Le guide ultime pour créer une feuille de route parfaite pour un projet
Aujourd'hui, de nombreux chefs de projet utilisent des méthodes agiles pour décomposer les grands projets en tâches plus faciles à gérer, appelées " sprints".
La feuille de route d'un projet est un outil visuel conçu pour les aider à planifier et à suivre ces tâches.
Plus qu'un simple diagramme de Gantt ou un tableauKanban , la feuille de route d'un projet optimise la productivité de l'équipe en temps réel.
Quels sont les avantages de l'utilisation d'une feuille de route ? Comment en créer une ? Et quels sont les meilleurs outils pour gérer les feuilles de route d'un projet ?
Voici un guide complet sur les feuilles de route de projet :
Qu'est-ce qu'une feuille de route ?
Définition
Une feuille de route de projet est un outil visuel qui fournit un plan stratégique des objectifs et des produits livrables d'un projet dans un délai donné. Il s'agit d'un guide qui énumère toutes les tâches du calendrier prévu qui doivent être accomplies pour des projets spécifiques en fonction de l' itération et de l' intégration continue.
Les feuilles de route des projets sont utilisées pour détailler les étapes et faire des projections réalistes et logiques des principales étapes d'un projet et de son évolution.
De plus, elles doivent inclure des objectifs, des jalons, des livrables, des ressources et des délais pour une structure de décomposition des étapes à suivre.
Voici un exemple de feuille de route pour un projet :
Dans la gestion de projet agile, les feuilles de route des projets sont conçues selon le fameux modèle en V. En cas d'incident ou d'anomalie, le modèle en V évite de revenir sur les étapes précédentes. En cas d'incident ou d'anomalie, le modèle en V évite de revenir aux étapes précédentes. En outre, les feuilles de route des projets sont structurées en sprints itératifs plutôt que selon une simple méthodologie de calendrier statique.
Dans la gestion scrum, les feuilles de route des projets peuvent être utilisées pour anticiper et prioriser les projets. Cela permet à toutes les parties prenantes de se tenir au courant des projets, dans une logique d' objectifs et de résultats plutôt que de caractéristiques ou de délais.
Avantages de l'utilisation d'une feuille de route de projet
Les feuilles de route de projet peuvent être utiliséesaussi bien par les start-ups que par les grandes entreprises. L'élaboration de feuilles de route permet aux entreprises d'améliorer la gestion de leur portefeuille de projets. Et, par conséquent, cela permet d'optimiser
- La gestion du temps, pour avoir une vision claire de l'avancement du projet et des échéances,
- La gestion des ressources, pour gérer les ressources qui sont allouées à chaque livrable,
- La gestion des risques tout au long des phases critiques du projet,
- la gestion des changements avec des notes de version basées sur des rapports périodiques.
L'utilisation d'une feuille de route implique la mise en place d'un calendrier systématique pour chaque étape du projet. Ce faisant, vous aurez plus de chances d'atteindre les objectifs avant la date limite grâce à une planification efficace des ressources.
Cela n'est possible que si le " carnet de commandes" est parfaitement géré. Le carnet de commandes peut être décrit comme une liste de tâches (un besoin) qui sont essentielles à la réalisation d'un projet.
En fonction du type de projet, votre conseil d'administration peut contrôler la faisabilité de chaque projet et établir des lignes directrices. Le carnet de commandes peut ensuite être utilisé par les équipes pour déterminer les exigences et les contraintes de chaque projet.
Différence entre une feuille de route et un plan de projet
La feuille de route d'un projetprésente une vue d'ensemble du calendrier et des livrables d' un projet sur une période donnée. Cependant, elle n'entre pas dans les détails de chaque tâche. Elle sert simplement à montrer l 'état d'un projet d' un seul coup d'œil.
Le plan de projet, quant à lui, énumère les détails de chaque tâche d'un projet. Les plans de projet sont utilisés par les chefs de projet pour assigner des tâches aux membres de l'équipe et suivre de près les détails d'un projet. Dans les plans de projet, vous pouvez trouver des informations telles que : les noms des clients, les exigences spécifiques en matière de formation et les horaires du personnel, par exemple.
