Contrôlez l’assiduité de vos stagiaires (même à distance !) grâce à la feuille d’émargement

En tant qu’organisme de formation, votre mission première est de dispenser un savoir précieux à vos apprenants, de les conduire vers le succès. Mais derrière ce rôle valorisant se cache une autre réalité : l’administratif !

En effet, le pilotage d’un centre de formation nécessite la mise en place de nombreuses procédures ainsi que l’élaboration de documents divers. Parmi ces derniers, on compte la feuille d’émargement (si si, la même que quand vous passiez votre bac !).

À quoi sert-elle ? Que doit-elle contenir ? Et surtout, comment attester la présence des stagiaires à l’heure de l’explosion de l’e-learning ?

Sortez vos cahiers et stylos, la leçon commence.

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C’est quoi une feuille d’émargement formation ?

Pour commencer, petite définition de la feuille d’émargement.

La feuille d’émargement, ou feuille de présence, désigne un document destiné à prouver :

• la bonne réalisation de la formation par l’organisme formateur,
• l’assiduité de tel ou tel apprenant.

Elle se présente donc sous forme d’un tableau, dans lequel sont mentionnés les stagiaires. Ceux-ci sont alors tenus de signer la feuille en début de chaque demi-journée de cours.

☝️ Dans tous les cas, cet émargement reste obligatoire, qu’il s’agisse d’une formation en présentiel ou en distanciel.

Pourquoi faire une feuille d’émargement ?

La feuille d’émargement, prévue dans le Code du travail (Article R6332-26), constitue une preuve juridique quant aux obligations à la fois du formateur et du formé.

Prouver l’assiduité de l’apprenant

Comme indiqué dans le Code du travail, la feuille de présence permet :

« d’établir l’assiduité du stagiaire qui suit une séquence de formation ouverte ou à distance. Ces feuilles d’émargement ou éléments font partie des documents que les organismes collecteurs sont tenus de produire aux agents chargés du contrôle prévu aux articles L. 6362-5 à L. 6362-7.3. ».

En effet, en cas d’absences injustifiées, les OPCA (organismes paritaires collecteurs agréés) peuvent remettre en cause le financement des cours.

En parallèle, la rigueur du stagiaire entre en compte dans la validation et la certification de sa formation.

☝️ Il est recommandé au formateur de prendre des notes et de mentionner toute information excusant un retard ou une absence.

Protéger le formateur

Dans le cadre du recours à un formateur indépendant agissant en qualité de sous-traitant, la feuille de présence sert de justificatif de base pour sa rémunération.

Par ailleurs, elle témoigne du fait que la non-atteinte des objectifs d’un stagiaire est due à son manque d’assiduité… et non à la qualité de l’enseignement fourni.

Comment faire une feuille d’émargement ? Les éléments à inclure

💡 À savoir : vous trouverez en ligne de nombreux modèles de documents à destination des organismes de formations, notamment sur les sites des Dreets.

La feuille de présence peut être individuelle ou collective. Mais dans tous les cas, elle inclut les éléments suivants :

• l’identité et les coordonnées de l’organisme de formation,
• le lieu où est dispensée la session,
• la date et les créneaux horaires,
• le nom du formateur,
• le nom du client ou financeur du stage,
• l’intitulé du module de formation.

Vient ensuite le fameux tableau, qui diffère selon que l’état d’émargement soit collectif ou individuel.

• Pour la feuille de présence collective : chaque ligne se rapporte à un stagiaire, les colonnes aux demi-journées. L’apprenant signera alors dans la case correspondante.
  
  
• Pour la feuille de présence individuelle : le document sert pour plusieurs jours. Les lignes se réfèrent aux journées et les colonnes aux demi-journées.

Enfin, pour chaque option, la mention « certifié exact », avec date, nom et signature du formateur, doit apparaître en bas du document.

Quelques conseils pour la route

Formateur·rice, faites preuve de vigilance au moment de la signature de la feuille, afin d’éviter qu’un stagiaire n’émarge à la place d’un autre. Comptez, par exemple, le nombre de présents et comparez-le avec le total des signatures.

Aussi, pensez à faire circuler le document en début de demi-journée. Ainsi, vous contrôlez mieux les retards.

Enfin, les OPCA se montrent très exigeants quant à la manière de remplir les états d’émargement et les invalident s’ils les jugent non conformes. Par exemple, il convient de réellement signer, et non juste parapher ou inscrire son nom.

Modèle de feuille d’émargement Excel

Pour vous aider à réaliser vos documents, téléchargez notre modèle de feuille d’émargement gratuit sur Excel.

Vous y trouverez à la fois une feuille de présence collective et une feuille de présence individuelle.

Et en cas de formation à distance ?

Nous l’avons vu, la feuille d’émargement demeure obligatoire dans le cadre de formations à distance. Toutefois, une question se pose : comment, dans ce contexte, s’aligner sur la loi et prouver que le stagiaire est vraiment présent ?

Il existe aujourd’hui des dispositifs répondant à cette problématique. Citons, par exemple, le décompte des heures de connexion proposé par les plateformes d’e-learning de type LMS.

D’autre part, grâce à des technologies comme la signature électronique, les états de présence se dématérialisent. Les élèves ont désormais la possibilité d’émarger directement via leur smartphone ou leur tablette, et la procédure conserve sa valeur légale. Sans oublier que cette dématérialisation engendre d’autres effets positifs pour les OF : gain de temps dans le traitement administratif, réduction du papier et donc des coûts, etc.

Toutefois, la solution pour laquelle vous optez doit garantir l’identité du signataire ainsi que l’intégrité et l’authenticité de la signature. C’est ce que propose e-parcours, logiciel de gestion complet à destination des organismes de formation. Avec lui, dématérialisez en toute conformité vos feuilles de présence, mais pas que ! La plateforme prend aussi en charge vos autres processus administratifs, la gestion financière, la relation client, etc.

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Que retenir de la feuille d’émargement formation ?

En tant que centre de formation, vous ne pouvez échapper à la feuille d’émargement. Si son élaboration en elle-même n’est vraiment pas compliquée, elle requiert néanmoins beaucoup de rigueur pour prévenir les abus et les tricheries.

En revanche, les choses se corsent dès qu’il s’agit de cours en ligne.

Toutefois, à l’ère de la transformation digitale des entreprises, les organismes de formation prennent le train en marche : il existe aujourd’hui des solutions qui dématérialisent en toute conformité vos feuilles de présence. Soyez dans les clous !