Contrôle de projet : tâches, définition et méthodes d'une phase clé dans la gestion de projet
Un contrôle adéquat des projets garantit une progression sans heurts et assure la productivité et la rentabilité de l'entreprise.
Mais qu'est-ce que le contrôle de projet? Quelles sont les tâches de cette phase essentielle pour la réalisation d'un projet ? Quels sont les méthodes et les instruments existants pour contrôler un projet ?
Les avantages sont nombreux: optimisation du temps, économies économiques, compétitivité, efficacité et satisfaction du côté du client, du donneur d'ordre et de vos équipes.
Qu'est-ce que le contrôle de projet ?
Définition
La réalisation d'un projet dépend avant tout d'une bonne planification et d'un bon contrôle du projet. Dans ce contexte, le contrôle de projet est une phase clé de la gestion de projet et surveille la gestion correcte des activités et le respect des délais, des coûts et de la qualité.
Selon la norme DIN 69901, le contrôle de projet sert à " garantir la réalisation de tous les objectifs du projet". Les tâches de contrôle de projet sont donc un cycle permanent entre la mesure et la comparaison des écarts pendant toutes les phases de la gestion de projet, ou depuis la définition du projet jusqu'à son achèvement. Le controlling de projet est donc nécessaire pour :
- de mesurer l' avancement d'un projet par rapport aux prévisions, au budget alloué et aux ressources matérielles et humaines disponibles ;
- d 'anticiper, de visualiser et de corriger les écarts en temps réel et de pouvoir ainsi gérer les goulots d'étranglement des ressources et les retards.
Dans le contrôle de projet, on distingue le contrôle de projet opérationnel et le contrôle de projet stratégique. Le contrôle de projet opérationnel est divisé en 2 parties : Le controlling de projet individuel et le controlling opérationnel multi-projets.
Controlling opérationnel de projet
Controlling de projet individuel
Comme le terme l'indique, le controlling de projet individuel ne permet de piloter et de surveiller qu'un seul projet dans l'entreprise, afin de garantir une exécution correcte du projet.
Controlling opérationnel multiprojets
Le controlling multiprojet opérationnel se concentre en revanche sur une période de temps. Plusieurs projets avec des degrés d'achèvement et des délais différents sont contrôlés ensemble afin d'optimiser la coordination des différents processus de projet.
Les méthodes du controlling opérationnel multiprojets sont similaires au controlling de projet individuel, à la différence que ce controlling de projet surveille plusieurs projets en même temps.
Controlling stratégique de projet
Également connu sous le nom de contrôle stratégique multiprojets ou de contrôle de portefeuille, le contrôle stratégique de projet s'occupe de la mise à disposition d'informations et d'instruments permettant de construire les éléments constitutifs d'un projet, respectivement de les prioriser, de les évaluer et de prendre des décisions.
Quels sont les objectifs du contrôle de projet ?
- Atteindre les objectifs du projet de manière efficace,
- Mesurer l'état d'avancement afin d'illustrer l'état actuel du projet,
- Identifier les écarts (comparaison entre les objectifs et la réalité) par rapport au plan de projet,
- Proposer des mesures correctives pour le pilotage du projet,
- La documentation des résultats dans un rapport sur l'état du projet,
- La communication des résultats aux parties prenantes, aux équipes, aux donneurs d'ordre, etc.
Quelles sont les tâches du contrôle de projet ?
En fonction de la taille de l'entreprise, du projet et du nombre de personnes impliquées, il est nécessaire de surveiller la qualité, l'avancement et le succès du projet à chaque étape de son développement. Le controlling de projet peut être effectué par le chef de projet lui-même ou par un ou plusieurs contrôleurs de projet - cela dépend également de la taille de l'entreprise et du projet.
Le controlling de projet comprend les tâches suivantes:
- Pilotage et planification du projet,
- Contrôle des livraisons en termes de qualité, de délais, de ressources et de coûts,
- le suivi des indicateurs de performance, ou KPI,
- Contrôle de la bonne mise en œuvre des méthodes de gestion de projet,
- Coordination des mesures possibles contre les écarts par rapport au plan de projet.
Que fait concrètement un contrôleur de projet ?
Le/la contrôleur(se) de gestion de projet est responsable de la gestion de l'avancement du projet (mise à jour, planification, contrôle). Le/la contrôleur(se) de gestion joue donc un rôle clé dans la réussite globale d'un projet, sans pour autant prendre de décisions stratégiques.
Il/elle communique avec différents interlocuteurs de la gestion de projet et transmet les informations importantes aux personnes compétentes. En tant que garant de la qualité, il/elle analyse les indicateurs dans un cadre temporel et budgétaire défini.
