception d’emails mais va plus loin en ajoutant des fonctions plus avancées. Il existe plusieurs types de logiciels de communication et vous devez avant tout bien définir vos besoins en matière de gestion de courriers électroniques.
Quelles sont les fonctionnalités proposées par un logiciel de messagerie ?
La messagerie mail de votre entreprise assure de plus grandes possibilités que l’envoi et la réception de courriers électroniques :
- Détection automatique des messages indésirables et anti-spam ;
- Intégration de filtres afin de sélectionner plus rapidement les emails recherchés ;
- Une interface intuitive configurée selon les besoins de votre entreprise ;
- Regroupement de tous vos comptes de messagerie électronique sur une seule interface ;
- Un agenda partagé avec possibilité de lier des mails ;
- Un statut évolutif de votre messagerie mail pour faire passer vos messages en « lus », « traités », « non traités » ;
- La possibilité de superviser les flux du compte de messagerie. Ainsi vous suivez le traitement apporté aux mails reçus par votre entreprise depuis le logiciel de messagerie ;
- La lecture de statistiques et indicateur d’efficacité de votre serveur de messagerie ;
- Les emails partagés par les collaborateurs concernés. Plus besoin de transférer un mail à vos collaborateurs pour qu’ils puissent le consulter. Tous les collaborateurs sélectionnés dans le serveur de messagerie peuvent échanger autour d’un mail sans pour autant surcharger et sans duplication.
- Trouver des modèles de réponse enregistrés par votre messagerie électronique. Standardisez vos réponses à des demandes récurrentes afin de faciliter le traitement de vos mails.
Pourquoi un logiciel de messagerie est recommandé pour une entreprise ?
La messagerie gmail version professionnelle, Yahoo mail, Mozilla Thunderbird ou encore Livemail sont des messageries parfaites pour répondre aux attentes de votre entreprise. Véritable outil de supervision et de gestion collaborative, les logiciels de messagerie professionnelle sont un atout indéniable pour les entreprises de toutes tailles. Le client de messagerie profitera de :
- Un gain de temps pour la gestion de sa messagerie électronique ;
- Une plus grande collaboration autour des mails échangés ;
- La traçabilité des emails entrants ;
- La sécurisation des informations inhérentes à l’entreprise par le chiffrement des données ;
- Une image plus professionnelle auprès de vos prospects et clients grâce à une messagerie au nom de domaine personnalisé ;
- Un serveur de messagerie accessible également sur votre Smartphone après authentification ;
- L’utilisation d’un protocole IMAP (Internet Message Access Protocol) pour des recherches plus rapides et le stockage sur un serveur dédié avec connexion sécurisée ;
- La lecture et l’utilisation de votre messagerie hors connexion ;
- La configuration aisée de votre compte de messagerie.
Un logiciel gratuit ou en version payante ?
Tout dépend de ce que vous allez demander à votre logiciel de messagerie d’entreprise ! A vous de bien cerner les besoins de votre société en matière de compte email et de courriers électroniques. La version de compte de messagerie gmail personnelle sera vite limitée même si elle est gratuite. En optant pour la version payante de Gmail, vous accédez à de très nombreuses fonctionnalités pour un coût dégressif en fonction des options sélectionnées et du nombre de collaborateurs utilisant ce serveur de messagerie.
Pourtant Windows Live Mail garantit des fonctionnalités poussées en version gratuite. Ce serveur mail vous offre également la possibilité de synchroniser vos données en les liant à votre agenda ou vos contacts. Particulièrement pratique pour les prises de rendez-vous, il est également facile à configurer sur votre ordinateur et celui de vos collaborateurs.
En choisissant un logiciel de messagerie d’entreprise payant, vous avez la possibilité de personnaliser votre adresse au nom de votre entreprise. Par exemple : accueil@votre-entreprise.fr. De plus, l’espace de stockage est bien plus important que celui d’une messagerie personnelle commune. De plus, les fournisseurs d’accès et de solutions logicielles vous accompagnent afin de paramétrer au mieux votre compte de messagerie et répondre à vos interrogations sur l’utilisation de votre messagerie électronique.
Osez aller plus loin en choisissant un logiciel de messagerie d’entreprise et profitez d’une vision plus nette des flux des mails entrants, des pièces jointes et du traitement de chaque courrier électronique par vos collaborateurs.
Les différents services fournis par les logiciels de messagerie
En fonction de la façon que vous aurez d'utiliser le logiciel, vous aurez certainement besoin que le logiciel de messagerie soit compatible à la fois sur ordinateur ou sur téléphone via une application. Afin d'avoir la meilleure expérience utilisateur possible, regardez bien les services que propose les logiciels. Beaucoup d'applications sont compatibles simultanément sur ordinateur (sous Windows, MacOS ou Linux) et via une application de tablette ou de téléphone. Parmi ces logiciels, on peut prendre comme exemple Mailbird, le logiciel de messagerie de Microsoft, Outlook et ceux de Mozilla, Thunderbird et SeaMonkey.
La gestion de vos tâches peut également être un service que rendent les applications de messagerie. En effet, au-delà de faire de la gestion de courrier, les logiciels peuvent proposer des solutions d'agendas et des gestionnaires de tâches pour vous assister dans la gestion de projets.