Comment créer une feuille de route pour un projet en 4 étapes
1. Analyser l'existant et les objectifs clés
Cette première étape consiste à identifier les actions déjà en place. L'implication de toutes les parties prenantes est essentielle pour assurer une bonne gestion du projet et pour que votre feuille de route s'inscrive dans un mode de projet collaboratif. Il s'agit également de fixer des objectifs à la feuille de route du projet, dans l'espoir qu'ils puissent être facilement atteints dans les délais.
Par exemple, vous pouvez décrire chaque projet sous la forme d'une fiche comprenant :
- les enjeux et les objectifs,
- les ressources (internes, externes) et le budget alloué,
- les personnes impliquées et le niveau d'avancement,
- les livrables
- la feuille de routeinitiale .
2. Analyser les risques
Même si ce n'est pas le cas de tous, il est important d'avoir une idée des risques que le projet pourrait comporter, afin de respecter autant que possible le calendrier préétabli.
S'il y a une marge pour des retards, cela laisse un espace de flexibilité, au cas où il faudrait réorganiser l'ordre des activités pour créer moins de pression sur les parties prenantes. Ce qui nous amène à
3. Hiérarchiser les projets
La troisième étape consiste à anticiper les projets futurs afin de les intégrer dans la feuille de route. Nouveaux projets web ou informatiques, lancement de produits, changement de services. Pensez à court, moyen et long terme et hiérarchisez les projets en fonction de leur ROI (retour sur investissement) prévisionnel et potentiel.
4. Créer la feuille de route
C'est au cours de cette étape que la feuille de route du projet commence à prendre forme. Mettez en place une méthode agile et un backlog pour chaque chef d'équipe. Cela comprend : une liste de tâches, des jalons, le budget et les ressources alloués, les sprints et les objectifs, les dates d'échéance et les étapes de reporting, le calendrier, etc...
Le meilleur logiciel pour gérer les feuilles de route des projets
Aujourd'hui, il existe de nombreuses solutions de gestion de projet qui peuvent être utilisées pour créer des feuilles de route de projet. Voici 3 logiciels qui se distinguent par leur agilité dans la gestion de projet.
Wrike
Wrike est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui stimule la productivité et la collaboration. Wrike aide les équipes à prioriser, gérer et rendre compte des projets, afin de fournir plus de travail en moins de temps.
Wrike propose des modèles de feuilles de route que vous pouvez utiliser pour organiser et hiérarchiser les tâches de développement par équipe, fonction et trimestre. Ajoutez des champs personnalisés pour étiqueter les tâches en fonction de la priorité, du revenu prévu, de l'équipe ou d'autres filtres. Visualisez le projet sous forme de diagramme de Gantt pour obtenir une vue d'ensemble du calendrier de développement du produit.
Wrike
monday.com
monday.com est un logiciel de gestion du travail basé sur le cloud que vous pouvez utiliser pour gérer les feuilles de route de vos projets.
Grâce à son système de tableaux personnalisables, vous pouvez gérer vos tâches et sous-tâches à l'aide d'un outil visuel et intuitif. Une fois vos projets identifiés, attribuez à chacun d'entre eux les ressources et le budget nécessaires.
Cet outil de gestion de projet va encore plus loin en proposant des fonctionnalités de gestion du temps (pour respecter les délais de vos projets) et en offrant différentes visualisations de vos tableaux, avec un diagramme de Gantt par exemple.
monday.com
Clarizen
Clarizen est un logiciel de gestion de projet basé sur le web qui relie les conversations des employés, les tâches et les projets dans un environnement collaboratif unique.
La liste des fonctionnalités de Clarizen comprend :
- le suivi en temps réel de l'avancement des tâches
- l 'examen, la hiérarchisation et la validation d' un portefeuille de projets
- amélioration de la gestion des problèmes
- la gestion de la feuille de route, etc.
Connectez Clarizen avec Google Drive, Salesforce, SAP, Sharepoint, Excel et d'autres outils pour une productivité encore plus grande.
Clarizen
Article traduit de l'anglais