Garder vos équipes productives à l'ère de la vidéoconférence

Vous vous réveillez frais le matin, prêt à affronter la longue liste de tâches qui vous attendent aujourd'hui. Ce sont des tâches qui seront effectuées dès que vous en aurez fini avec les quelques rendez-vous de votre agenda.

Du moins, c'est ce que vous pensez. Car peu à peu, les appels vidéo pour "faire le point" ou pour poser "une simple question" s'additionnent à tout le reste. Et sans même que vous vous en rendiez compte, la journée a passé et les tâches que vous vouliez aborder de front le matin vous attendent toujours patiemment.

À une époque où le télétravail et les appels vidéo deviennent la norme, il est difficile pour beaucoup d'entre nous de briser ce cercle vicieux.

Il serait alors facile de blâmer notre application de vidéoconférence souvent cliquée pour ce manque de productivité. Une application à laquelle nous consacrons apparemment beaucoup plus de temps que nous ne le devrions. Mais comme nos journées sont de plus en plus longues, nos agendas de plus en plus chargés et qu'aucune fin de journée de travail n'est en vue, il est certainement temps de déterminer la véritable cause du problème.

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Cet appel vous aidera-t-il vraiment à voir la situation plus clairement ?

Nos agendas étaient déjà remplis de réunions. Certaines d'entre elles avaient des ordres du jour bien définis et d'autres étaient un peu moins organisées. Mais à une époque où les entreprises tentent de s'adapter à de nouvelles conditions de travail avec des équipes dispersées géographiquement, il est courant d'être de plus en plus dépassé par les événements.

Malheureusement, cette peur de rater quelque chose se matérialise souvent sous la forme d'une série de réunions de synchro pour "faire le point". Par vidéoconférence. En continu.

Mais avant de planifier un autre appel, il faut donc se demander : "Qu'est-ce que j'attends vraiment de cet appel ? Pour beaucoup d'entre nous, la réponse se trouve dans l'un des points suivants :

Faire le point

Ayant perdu le rythme auquel vous étiez habitué au bureau, vous vous inquiétez probablement de l'état d'un projet ou même de la perte inopinée d'un de vos clients.

Dans un effort pour remédier au passage rapide au bureau pour "poser une petite question", les appels anodins d'un quart d'heure pour faire le point se sont donc multipliés.

Se tenir au courant de l'actualité

Nous ne pouvons plus nous permettre le confort de partager des espaces de bureau dans lesquels nous avons la possibilité de mettre en œuvre les décisions prises, de partager les connaissances accumulées et de voir les progrès réalisés.

Si vous ne disposez pas d'un espace de travail numérique collaboratif avec une source d'information centralisée, vous et votre équipe êtes souvent à la recherche de données. Cela est souvent lié au fait que nos outils, qu'il s'agisse de CRM, d'ERP ou d'autre chose, ne sont pas connectés entre eux. Et en fait, ils restent parfois même déconnectés des besoins de nos collaborateurs.

C'est pourquoi nous organisons de plus en plus de vidéoconférences pour pallier ce manque d'informations.

Si les dix premières minutes d'un appel ne servent qu'à s'asseoir du même côté, à échanger des informations et à combler les lacunes en matière d'information, les réunions visent moins à avancer qu'à se mettre à jour de manière répétitive.

Et si ces réunions sont enchaînées toute la journée, c'est encore pire.

Trouver la stabilité dans les échanges quotidiens

Soyons honnêtes. Face à ce défi, il serait injuste d'ignorer le fait que la plupart d'entre nous s'ennuient de leurs collègues. Nous aimons bavarder et partager ce sur quoi nous travaillons, surtout à une époque où l'on a perdu la possibilité de discuter avec un collaborateur dans le couloir. De nombreux collaborateurs planifient des appels uniquement pour se reconnecter.

Les appels sont pour les personnes, les outils sont pour les données.

Pour les plans à grande échelle et les brainstormings, rien ne remplace une réunion stratégique.

Mais si vous vous réunissez pour échanger des données, collaborer sur des tâches de travail spécifiques ou simplement "poser une petite question" - alors vous avez un problème avec les outils ou la plate-forme, pas avec une vidéoconférence.

