6 étapes pour réaliser efficacement un inventaire de stocks

Êtes-vous concerné par l’inventaire de stocks ?

Que vous soyez commerçant ou producteur, il s’agit d’une étape incontournable à laquelle vous devez vous soumettre au moins une fois par an.

Perçu parfois comme une contrainte, dans la mesure où il engendre un ralentissement, voire un arrêt temporaire de votre activité de vente, il constitue pourtant un atout. En effet, cette procédure reste un bon moyen de détecter d’éventuelles défaillances dans votre système de gestion de la marchandise ainsi que dans votre flux logistique.

Alors en quoi consiste exactement l’inventaire de stock ? Est-il obligatoire ? Quelles sont les étapes à suivre pour procéder efficacement et en toute légalité ?

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Définition de l’inventaire des stocks

Qu’est-ce que l’inventaire de stock ?

L’inventaire de stock se définit comme une opération comprenant :

• le comptage des produits d’une entreprise ;
• puis leur valorisation à la clôture de l’exercice comptable.

Le but ? Vérifier la cohérence entre le stock théorique et le stock réel.

Pour ce faire, l’inventaire de stock s’opère sur différents types de marchandise, selon votre activité :

• pour un commerce centré sur l’achat/revente d’articles : il concerne les produits achetés, mais qui n’ont pas été revendus au consommateur final ;
• pour une entreprise de production, il implique :
  • les matières premières qui n’ont pas encore servi à la production de la marchandise,
  • les produits finis non vendus,
  • les produits non finis encore en processus de fabrication (en-cours de production),
  • les consommables,
  • les emballages.

Quels sont les 4 types d’inventaire de stock ?

Il existe 4 types d’inventaire des stocks :

• L’inventaire annuel : il se déroule au moins une fois par an dans le but, entre autres, de respecter les obligations légales.
  
  
• L’inventaire périodique : il est effectué à intervalles réguliers, par exemple tous les trimestres ou semestres, pour vérifier et ajuster les niveaux de stock en cours d'année.
  
  
• L’inventaire permanent : celui-ci est mis en place en vue d’obtenir une visibilité permanente, et en temps réel, du flux de marchandises et de la gestion des stocks de manière générale. Généralement, les organisations sont aidées dans cette mission par une solution logicielle qui calcule les entrées et les sorties de produits.
  
  
• L’inventaire tournant : aussi appelé inventaire cyclique, l'inventaire tournant consiste à compter et vérifier diverses sections des stocks à des moments différents tout au long de l'année, sans interruption des opérations.

Quel est le rôle de l’inventaire de stock ?

L’inventaire des stocks vise plusieurs objectifs :

• vérifier la disponibilité des produits pour répondre à la demande des clients, et ainsi leur apporter entière satisfaction ;
• détecter les écarts entre le réel et le théorique, et donc déceler les pertes, vols, ou autres erreurs de gestion ;
• améliorer la rentabilité et optimiser les coûts en évitant le sur-stockage ;
• aider à la préparation des états financiers en fin d'exercice.

☝️ L’inventaire de stock joue donc un rôle crucial dans votre stratégie commerciale, puisqu’il favorise une meilleure organisation des flux de marchandises, notamment l’approvisionnement. Sans compter qu’il peut révéler de potentiels problèmes de gestion.

Est-il obligatoire de faire un inventaire des stocks ?

Mais en plus de l’aspect commercial de l’inventaire de stock, n’oublions pas qu’il constitue également une obligation légale.

En effet, conformément à l’article L. 123-12 du Code de commerce, toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant « doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise. ». Ce procédé permet d’impacter les marchandises que vous possédez réellement en stock dans votre comptabilité

Les 6 étapes de l’inventaire de stock

Étape 1 : organisez l’inventaire des stocks en amont

Vous l’avez sans doute déjà constaté, il est courant de voir un magasin fermé pour raison d’inventaire.

Et pour cause, cette tâche mobilise généralement toute l’équipe. De plus, aucun mouvement dans les stocks de produits, généré par des ventes par exemple, ne doit venir perturber le comptage.

Il vous faut donc prévoir en amont un créneau opportun, qui n’impactera pas trop votre activité (journée de solidarité par exemple).

Étape 2 : préparez les fiches d’inventaire

La réalisation d’un inventaire est simple, il suffit de compter manuellement les produits concernés.

Pour ce faire, les équipes opérationnelles en charge de cette mission utilisent des fiches d’inventaire de stocks, ou feuilles de comptage, sur lesquelles figurent entre autres :

• la référence du produit (code EAN par exemple) ;
• la désignation du produit ;
• la quantité de stock théorique telle que déterminée par le logiciel informatique ;
• une colonne vide pour reporter le nombre réel d’unités.

