Comment organiser sa journée de travail : 15 activités utiles pour améliorer la productivité
Vous arrivez à la fin de la journée complètement épuisé, après de très longues heures de travail qui se sont révélées totalement improductives. Vous pensez que le travail est le problème ? Que vous n'êtes pas fait pour votre rôle ? Vous êtes au bord du burn-out?
Avez-vous déjà pensé qu' une meilleure organisation de la journée pourrait produire des résultats différents ?
Mais comment organiser sa journée de travail? Tout le monde n'a pas l'esprit multitâche. Et même ceux qui sont en mode multitâche devraient probablement changer de stratégie.
La meilleure tactique consiste à être bien organisé pour accomplir ses tâches de manière intelligente.
Découvrez comment dans notre article !
1. Mettre de l'ordre sur votre lieu de travail
Débarrassez-vous du désordre, des objets inutiles et de la paperasse supplémentaire, des notes Post-It, des agrafeuses, du ruban adhésif et du classique gobelet rempli de 50 stylos. Faites de la place uniquement pour votre ordinateur, votre boîte aux lettres électronique, votre téléphone et votre liste de tâches. Votre lieu de travail doit vous permettre de travailler efficacement.
2. Établissez une liste de tâches numérique
Pourquoi une liste de tâches numérique ? Vous êtes probablement attaché à votre liste de tâches sur papier ? Mais combien de fois avez-vous risqué de la perdre ? Et une fois qu'elle s'est remplie d'engagements, combien il devient difficile de rechercher une tâche spécifique ?
Une liste numérique vous permet d'effectuer des recherches spécifiques : un avantage indéniable par rapport à la version papier.
Par exemple, si vous voyez l'un de vos collègues arriver au bureau, vous pouvez taper son nom dans votre agenda numérique et les tâches dont vous devez lui parler apparaîtront immédiatement.
Autre situation : il vous reste un peu de temps libre, tapez le mot "appel" dans votre agenda et la liste des appels que vous devez passer s'affichera immédiatement, ce qui vous permettra d'utiliser intelligemment les temps morts.
3. Réservez 15 minutes à la fin de chaque journée de travail
Non, ces 15 dernières minutes à la fin de la journée de travail ne servent pas à faire des exercices de yoga avant de sortir. Elles servent à vous préparer à une nouvelle journée réussie le lendemain.
Les 15 dernières minutes de la journée sont consacrées au rangement de votre lieu de travail :
- classer vos documents,
- rapportez les objets usagés aux bureaux correspondants,
- pensez à recycler les produits recyclables ou à vous occuper des poubelles si c'est votre tour,
- réécrire votre liste de choses à faire.
Vous pourrez ainsi arriver au travail le lendemain matin avec un espace de travail rangé et une ligne directrice pour la nouvelle journée de travail.
4. Prévoyez du temps pour bien vous organiser
N'attendez pas la fin de la journée pour tout organiser. Si vous le faites, il vous faudra peut-être plus de 15 minutes pour vous mettre sur la bonne voie pour le lendemain. Au cours de la journée, même 10 minutes peuvent faire la différence.
Ajoutez donc du temps à votre agenda pour organiser votre journée de travail. Lorsque vous planifiez le déjeuner et les réunions, vous y allez, n'est-ce pas ? Faites de même pour le temps d'organisation que vous devez consacrer chaque jour. En téléchargeant votre liste de tâches numérique sur votre téléphone portable, vous pouvez vérifier en permanence où vous en êtes dans votre feuille de route quotidienne.
5. Mettez les tâches routinières en pilote automatique
Chaque emploi comporte des projets qui se répètent chaque année à la même période et chaque emploi comporte de petites tâches qui doivent être gérées chaque semaine et chaque mois. Ne changez pas les mécanismes internes chaque fois que vous vous attaquez à un projet qui présente les mêmes similitudes.
Dans ce cas, les outils d'automatisation peuvent être votre meilleur ami : les courriers de remerciement prescrits aux clients que vous pouvez copier et coller vous feront gagner un temps précieux que vous pourrez consacrer à des tâches plus difficiles. Si votre travail est axé sur les médias sociaux, il existe des outils logiciels que vous pouvez utiliser pour publier automatiquement des messages. Il vous suffit de rechercher les outils qui vous aideront le plus et de les utiliser dès que possible.
6. Discutez avec vos collègues
Avoir une petite discussion avec vos collègues est également une manière intelligente de commencer votre journée de travail. Essayez de partager les objectifs de chacun et les points critiques qui doivent être traités ce jour-là. Cela motivera également vos collègues à travailler en équipe et à relever ensemble les différents défis. Commencer la journée par ces discussions motivantes et amicales est donc le meilleur moyen de se débarrasser de tous les soucis.