Si vous passez beaucoup de temps sur Zoom pour les raisons mentionnées ci-dessus (pour faire le point, pour vous tenir au courant ou pour maintenir la stabilité dans les échanges quotidiens), il est évident que vous utilisez trop souvent une application ou que vous ignorez tous les autres outils.

Le partage d'informations de base à longueur de journée vous pèse, à vous et à votre équipe, et ne laisse aucune place au brainstorming créatif, à la planification de projets et à d'autres initiatives pour lesquelles les appels peuvent apporter une valeur ajoutée considérable.

Déterminer quand un appel vidéo doit être passé : La transparence va dans les deux sens

Alors que nous nous habituons peu à peu aux normes du télétravail, nous constatons que les tâches sont tout de même effectuées, que les projets avancent toujours et que le ciel n'est pas vraiment tombé - et qu'un rythme quotidien normal se met en place.

Des calendriers transparents. Protéger votre bien le plus précieux (votre équipe) de la fatigue des appels vidéo est une priorité, et cela peut être difficile si vous devez être en ligne en permanence. En fixant des attentes réalistes et en tolérant le fait que vos collaborateurs ont également besoin de temps libre, vous donnez à vos équipes la possibilité de recharger leurs batteries.

Ici, chez monday.com, nous avons encouragé les gens à inscrire du "temps familial" dans leur agenda - et nous le respectons. Comme nous avons défini nos attentes très tôt, nous avons pu éviter le problème du manque de productivité dû aux nombreuses vidéoconférences.

Définir pourquoi nous avons besoin des appels vidéo : Les mêmes principes s'appliquent toujours

Certaines vidéoconférences doivent avoir lieu - dans certains cas, rien ne peut remplacer le type de créativité et d'énergie qu'apporte une réunion avec d'autres. Mais face à notre nouvelle réalité de télétravail, nous sommes allés bien au-delà.

Alors, avant de planifier instinctivement une autre réunion zoom, considérez les points suivants :

OUI aux appels qui permettent d'avoir une vue d'ensemble, de tenir vos réunions hebdomadaires ainsi que les réunions où vous devez avancer en groupe, et de suivre vos projets d'équipe qui nécessitent une véritable collaboration non couverte par les outils.

NON aux appels conçus pour partager des données, faire un bilan, travailler ensemble sur des documents ou un design, "poser une petite question" et à toutes les réunions à des heures qui devraient être libres.

Laissez vos outils vous aider !

Si vous essayez de résoudre chaque question par vidéoconférence, vous dépensez votre énergie mentale à traiter des informations au lieu de l'utiliser dans un véritable travail collaboratif et créatif.

En identifiant les tâches qui peuvent être effectuées avec des outils plutôt qu'avec des personnes, les processus à l'échelle de l'entreprise seront plus fluides. Cela signifie que vous cesserez d'accumuler les appels vidéo.

Si vous estimez que votre entreprise ne dispose pas des outils nécessaires pour répondre à ces exigences, il se peut que vous ayez un problème avec les applications et non avec les appels vidéo eux-mêmes.

Si vous examinez d'un œil critique tous les outils utilisés dans votre entreprise, vous devriez accorder une attention particulière aux éléments suivants :

• Flexibilité. Cet outil peut-il être utilisé pour une grande variété de méthodes et de techniques de travail et peut-il être utilisé par différentes équipes ?
  
• Intégration. S'il s'agit d'un outil collaboratif pour lequel vos collaborateurs doivent pouvoir accéder aux informations en toute confiance, cette application doit pouvoir fonctionner avec tous les outils utilisés par vos équipes.
  
• La transparence. Permettre à tous les collaborateurs de l'entreprise d'accéder aux informations dont ils ont besoin, c'est leur permettre d'être autonomes et de réaliser leurs tâches sans devoir passer 30 minutes dans un autre appel vidéo.

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Regarder vers l'avant

Les habitudes et les schémas de travail qui vont se mettre en place pendant cette période ont le potentiel de définir votre culture et vos processus d'entreprise pour les années à venir. Profitez de cette période pour définir des règles claires et mettre en place l'utilisation d'applications appropriées qui vous permettront d'appliquer des processus de travail optimaux au sein de votre organisation.

Zoomez donc de manière responsable.

Articles promotionnels. Les experts sont des auteurs indépendants issus de la rédaction d'appvizer. Leurs commentaires et leurs positions sont personnels.