Cette feuille de comptage peut être imprimée directement depuis un logiciel, ou établie à la main sur un document PDF ou un tableur Excel par exemple.

💡 [Bonus] exemple de fiche d’inventaire des stocks PDF :

Pour vous aider dans le comptage manuel de votre marchandise, nous mettons à votre disposition une fiche d’inventaire au format PDF, à télécharger gratuitement, puis à compléter avec vos propres informations.

Étape 3 : comptez la marchandise

Une fois les feuilles de comptage en main, les équipes opérationnelles comptent manuellement tous les produits, puis reportent les résultats sur les documents.

Ici, pas de technique particulière : rigueur et patience sont de mise.

Voici néanmoins quelques conseils à observer :

• Nous vous recommandons de procéder au moins à deux comptages, effectués par deux personnes différentes. Vous diminuez ainsi le risque d’erreur (produit comptabilisé deux fois ou qui n’a pas été comptabilisé du tout par exemple).
  
  
• Les fiches d’inventaire doivent être renseignées avec un stylo à encre (et non au crayon à papier), afin d’éviter toute fraude.

☝️ Un responsable doit toujours valider les feuilles de comptage.

Étape 4 : vérifiez que tous les stocks ont bien été considérés

L’inventaire des stocks se doit de répondre au principe d’exhaustivité. En d’autres termes, considérez l’ensemble de la marchandise, et pas uniquement celle qui se situe dans votre réserve ou dans votre entrepôt.

Assurez-vous donc de comptabiliser les produits présents en boutique ou dans l’entreprise, ou qui seraient rangés dans des endroits incongrus.

Étape 5 : régularisez les stocks au réel

Une fois les stocks réels obtenus suite au comptage, il convient de les régulariser sur votre logiciel de gestion de stock.

Reportez, par exemple, les résultats sur un fichier Excel, que vous importez ensuite dans votre outil. Ce dernier mettra alors les informations à jour, en effectuant une sortie en stock des anciennes données et une entrée en stock des quantités réelles. C’est ce que l’on appelle un mouvement d’inventaire.

Étape 6 : valorisez les stocks

Un inventaire de stock en comptabilité induit de le valoriser afin de reporter la valeur obtenue dans votre comptabilité. Il convient donc d’évaluer les stocks :

• À leur coût d’acquisition pour une entreprise commerciale :
  prix d’achat + frais accessoires d’achat
  
  
• À leur coût de production pour une entreprise de production :
  coût d’achat des matières premières + charges directes de production + charges indirectes de production

💡 Pour ce faire deux méthodes de calcul existent, reconnues par l’administration fiscale :

• La méthode du coût unitaire moyen pondéré (CUMP), dont le calcul s’effectue à la fin de l’exercice comptable :
  (coût d’achat du stock initial + coût des entrées en stock - coût des sorties en stock) / (quantité du stock initial + quantité des entrées en stock - quantité des sorties en stock)
  
  
• La méthode du premier entré premier sorti (PEPS). Ici, les stocks sont valorisés par rapport au prix des plus anciens lots entrés. Tant que ce dernier n’est pas épuisé, chaque sortie de stock se valorise à ce prix.

Quid de l’inventaire de stock en comptabilité ?

Une fois les étapes précédemment évoquées effectuées, la comptabilisation de l’inventaire de stock s’opère de la façon suivante :

• Stocks de matières premières :
  • débitez le compte 31 « Matières premières » ;
  • créditez le compte 6031 « Variation des stocks de matières premières ».
    
    
• Stocks de marchandises :
  • débitez le compte 37 « Stocks de marchandises » ;
  • créditez le compte 6037 « Variation des stocks de marchandises ».
    
    
• Stocks de produits :
  • débitez le compte 35 « Stocks de produits » ;
  • créditez le compte 7135 « Variation des stocks de produits ».
    
    
• En-cours de production de services :
  • débitez le compte 34 « En-cours de production de services » ;
  • créditez le compte 7134 « Variation des en-cours de production de services ».

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Comment faire l’inventaire des stocks efficacement ?

Pour gagner en efficacité dans le processus, pourquoi ne pas utiliser un logiciel d’inventaire ?

Par exemple, certains sont capables de calculer automatiquement la valorisation de vos stocks, notamment au moyen de la méthode CUMP.

Ces outils se révèlent également utiles pour obtenir de la visibilité sur vos stocks en temps réel, en prenant en compte les stocks en-cours.

Toutefois, ces solutions ne vous exemptent pas d’un travail de comptage à la main, car, comme évoqué précédemment, des écarts peuvent survenir. Mais les logiciels restent de précieux alliés pour bénéficier tout au long de l’année d’une gestion optimale de vos stocks, synonyme d’une activité commerciale performante !