Convention de formation : mode d’emploi pour une rédaction conforme

La formation continue concerne tous les actifs, quel que soit leur statut : salarié, TNS, etc.

Dans ce cadre, les entreprises sollicitent des organismes de formation afin d’assurer la formation de leurs salariés, sur la base d’une convention de formation établie entre les deux parties. Cette dernière sert également de justificatif à l’employeur au titre de sa participation obligatoire au financement de la formation professionnelle continue.

En effet, les entreprises sont suivies de près en termes de formation délivrée à leurs employés et l’URSSAF veille au grain.

Qu’est-ce qu’une convention de formation ? À quoi sert-elle ? Quelles sont les obligations liées aux conventions de formation et les sanctions en cas de non-respect ?

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Qu’est-ce qu’une convention de formation ?

La convention de formation, rédigée par l’organisme de formation, désigne le contrat qui le lie à un acheteur, généralement une personne morale souhaitant former ses employés.

La réglementation impose davantage de rigueur dans l’élaboration d’une convention de formation. Il est donc nécessaire de bien maîtriser les mentions obligatoires.

ℹ️ Il faut savoir qu’une convention de formation est établie sur la base des actions de formation professionnelle prévues dans l’article L.6111-1 du Code du Travail.

À quoi sert une convention de formation ?

Une convention de formation contractualise les relations entre l’employeur de stagiaires et un organisme de formation. Un contrat de formation définit précisément les conditions dans lesquelles la formation doit se dérouler.

La convention de formation représente un point essentiel en ce sens qu’elle sert de justificatif à l’employeur au titre de sa participation obligatoire au financement de la formation professionnelle continue.

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Quelles mentions doit contenir une convention de formation ?

Une convention de formation doit contenir plusieurs mentions obligatoires, notamment :

• les informations sur les deux parties,
• les informations générales sur la formation,
• les modalités de règlement,
• les cas de dédits et de différends.

1— Les informations sur les deux parties

En premier lieu, il convient de renseigner le nom de l’organisme de formation et celui de l’entreprise achetant la formation, en précisant le nom de son représentant légal.

L’organisme de formation doit également renseigner son numéro d’enregistrement dans l’en-tête du document. S’il s’agit de sa première convention, il inscrit à la place « numéro en cours d’obtention ».

2 — Les informations générales sur la formation

Il faut ensuite décrire l’objet de la formation, à savoir :

• l’intitulé du stage,
• les objectifs,
• les méthodes,
• les dates,
• la durée,
• le lieu,
• les noms et fonctions des personnes formées.

ℹ️ Notez qu’il est possible d’ajouter le programme de la formation en annexe de la convention.

3 — Les modalités de règlement

Une convention de formation professionnelle doit également prévoir les dispositions financières.

On retrouve notamment les coûts unitaires liés aux frais de formation, mais aussi aux frais de restauration et/ou d’hébergement éventuels, calculés en fonction du nombre de stagiaires.

ℹ️ Le cas échéant, la TVA sera ajoutée si cette dernière est applicable.

Le paiement est dû à réception de la facture.

4 — Les dédits et différends éventuels

Une convention de formation prévoit également les situations de dédit à compter d’un nombre de jours minimum avant le début de la formation, ou encore un abandon en cours de formation. Dans de telles situations, l’organisme de formation remboursera totalement les sommes non engagées ou non dépensées.

La convention de formation stipule également le nom d’un tribunal compétent à même de régler un litige en cas de contestation ou de différend.

💡 Astuce : pour gagner du temps dans l’élaboration de votre document et vous assurer de n’omettre aucune mention obligatoire, on vous recommande d’utiliser un logiciel dédié. Citons par exemple e-parcours, plateforme métier destinée au pilotage complet des organismes de formation. L’outil prend notamment en charge toute la partie administrative, dont la réalisation des conventions de formation, en automatisant au maximum les processus et en centralisant l’ensemble de vos données. Et ce qu’importe le type de formation dispensée : présentiel, e-learning, inter-entreprise et intra-entreprise, etc.

Les obligations liées à la convention de formation professionnelle

La convention de formation est-elle obligatoire ?

Outre les mentions obligatoires mentionnées précédemment, la convention de formation fait l’objet de diverses règles.

Pour commencer, même s’il est d’usage d’établir une convention de formation, celle-ci n’est pas obligatoire dès lors que les mentions légales figurent sur les bons de commande ou les factures associés à la formation.

Toutefois, la convention de formation reste obligatoire dans les cas suivants :

• conventions pluriannuelles (de maximum 3 ans),
• mise en place d’un contrat d’alternance,
• réalisation de bilan de compétence dans le cadre de l’évolution des salariés,
• formation associée à une validation d’acquis d’expérience.

Elle est donc fortement liée à la formation professionnelle.

Les autres obligations et spécificités à connaître

• C’est à l’organisme de formation de créer la convention puis de la faire signer par les différentes parties.
  
  
• En tant que document contractuel, la convention de formation doit être signée à la fois par l’organisme de formation et par le client.
  
  
• Si l’entreprise se tourne vers un opérateur de compétence pour le financement de la formation, la convention (dite tripartite) devra être signée par l’entreprise, l’organisme de formation et l’opérateur de compétence.
  
  
• Dans le cadre d’une convention annuelle (lorsque l’organisme dispense plusieurs formations à la même entreprise), l’ensemble des sessions doit être réalisé et facturé durant la même année civile. Pour une convention pluriannuelle, il convient de préciser les années concernées.

Quelles sanctions en cas de non-respect des obligations ?

Afin de vérifier que les organismes de formation répondent à l’ensemble de leurs obligations, des contrôles sont opérés sur place ou sur présentation de pièces justificatives.

Ces derniers se concentrent sur les moyens financiers, techniques et pédagogiques. Parmi l’ensemble des justificatifs à fournir, les organismes de formation sont notamment tenus de présenter les attestations de présence émargées par les stagiaires et les formateurs.

En cas de manquement, les organismes de formation s’exposent à des sanctions. C’est notamment le cas pour le non-respect des obligations administratives et comptables pouvant faire encourir à l’organisme une amende de 4 500 €.

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Ce qu’il faut retenir sur les conventions de formation ?

Vous l’aurez compris, en matière de formation professionnelle, il vaut mieux être vigilant et rigoureux pour éviter les sanctions.

En tant qu’organisme de formation ou CFA, pour vous aider dans votre quotidien, appuyez-vous sur un logiciel dédié à votre centre de formation. Ce dernier vous permettra de gérer votre programme de formation, l’établissement des conventions de formation, la gestion des inscriptions, la facturation ou encore les bilans pédagogiques.