Voici une liste non exhaustive de ses tâches habituelles:
- Rédiger un rapport actualisé sur l'état du projet dans le cadre de réunions,
- Suivi des actions en cours et respect des délais,
- Maintenir le cadre méthodologique des projets,
- Synthétiser et partager les informations avec les managers,
- Définir des indicateurs de performance (KPI) et établir des rapports de résultats sous forme de tableaux de bord,
- Production de rapports financiers,
- fournir un support et une assistance aux utilisateurs de logiciels.
Doté(e) d'un fort esprit d'équipe, il/elle apporte une vision structurée au projet et accorde une grande importance aux détails. Le succès de la mise en œuvre d'un projet dépend en grande partie du/de la contrôleur(se) de projet, car sa présence a permis un gain de temps important lorsque la planification, le temps et la priorité coïncident.
Méthodes et exemples de contrôle de projet
Le controlling de projet s'appuie également sur différents instruments et méthodes pour effectuer un suivi et une surveillance du déroulement du projet. Il existe une méthode pour chaque phase du projet, qui dépend également de différents paramètres, comme par exemple :
- Taille et domaine de l'entreprise,
- la taille de l'équipe,
- pertinence et taille du projet,
- indicateurs de performance disponibles, etc.
Ci-dessous, nous vous présentons quelques exemples de méthodes que vous pouvez utiliser dans les différentes phases de l'avancement du projet.
L'organigramme technique de projet (OTP)
L'organigramme technique de projet (OTP) est d'une grande aide lors de la planification du projet. Cette méthode permet de diviser la structure globale du projet en tâches partielles à l'aide de lots de travail (tâches). Cela crée un ordre logique entre les différentes tâches du projet et favorise la hiérarchisation, la réaction aux retards et la communication entre les équipes tout au long du projet.
L'analyse de la valeur d'usage (NWA)
L' analyse de la valeur d'usage (AVU) est une méthode de planification courante pour la prise de décision des entreprises lorsqu'il est impossible de trouver des critères objectifs et financiers permettant de prendre une décision claire. Elle analyse chaque alternative de projet et les classe ou les hiérarchise en fonction de valeurs d'utilité (par ex. une échelle de 1 à 5). Il est nécessaire de définir au préalable des critères pour des alternatives comparables, afin que les décideurs (p. ex. les donneurs d'ordre) puissent donner leurs préférences.
L'analyse de la valeur acquise (Earned Value Analysis - EVA)
L' analyse de la valeur acquise (EVA) est une méthode de mesure du budget et de la performance tout au long du projet. Cette technique consiste à comparer les coûts, les échéances du projet et les taux de productivité prévus et réels. L'EVA se présente sous la forme d'un graphique montrant les courbes de la valeur prévue, des coûts réels et de la correspondance entre ces deux données, ce qui donne la valeur acquise (Earned Value).
La comparaison théorique/réel
La comparaison théorique/réel est un instrument du contrôle de gestion qui compare les coûts théoriques avec les coûts encourus au cours d'une période donnée (coûts réels). Cette comparaison permet de constater un écart par rapport aux coûts réels et d'en déterminer la cause.
L'analyse des risques
L' analyse des risques doit être documentée tout au long de la mise en œuvre du projet. Cette méthode assez complète regroupe toutes les activités de détection et de traitement des événements de toute nature. Elle évalue régulièrement les causes et les conséquences de leur impact sur l'avancement du projet et les hiérarchise en fonction de leur criticité.
L'analyse de tendance des jalons (MTA)
L' analyse de tendance des jalons (ATM) est également une méthode de contrôle de projet qui permet de détecter à temps les retards dans les délais. L'ATM est représentée sous la forme d'un diagramme qui permet de reconnaître clairement les décalages de dates. La condition préalable est la définition de dates fixes pour chaque jalon. Selon la norme DIN 69900, les jalons sont définis comme des " événements d'importance particulière" et peuvent être, par exemple, l'achèvement d'un lot de travaux. L'analyse de tendance des jalons est avant tout un instrument important pour orienter la progression des performances d'un projet.
Suivi et contrôle
La réussite d'un projet dépend, comme nous l'avons vu, du contrôle du temps, du budget et des ressources disponibles.
Le contrôle de projet implique également de tirer parti des connaissances des équipes, de communiquer à tout moment l'avancement du projet et d'effectuer un suivi rigoureux. Des réunions régulières, des rapports et l'utilisation de logiciels de gestion de projet sont autant d'éléments qui permettent de réagir efficacement aux imprévus et de mener à bien toutes les activités.
Article traduit de l'allemand