Top 10 des questions pour bien choisir un logiciel de gestion des stocks

S’équiper d’un logiciel de gestion des stocks et des ventes peut véritablement optimiser l’activité d’une entreprise et favoriser sa croissance. Cela se vérifie pour toute taille de société. Aujourd’hui, un entrepreneur a le choix entre plusieurs solutions qui pourront constituer un véritable levier de croissance grâce à l’automatisation de la gestion des stocks.

Améliorer, simplifier et contrôler en temps réel sont les objectifs d’une bonne intégration d’un logiciel de gestion des stocks. Fini Excel ! Bienvenue dans l’ère des nouvelles technologies. En tant qu’entrepreneur vous avez mieux à faire que programmer des solutions inefficientes et chronophages. 

Vous êtes maintenant en phase de recherche de la solution idéale pour votre entreprise. Mais au vu du nombre incalculable de résultats sur internet, vous vous dites que la tâche risque d’être ardue ! Laissez-nous vous guider sur le chemin du choix d’un logiciel adapté à votre business. Voici donc les facteurs à considérer et les questions à vous poser en priorité :

1. Quel est le profil de votre entreprise ?  

La première étape est d’établir un portrait de votre entreprise, car chaque logiciel répond à des profils spécifiques. Vous pouvez regrouper les informations suivantes :

• Activité B2B, B2C ou les deux
• Type d’activité : services, industrie, artisanat,…
• Canaux de distribution : magasins, VPC, e-commerce, grossistes, etc.
• Dimension internationale ou/et nationale 
• Nombre de devises à gérer
• Quantité de produits et de références
• Nombre de fournisseurs
• Nombre d’entrepôts
• Nombre d’utilisateurs simultanés, etc.

2. Quelle est la taille de votre entreprise ?

De nos jours, que vous soyez une start-up, une TPE ou une PME, nul besoin d’être une grosse entreprise pour bénéficier des fonctionnalités d’un logiciel de gestion des stocks. Il en existe pour toutes tailles d’entreprise.

Ainsi, en considérant votre taille d’entreprise (volume et nombre de salariés), vous affinerez votre recherche. Les budgets dédiés à ces logiciels sont très variables et vous ne voulez pas choisir une solution surdimensionnée qui vous coûtera bien trop cher ! Assurez-vous de savoir à qui s’adresse le logiciel, et s’il est en adéquation avec votre volume d’affaire.

3. Quels sont les enjeux liés à la gestion de stock pour votre activité ?

Déterminer vos objectifs vous aidera à identifier plus facilement et plus rapidement les fonctionnalités du logiciel qu’il vous faut.  

Voici une liste de challenges que vous pouvez avoir à relever au sein de votre société :

• Optimiser et automatiser la gestion des stocks et des ventes : pour prévenir les risques d’erreur et gagner du temps.
   
• Améliorer votre stratégie d’achats : pour éviter les ruptures de stock ou le surstockage et obtenir de meilleures négociations.
   
• Augmenter la visibilité sur l’ensemble de vos activités pour une prise de décision plus efficace :  
  • Identification des coûts et marges sur vos ventes dans des rapports détaillés
  • État et valorisation du stock en temps réel
  • Traçabilité et localisation des produits
     
• Collaborer avec votre équipe : la productivité et l’efficacité de votre équipe peuvent être améliorées grâce à une plateforme collaborative dans le Cloud.
   
• Augmenter la qualité de service et la satisfaction clients : ruptures de stock et erreurs tarifaires sont coûteuses surtout en termes de qualité de service clients.
   
• Gérer une stratégie de distribution omnicanale : vous vendez via différents circuits de distribution, (par exemple e-commerce, magasins, évènements,…) et vous souhaitez avoir une vision claire et en temps réel sur votre stock.

 Cette liste n’est évidemment pas exhaustive, mais vous aiguillera dans votre réflexion.  

4. Logiciel Open Source vs SaaS (Software as a Service) ?

Vous vous demandez de quel jargon il s’agit ! Sans vous effrayer, il vaut mieux vous familiariser avec quelques termes que vous risquez de rencontrer lors de votre recherche.

Open Source : ce sont des logiciels intégrant une technologie dont le code source est disponible aux programmeurs. Les solutions proposées sont totalement personnalisables, mais demandent des compétences techniques, des frais de maintenance élevés et des mises à jour fréquentes.

SaaS : La technologie des logiciels SaaS permet d’offrir des solutions complètes sous forme d’abonnements avec hébergement mutualisé sur serveur externe, sans frais de maintenance ni de compétences techniques requises. Les mises à jour sont régulières et effectuées à distance. Les fonctionnalités à disposition sont en général plus nombreuses.

5. Logiciels hébergés ou installés : quelles différences ?

Logiciel installé : L’installation du logiciel se fait sur le serveur de votre entreprise après l’achat d’une licence. Vous n’avez pas besoin d’internet, mais vous devrez sous-traiter le support technique et les mises à jour puis payer pour les mises à jour à acheter et à réaliser au sein de l’entreprise. La sauvegarde est réalisée en interne.

