Automatisez la gestion de vos ventes — avec ou sans code

Tout d’abord, il n’y a pas de sujet. Une facture par ci, une relance par là… Puis, je vous le souhaite, vient le succès. Le nombre de vos clients augmente et, avec lui, celui de vos factures, devis et relances.

Soudain, vous — ou vos collaborateurs — passez des heures chaque semaine à remplir des devis, les transformer en factures, à pointer les clients qui ne vous ont pas encore payé et à les relancer.

Si ce temps vous semble bien mal investi et peu intéressant, laissez-moi vous dire deux choses : 1) Je suis d’accord, et comme je vous comprends ; 2) Bientôt — dès la fin de votre lecture en vérité —, vous n’aurez plus à le faire. 😊

Zapier : la solution « no-code » pour les besoins génériques

« Tout le monde peut zaper ! »

Vous vous souvenez de Rémi 🐭, le héros de Ratatouille et de son livre de chevet, Tout le monde peut cuisiner ? Eh bien avec Zapier, c’est pareil : tout le monde est en mesure de le faire !

C’est la magie du « no-code » : pas besoin d’avoir des compétences — ni même des connaissances — en code. Il vous suffit de renseigner l’automatisation à laquelle vous souhaitez aboutir ; Zapier s’occupe de l’exécuter. Nous verrons quelques exemples d’automatisations en fin de section.

➡️  Zapier est donc la solution idéale pour vous initier à l’automatisation.

Qu’est-ce que Zapier ?

Pensez à Zapier comme au connecteur qui vous permet de relier votre appareil Apple à n’importe quel autre appareil ; votre Mac à une prise HDMI, par exemple. 🙃

💡 Quand une application est disponible sur Zapier, on dit d’ailleurs qu’elle dispose d’un connecteur.

Zapier connecte donc les applications les unes aux autres. Les applications créent elles-mêmes leur connecteur ; il est ensuite ajouté au catalogue Zapier et accessible à tous les utilisateurs.

Le catalogue Zapier compte plus de 3 000 applications disponibles et ne cesse de croître. Parmi ces applications : Gmail, HubSpot, Hellosign, Pennylane…

Comment fonctionne Zapier ?

Zapier fonctionne sur le principe « Action — Réaction ».

En utilisant Zapier, vous allez lier deux applications :

• Celle où l’action se produit ;
• Celle où cette action entraîne une réaction.

Bien sûr, la réaction de la deuxième application peut aussi jouer le rôle d’action et entraîner une nouvelle réaction — comme un domino renversé par la chute de son voisin entraîne la chute du suivant.

Autrement dit, si un « zap » — le nom que l’on donne à cet enchaînement « Action — Réaction » — implique 2 applications, vous pouvez enchaîner les zaps à l’infini et créer des chaînes de réactions bien plus importantes.

Si tout ça n’est pas très clair ; rassurez-vous : tout va devenir très concret dans cette dernière partie. ⤵️

Quelques idées de « zaps » pour vous lancer

Créez automatiquement un devis

• Action — Dans votre CRM : Un commercial note les prestations ou produits que demande le prospect.
• Réaction : Votre logiciel de facturation vient puiser dans le CRM ces informations et crée automatiquement un devis.

Transformez vos devis signés en factures

• Action — Dans votre logiciel de signature électronique : Votre client accepte et signe votre devis.
  
• Réaction — Dans votre logiciel de facturation : Une facture est automatiquement créée à partir des informations du devis.

Recevez une notification quand une facture arrive à échéance

• Action — Dans votre logiciel de facturation : La date d’échéance d’une facture dont le statut est « À régler » est dépassée.
• Réaction — Dans Slack : Vous recevez une notification avec les informations liées à la facture.

L’API, la solution pour les vétérans de l’automatisation

API : attention à la barrière à l’entrée !

Autant Zapier est accessible à toutes et à tous, autant manipuler une API est réservé aux « happy few ».