7. Consultez votre boîte de réception, mais sans distraction
Vous ne devez pas prendre l'habitude de consulter votre boîte aux lettres électronique dès que vous arrivez au travail, car cela peut vous détourner de votre objectif. Des études scientifiques ont montré que les gens préfèrent regarder des vidéos amusantes, des actions et des titres d'actualité plutôt que de consulter leurs courriels. Même si vous consultez votre boîte de réception, veillez à ne répondre qu'aux courriels urgents. Vous ne devez pas non plus consulter votre boîte de réception trop souvent, mais prendre l'habitude de le faire trois ou quatre fois par jour au maximum.
8. Créez une routine spécifique
Il est également fortement recommandé d'établir une routine pour passer la journée au travail de manière organisée. En établissant une routine, vous n'aurez pas à prendre régulièrement des décisions sur ce qui doit être fait ensuite. Toutes vos tâches seront accomplies correctement.
9. Fixer une période de temps spécifique pour accomplir une tâche
Vous devez planifier l'accomplissement d'une tâche dans un délai précis. Cela vous aidera à accomplir la tâche tout au long de la journée en fonction de votre emploi du temps. Vous pouvez également utiliser des outils uniques pour suivre vos activités au bureau. En réglant une minuterie, vous serez en mesure de terminer une partie essentielle d'un projet spécifique dans un court laps de temps. Bien que cela paraisse simple, c'est très bénéfique pour augmenter la productivité sur le lieu de travail.
10. S'attaquer aux tâches compliquées dans la première moitié de la matinée
De nombreuses personnes pensent que le cerveau fonctionne au maximum de ses capacités le matin. Veillez donc à commencer votre journée de travail par les tâches les plus compliquées et essayez de les résoudre de manière créative. Vous serez en mesure de relever efficacement les défis pendant la première moitié de la matinée.
11. Accordez-vous une petite récompense après avoir accompli une tâche difficile
Veillez à vous motiver en vous accordant de petites récompenses après avoir mené à bien une situation complexe au travail. Par exemple, assurez-vous de prendre une pause café ou thé après une réunion avec un client difficile. Vous pouvez également discuter avec vos collègues pour vous rafraîchir l'esprit.
12. Soyez prêt à faire face aux interruptions
Même si vous avez fixé un calendrier, un incident peut survenir et gâcher votre emploi du temps. Vous devez donc toujours être prêt à faire face aux interruptions.
Par exemple, si vous prévoyez de terminer une tâche spécifique entre 9 h et 9 h 30 et que vous commencez la tâche suivante à partir de 9 h 45, vous risquez d'être un peu perdu. Il est donc conseillé de se préparer à tout et d'anticiper le fait que tout ne se déroulera pas dans les délais prévus.
13. Ne négligez pas les pauses
Même s'il s'agit de l'une des journées les plus chargées sur le lieu de travail, veillez à prendre une pause d'une certaine durée. Passer un peu de temps à l'écart du lieu de travail vous aidera à retrouver un haut niveau d'énergie pour aborder un problème ou une question avec une approche différente. Cela augmentera également votre productivité sur le lieu de travail.
14. Veillez à utiliser les bonnes ressources
Chercher chaque jour de nouvelles ressources pour résoudre ou accomplir une tâche spécifique est une perte de temps. Il est plutôt sage de s'en tenir à l'utilisation d'une ressource particulière qui fonctionne le mieux pour la tâche du jour. Cela vous permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi de mener à bien votre travail de routine de manière efficace.
15. Demandez l'aide de vos collègues
Vous avez de nombreux objectifs à atteindre aujourd'hui ? Vous vous demandez si vous serez en mesure d'accomplir chaque tâche dans les délais impartis ? Dans ce cas, il vous sera certainement utile d'obtenir l'aide de vos collègues. Veillez à rechercher les bonnes ressources sur votre lieu de travail pour atteindre votre objectif de manière efficace.
Ce sont là quelques-uns des points essentiels que vous devez suivre pour atteindre votre objectif sur le lieu de travail. Vous devez toujours vous rappeler qu'une bonne planification est extrêmement importante pour améliorer votre productivité. Quel que soit votre objectif, assurez-vous de mettre en œuvre vos ressources de la meilleure manière possible. Vous devez également être conscient de la nécessité de gérer votre temps de manière fructueuse afin d'atteindre votre objectif de manière efficace.
Faites-nous savoir dans les commentaires si vous avez pu adapter ces conseils pour réussir dans votre vie professionnelle.
Article traduit de l'italien