Comment rester productif à l’ère de la visioconférence

Vous vous levez frais et disposés le matin, prêts à affronter la longue liste de tâches qui vous attend aujourd’hui. Des tâches qui seront bouclées dès que vous en aurez terminé avec les quelques réunions planifiées dans votre agenda.

Du moins, c’est ce que vous pensez. Car, petit à petit, les appels en vidéo histoire de « faire le point » ou de poser « une simple question » s’ajoutent à tout le reste. Et, sans même que vous vous en rendiez compte, la journée est passée et les tâches que vous entendiez affronter à bras le corps le matin même vous attendent toujours, patiemment.

À une époque où le télétravail rentre dans les mœurs et les appels vidéo deviennent la norme, il est difficile pour beaucoup d’entre nous de rompre ce cycle infernal.

Il serait alors aisé d’accuser notre application de visioconférence pour ce manque de productivité. Application sur laquelle nous semblons passer beaucoup plus de temps qu’il ne le faudrait. Mais avec nos journées à rallonge, nos agendas qui ne cessent de se remplir et aucune perspective de voir la journée de travail se terminer, il serait peut-être temps d’identifier la vraie source du problème.

Est-ce que cet appel vous permettra réellement d’y voir plus clair ?

Nos agendas ont toujours été parsemés de réunions. Des réunions plus ou moins efficaces, certes. Mais à l’heure où les entreprises tentent de s’adapter aux nouvelles conditions de travail avec des équipes géographiquement dispersées, il est facile de se sentir toujours plus dépassé par les événements. Malheureusement, cette peur d’être à la traîne se matérialise justement par l’enchaînement de réunions visant à « faire le point ».

Alors avant que vous ne planifiez une énième réunion, posez-vous juste une question. Demandez-vous : « Qu’est-ce que j’attends réellement de ce meeting ? ». Pour beaucoup d’entre nous, la réponse sera l’une des suivantes :

Faire le point

Ayant perdu le rythme de la vie au bureau, vous pourriez être inquiets à l’idée de perdre le fil d’un projet sur lequel vous travaillez ou même redouter de perdre l’attention de l’un de vos clients.

À l’ère de la visioconférence, et afin de remédier à l’option du « je passe par ton bureau pour te poser une question rapide », les points d’information rapides de 15 minutes visant à faire le point se sont donc multipliés.

Se tenir informé

Nous n’avons plus le loisir de partager des espaces de bureaux où nous pouvons mettre en œuvre les décisions prises au préalable, où nous avons l’opportunité de partager et d’intégrer des connaissances nouvelles et où nous pouvons voir les progrès réalisés.

Si vous n’avez pas à votre disposition un digital workplace collaboratif (espace de travail digital et collaboratif) avec un accès centralisé à toutes les applications métiers, vous et votre équipe passerez souvent votre temps à chercher et à courir après les informations. C’est souvent lié au fait que les outils que nous utilisons — que ce soit des CRM, ERP, ou autres — ne sont pas connectés entre eux. Et, à dire vrai, ils restent même parfois déconnectés des besoins de nos collaborateurs.

Ce qui explique pourquoi nous menons toujours plus de visioconférences pour pallier au manque d’information.

En passant les 10 premières minutes d’un appel juste à tenter de se mettre à jour, à partager des informations et à les recouper, il ne s’agit plus alors de mener des réunions pour avancer sur un sujet donné, mais davantage de mises à jour répétitives.

Et quand elles s’enchaînent tout au long de la journée, c’est encore pire.

Trouver du réconfort dans les échanges du quotidien

Mais il faut être honnête. Notre manque de productivité peut aussi être lié au fait que nos collègues nous manquent. Nous aimons tous échanger et discuter des projets en cours. Et ceci est encore plus vrai lorsque nous n’avons plus la possibilité d’avoir une conversation informelle avec un de nos collègues croisé au détour d’un couloir.

Les appels sont réservés aux collaborateurs, les outils aux données

Pour les brainstormings et les projets à grande échelle, rien ne peut remplacer une réunion stratégique.

Mais si vous décidez de vous réunir pour partager une information, collaborer sur des projets spécifiques ou même seulement pour « poser une question », alors il est clair que vous avez un problème d’outils ou de plateforme. Mais certainement pas un problème lié à l’usage de la visioconférence.