Logiciel hébergé : c’est une solution installée sur des serveurs distants et accessibles via internet. Le paiement se fait sous forme d’abonnement. Ces solutions mobiles vous permettent de travailler à distance et à partir de plusieurs systèmes : mobile, tablette, ordinateur. La maintenance et la mise à jour des données sont effectuées par l’éditeur. Enfin, l’externalisation des données peut permettre une plus grande sécurité. 

6. Quel budget ?

En fonction du choix, le budget peut être totalement différent. Il s’agit d’établir une enveloppe budgétaire correspondant à vos finances et d’étudier plusieurs propositions.  

Si la gestion des stocks est cruciale pour votre activité, attention de ne pas minimiser le budget. Certaines solutions sont gratuites, mais souvent peu évolutives et restreintes en termes de fonctionnalités.

De même, il paraît inutile de s’équiper d’un logiciel surdimensionné et de dépenser des sommes folles dans un outil que vous utiliserez à 30 % de ses capacités. D’autant que vous aurez du mal à le prendre en main car trop compliqué !

Le budget peut s’envisager soit comme un seul investissement de départ dans le cas de solutions installées, mais attention, vous devez prévoir tous les coûts qui viendront s’incrémenter : maintenance, mises à jour, formation des équipes, etc.

Dans d’autres cas, comme pour les solutions hébergées, vous souscrivez à un abonnement annuel ou mensuel, sans surprise, qui vous permettra d’avoir une idée précise du coût global annuel. Les formules d’abonnement proposées varient en fonction de votre usage. Avant de choisir une formule, soyez déjà bien avancés dans votre réflexion.

7. De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ?

En général, les logiciels font un état détaillé des fonctionnalités qu’ils proposent. Souvent même, la liste semble longue et peu lisible. Apprenez à lire entre les lignes, car souvent une même fonctionnalité apparaît à plusieurs endroits sous différentes formes.

Le logiciel doit évidemment prendre en charge la majorité de vos besoins, mais ce n’est pas la quantité des fonctionnalités qui le rend plus adapté. Assurez-vous d’abord de « coller » à vos objectifs.

Voici un état de fonctionnalités, encore une fois non exhaustif, qui vous aidera à lister plus précisément vos besoins.

Gestion des ventes :

• Centralisation des contacts et clients,
• Création facile de produits et gestion des codes-barres,
• Devis, bons de commande et factures générés les uns à partir des autres en un clic,
• Suivi des paiements en temps réel,
• Prise en charge de devises multiples,
• Grilles tarifaires : conditions commerciales différentes en fonction de vos clients…

Gestion des achats – Approvisionnement :

• Centralisation des contacts et clients,
• Création d’ordre d’achat,
• Mise en place d’un stock d’alerte pour éviter les ruptures de stock,
• Suivi du statut des commandes,…

Gestion des stocks :

• État des stocks et inventaire en temps réel,
• Gestion d’entrepôts multiples,
• Ajustement des stocks : entrées et sorties de stock, mouvements entre différents entrepôts,…
• Retours produits ; Dropshipping.

Statistiques, reporting, tableaux de bord : à tout moment, vous devez pouvoir identifier les produits qui se vendent le mieux, le secteur qui est le plus porteur, etc.

Intéressez-vous aussi au potentiel d’évolution du logiciel. Votre entreprise va grandir et la solution choisie doit vous accompagner au moins un certain temps. Même si toutes les fonctionnalités ne vous sont pas utiles dans l’immédiat, pensez à plus long terme. Vérifiez que la solution soit dynamique, propose des mises à jour et de nouvelles fonctionnalités régulièrement.

8. Quelles intégrations vous sont indispensables ?

Comptabilité, e-commerce, CRM, de nombreuses applications interconnectables peuvent venir optimiser votre organisation et vos méthodes de travail. Par exemple, si vous avez un site de e-commerce Shopify ou un logiciel de comptabilité comme Quickbooks, vous devrez vous assurer de leur compatibilité avec le logiciel de gestion des stocks.  

9. Qualité de l’assistance et du SAV ?

Vérifiez que l’assistance technique soit bien notée par les utilisateurs.

Certains logiciels peuvent être testés gratuitement pendant une à deux semaines alors n’hésitez pas ! C’est la meilleure manière de savoir si le logiciel est adapté à votre entreprise et qu’il vous accompagne le plus longtemps possible.

10. Facilité d’installation et d’utilisation ?

Enfin, certainement le point le plus important, la convivialité du logiciel et sa simplicité d’installation. Par exemple, certaines solutions permettent un import de vos données rapide et direct. En quelques minutes, le logiciel est opérationnel.

D’autre part, la facilité d’utilisation est essentielle, car vous n’êtes pas forcément expert en technologie et vous ne voulez pas perdre de temps. Plus le logiciel est intuitif et plus il vous sera utile. Par ailleurs, si vous avez d’autres utilisateurs dans votre équipe, vous devrez les former pour qu’ils s’approprient au plus vite les fonctionnalités.

Vous êtes maintenant sur la bonne voie pour choisir un logiciel de gestion des stocks adapté et performant. Prenez le temps d’étudier plusieurs solutions et une fois convaincu, vous verrez à quel point, un logiciel de gestion des stocks viendra vous changer la vie, optimiser vos méthodes de travail et accélérer votre croissance.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leurs sont personnels.