Comment protéger votre productivité à l'ère de la vidéoconférence ?

Le matin, vous vous réveillez avec la motivation de terminer les tâches de votre liste de choses à faire après quelques rendez-vous. Peu à peu, les questions et les réunions se succèdent et remplissent votre agenda. En un rien de temps, le soir tombe et vous n'avez pas réussi à avancer dans le plan de travail que vous vous étiez fixé, accumulant des tâches de plus en plus urgentes.

Comme le travail se fait désormais à distance, ce cycle frustrant semble pour beaucoup "sans fin".

Il est facile de blâmer l'application de vidéoconférence et son utilisation fréquente. Cependant, avec des calendriers de plus en plus remplis et des journées de travail qui s'étirent presque à l'infini, il est temps de s'interroger sur la cause réelle de notre lutte contre la productivité.

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La clarté vous attend-elle vraiment de l'autre côté de la ligne ?

Nos agendas ont toujours été ornés de réunions, certaines avec des horaires bien définis et d'autres plus sporadiques. Mais comme de nombreuses entreprises s'adaptent au travail à distance, il est de plus en plus fréquent d'avoir l'impression de prendre du retard sur ses tâches.

Malheureusement, cette "peur de manquer" (FOMO) professionnelle se matérialise souvent sous la forme d'une multiplication des vidéoconférences de suivi, les unes après les autres.

Avant de programmer un nouvel appel, demandez-vous ce que vous en attendez vraiment. Pour beaucoup⋅as, la réponse se trouve dans l'une des questions suivantes :

Aligner

Ayant perdu le rythme que vous aviez au bureau, il est normal d'être anxieux quant à l' état d'un projet que vous dirigez ou d'un client dont vous craignez qu'il ne soit passé entre les mailles du filet.

Pour tenter de simuler le "je passe vous poser une petite question", les appels de suivi anodins de 15 minutes, juste pour s'aligner, sont devenus monnaie courante.

Combler les lacunes

Nous n'avons plus le confort d'un espace de travail partagé où nous pouvons consolider toutes les décisions prises, les connaissances accumulées et les progrès réalisés.

Si l'espace de travail numérique commun ne dispose pas d'une source d'information centralisée, vous et votre équipe êtes souvent "à la recherche d'informations". En effet, nos outils, qu'il s'agisse de CRM, d'ERP ou autres, ne sont pas interconnectés entre eux et avec les membres de l'équipe.

Vous avez donc tendance à multiplier les vidéoconférences dans l'espoir de combler les lacunes en matière d'information.

En passant les 10 premières minutes d'un appel à déterminer le même point de départ, à partager des données et à combler des lacunes, les réunions sont moins axées sur des progrès significatifs que sur des mises à jour répétitives.

Se reconnecter

Il serait injuste d'ignorer le fait que la plupart des gens s'ennuient de leurs collègues. Nous aimons bavarder, partager ce sur quoi nous travaillons, surtout à une époque où l'occasion de discuter au milieu d'une allée avec quelqu'un d'autre que notre⋅a roommate⋅a roommate⋅a s'est perdue. Il est donc normal de prévoir des appels juste pour reprendre contact.

Les appels sont destinés aux personnes, les outils sont destinés à l'information.

Pour une bonne planification ou un brainstorming, rien ne vaut une bonne réunion stratégique.

Mais si vous vous réunissez pour partager des données, vous exprimer sur un sujet spécifique ou simplement pour "poser une question rapide", vous avez un problème d' outil ou de plateforme, pas un problème de vidéoconférence.

Lorsque vous passez une grande partie de votre temps sur Zoom pour les raisons mentionnées ci-dessus (alignement, reconnexion ou comblement de lacunes), vous abusez d'un outil et ignorez tous les autres.

Passer votre journée à relayer des informations de base par le biais d'appels est épuisant pour vous et votre équipe. Un appel doit apporter une valeur ajoutée substantielle à des processus plus intéressants tels que le brainstorming ou la planification de projets.

Définir quand passer un appel vidéo : la transparence est de mise des deux côtés.

À mesure que nous nous habituons aux règles du travail à distance et que nous réalisons que les choses continuent d'être faites, que les projets avancent et que le ciel n'est pas encore tombé, un nouveau rythme quotidien se crée.

Des calendriers transparents. Protéger votre atout le plus précieux (votre équipe) de la lassitude des appels vidéo devrait être une priorité, même si cela peut s'avérer très difficile en ces temps de "connectivité perpétuelle". En ayant des attentes réalistes et en acceptant la nécessité d'une "pause", vous donnez à votre équipe la possibilité de revenir au travail rechargée.

Chez monday.com, nous encourageons les gens à prévoir du "temps pour la famille" dans leur agenda et nous respectons ces limites. Le fait d'anticiper ces espaces nous a permis d'éviter les problèmes de productivité liés à la vidéoconférence.

Pourquoi nous devons passer des appels vidéo : les mêmes principes s'appliquent toujours

Certaines vidéoconférences sont tout simplement indispensables. Dans certains cas, rien ne remplace la créativité et l'énergie que les réunions apportent. Mais compte tenu de notre nouvelle réalité basée sur le télétravail, nous avons repoussé les limites.

Avant de programmer une nouvelle réunion Zoom, prenez donc en compte les points suivants :

APPELER: pour le suivi global d'un projet, les réunions hebdomadaires sur l'état d'avancement, les réunions où le groupe doit progresser et les projets d'équipe qui nécessitent un type de collaboration que d'autres outils n'offrent pas.

Ne PAS appeler: pour le partage de données, la synchronisation et les mises à jour d'état, l'édition de documents ou de dessins, les "questions rapides" ou les réunions pendant les heures bloquées du calendrier.

Laissez vos outils vous donner un coup de main

En recourant à la vidéoconférence pour répondre à toutes les questions qui se posent, l'énergie mentale est utilisée pour clarifier et aligner les bases, plutôt que pour apporter une réelle valeur ajoutée en termes de collaboration et de créativité.

En identifiant les fonctions qui peuvent être résolues par des outils plutôt que par des personnes, les processus au sein de l'organisation deviennent plus fluides et vous pouvez cesser de passer d'un appel à l'autre.

Si vous estimez que votre organisation ne dispose pas actuellement d'outils capables de remplir ces fonctions, il se peut que vous ayez un problème d'outils plutôt qu'un problème d'appels. Lorsqu'il s'agit d'analyser de manière critique les outils utilisés par votre organisation, certains aspects doivent être pris en considération :

• Flexibilité- cet outil peut-il servir à une variété de flux de travail et de processus et à plusieurs équipes ?
• Les intégrations. Si c'est l'endroit où tout le monde consulte les informations, il faut une bonne intégration avec les autres outils utilisés par votre équipe.
• Transparence. Permettre à tous les membres de l'organisation d'accéder aux informations de base leur donne l'autonomie dont ils ont besoin pour faire ce qu'ils ont à faire, sans avoir à recourir à un appel téléphonique de 30 minutes.

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Se projeter dans l'avenir

Les habitudes et les structures qui se mettent en place pendant cette période peuvent définir la culture et les processus de l'entreprise pour les années à venir. En traçant des limites claires et en vous appuyant sur les bons outils, vous pouvez utiliser cette période pour créer le flux de travail idéal pour votre organisation.