➡️  Si vous ne disposez pas d’une équipe de développeurs ou du budget pour vous faire assister, mieux vaut ne pas vous lancer dans l’aventure « API ».

En optant pour l’API, vous prenez le rôle de Zapier : c’est à vous de construire, techniquement, le connecteur.

En dépit de cette barrière à l’entrée — développer une API demande du temps et des moyens —, cette option est à privilégier dans certains cas.

Dans quels cas privilégier l’automatisation par API ?

Si vous avez des volumes importants à traiter ou des besoins très spécifiques, l’API peut se révéler une option plus intéressante que Zapier.

💡 Sur le plan gratuit de Zapier, vous disposez de 1 000 « tâches » (actions automatisées) par mois. Pour reprendre l’un des exemples précédents, cela signifie que chaque devis transformé en facture utilise l’une de ces tâches ; idem pour chaque notification reçue quand une facture non réglée est arrivée à échéance.

Selon votre volume d’activité, ces 1 000 tâches peuvent être rapidement utilisées et développer votre propre solution devient plus rentable sur le long terme.

Par ailleurs, si Zapier dispose d’une vaste bibliothèque de connecteurs, vous n’avez pas la main sur ce que ces connecteurs permettent : vous êtes limité⸱e par ce qu’ont codé les ingénieurs de l’application.

Si vos besoins sont extrêmement spécifiques, il n’est pas certain que Zapier soit en mesure d’y répondre — pour automatiser ces tâches, il faudra donc passer par l’API.

Un logiciel de gestion « tout-en-un » pour avoir une vision globale de vos finances

Divisez vos délais d’encaissements par 4 avec un éditeur de facture adapté

Une alternative à l’API et Zapier : un éditeur de facture qui comprend des automatisations ! C’est le cas de Pennylane. ✌️

L’atout principal de ces éditeurs de facture : vous faire gagner du temps à chaque étape de votre facturation sans pour autant devoir jongler entre différents outils.

Ainsi, vous gagnez du temps — grâce aux automatisations et parce que vous n’avez qu’un outil à vous approprier —, mais aussi de l’argent — puisque vous ne payez qu’un seul abonnement.

Par exemple, Pennylane remplit automatiquement les informations de votre client grâce à sa connexion à la base SIREN et son catalogue de produits et prestations. Pratique si vous voulez déléguer sans crainte la création de devis !

Une autre tâche sur laquelle un éditeur de facture vous fait gagner beaucoup de temps : les relances clients. Avec un tableau de bord mis à jour en temps réel, plus besoin de pointer les factures qui vous ont été payées à la fin de la semaine ! Quant aux factures qui n’ont pas été payées, vous les identifiez en un coup d’œil et pouvez les relancer sans attendre.

💡 Pennylane vous permet d’enregistrer plusieurs séquences de relances par mails afin d’adapter votre message aux différents profils de clients : celui qui vous paie systématiquement en retard, l’étourdi, celui à qui cela arrive pour la première fois… Utiliser le bon message est essentiel pour conserver une bonne relation commerciale.

Gagnez du temps sur la gestion de vos ventes… et votre administratif

Un logiciel de gestion qui comporte un éditeur de facture, comme c’est le cas de Pennylane, vous permet en plus de gagner du temps sur toute votre gestion administrative — de la gestion de vos fournisseurs en passant par votre comptabilité.

💡 En plus de son connecteur Zapier, Pennylane se connecte directement en API à de nombreux outils (logiciels de caisse, de gestion des stocks, d’encaissement…) à toutes les banques traditionnelles et néo-banques. Plus besoin de jongler entre les outils : vous gérez tout depuis un seul outil. 🥳

Ainsi, Pennylane réconcilie automatiquement vos factures et leurs virements grâce à un système d’indicateur unique à 10 chiffres. Cette technique, bien plus fiable qu’un intitulé de virement, permet d’associer une facture au virement de votre client. Vous — et votre comptable — n’avez plus à perdre du temps à les réconcilier à la main.