Quand vous passez des heures sur Zoom pour les raisons citées plus haut (faire le point, se tenir informé ou encore trouver du réconfort dans les échanges du quotidien), alors il est évident que vous utilisez une seule application à outrance et que vous faites abstraction de toutes les autres.

Le fait est que relayer des informations de moindre importance toute la journée est éreintant pour vous et vos équipes et ne laisse aucune place pour la créativité, la planification de projet, ou toutes autres initiatives où les appels peuvent réellement faire une différence.

Définir à quel moment un appel vidéo devient utile : la transparence marche dans les deux sens

Alors que nous nous familiarisons lentement avec le télétravail, nous nous apercevons que le travail peut être fait, que les projets continuent d’avancer et que le ciel n’est pas encore tombé. Ce nouveau rythme de vie deviendra alors la norme.

La transparence des agendas. Protéger vos actifs les plus précieux (votre équipe) de la fatigue infligée par les appels vidéo est une priorité et peut s’avérer difficile au moment où l’on doit être en permanence connectés. En définissant des attentes réalistes et en tolérant le fait que vos collaborateurs aient besoin de temps pour eux, vous donnez à vos équipes l’opportunité de recharger leurs batteries.

Ici, chez monday.com, nous avons encouragé nos équipes à planifier « un temps famille » dans leur calendrier — et nous respectons ces moments-là. Définir ces attentes très tôt nous a permis d’éviter la problématique liée au manque de productivité du fait des nombreuses vidéoconférences.

Définir nos besoins en matière de vidéoconférence : toujours les mêmes principes s’appliquent

Certaines vidéoconférences se doivent d’avoir lieu — dans certains cas, il n’existe pas d’alternative à la créativité et à l’énergie qu’une réunion avec d’autres personnes peut vous apporter. Mais dans le monde actuel du télétravail, ce genre de considérations n’a plus lieu d’être.

Donc, avant que vous ne programmiez instinctivement une autre réunion sur Zoom, pensez aux points suivants :

OUI aux appels : qui permettent de faire le point et de donner une vue d’ensemble, qui sont consacrés aux réunions hebdomadaires, aux meetings qui vous permettent d’avancer en tant que groupe, et à des projets d’équipe qui demandent une vraie collaboration.

NON aux appels : qui visent à partager des informations, des meetings qui ont pour but de faire le point, aux rencontres pour corriger des documents ou procéder à des changements en matière de design, et aux réunions pendant les moments qui sont censés être libres.

Laissez vos outils vous donner un coup de main

Chercher à répondre à chaque question par le biais d’une vidéoconférence signifie que vous utilisez davantage d’énergie mentale à tenter de clarifier et de traiter l’information qu’à travailler en réelle collaboration et à apporter une vision créative.

En identifiant les points qui peuvent être améliorés grâce à des applications, et non pas des collaborateurs, c’est l’ensemble des techniques à l’échelle de l’entreprise qui peut être facilité. Ce qui signifie, en retour, que vous arrêterez de cumuler les appels vidéo.

Là encore, si vous vous dites que votre entreprise ne dispose pas d’outils répondant à ces besoins, il est possible que vous rencontriez un problème de dispositifs et non pas un problème lié aux appels vidéo eux-mêmes.

Si vous passez en revue tous les outils utilisés au sein de votre entreprise, il y a quelques éléments que vous devez impérativement garder à l’esprit :

• La flexibilité. Est-ce que cet outil peut être utilisé pour des méthodes et des techniques de travail variées et peut-il être utilisé par diverses équipes ?
• L’intégration. S’il s’agit d’un outil collaboratif où vos collaborateurs doivent pouvoir obtenir un accès aux informations en toute confiance, alors cette application doit pouvoir fonctionner avec l’ensemble des dispositifs utilisés par vos équipes.
• La transparence. Permettre à tous les collaborateurs au sein d’une entreprise d’avoir accès à l’information quand ils en ont besoin signifie qu’ils peuvent être autonomes et qu’ils peuvent accomplir les tâches qu’ils ont à mener sans avoir à passer 30 minutes dans un énième appel vidéo.

Voir plus loin

Les habitudes et comportements qui seront établis durant cette période ont le potentiel de façonner votre culture d’entreprise et ses pratiques pour les années à venir. Usez donc de ce temps-là pour définir des règles claires et introduire l’usage d’outils adaptés, ce qui vous permettra d’adopter des méthodes de travail optimales.

Alors, Zoomez de façon responsable.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.