Comment élaborer un plan de projet ?

Comme toute gestion de projet nécessite de partir d'une base solide et de savoir dans quelle direction on va, il est essentiel d'établir un plan de projet à l'avance.

Mais comment ?

Dans un environnement concurrentiel où les entreprises sont amenées à travailler sur des projets de plus en plus complexes et innovants, comment s'assurer de prendre en compte tous les éléments indispensables à leur bon déroulement ? Est-il possible d'envisager avec précision toutes les tâches à accomplir, les délais à respecter et les ressources à allouer ?

La réponse est oui.

Cependant, pour y parvenir, une bonne planification de projet nécessite le suivi d'une méthodologie précise et structurée.

Dans cet article, nous vous expliquons comment planifier les phases d'un projet pour aboutir à un résultat final réussi. Et comme cette activité nécessite l'exécution d'une série de tâches assez complexes, nous présentons également une sélection de logiciels d'aide et un modèle Excel de diagramme de Gantt.

Mais avant d'aller plus loin, revenons plus en détail sur la définition et les avantages de la planification de projet.

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Qu'est-ce qu'un plan de projet ?

Le cycle de vie d'un projet comprend un certain nombre de phases. Cependant, avant de commencer à travailler sur le projet lui-même, il faut se plonger dans la phase essentielle du processus de planification du projet.

La planification d'un projet consiste à

• identifier les différentes tâches
• classer ces tâches par ordre de priorité
• définir leur durée et leur échéance
• identifier les coûts et les ressources humaines nécessaires à la réalisation du projet
• planifier clairement toutes les étapes.

Ce travail préparatoire demande une grande précision, mais il présente de nombreux avantages pour le chef de projet.

Quels sont les avantages d'un plan de projet ?

Généralement présenté sous forme de tableau ou de graphique pour être plus visuel, un plan de projet reprend les données essentielles. En donnant aux équipes une vue d'ensemble, il leur permet de :

• de structurer les idées à l'avance. En effet, la planification nécessite de se poser une série de questions. Quelles sont les tâches réellement essentielles à la réalisation du projet ? Quelles sont celles qui sont superflues ? Quelles sont les ressources à rechercher ? Quel doit être le résultat final ? Planifier un projet, c'est organiser ses idées.
• Suivez avec précision l'avancement du projet. Sur la base d'un calendrier de projet, vous pouvez identifier au cours du projet les objectifs qui ont été atteints ou non et réagir en conséquence. En outre, il est préférable d'anticiper l'impact des problèmes sur l'ensemble du cycle de vie du projet.
• Promouvoir la communication et le travail collaboratif. Tous les acteurs du projet peuvent se référer au programme pour gérer leurs activités quotidiennes. En outre, ils peuvent plus facilement identifier leur place dans le projet, la hiérarchie des tâches et donc l'impact de leur travail.
• Attribuer les ressources adéquates. En incluant des facteurs tels que la durée de chaque tâche ou les éventuels chevauchements entre elles, la planification permet de réaliser les projets de manière plus réaliste, évitant ainsi des sources de stress inutiles.

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Quelles sont les phases de planification d'un projet ?

Maintenant que nous avons vu tous les aspects de la planification d'un projet, examinons les étapes de son développement.

Comprendre l'objectif et les conditions du projet

La compréhension de l'objectif du projet reste la base. Cette réflexion préalable permet de minimiser le risque, en cours de route, de se rendre compte que l'on s'est trompé de direction.

Avant toute planification, il convient d'être clair sur

• les différents produits, les résultats attendus et les délais
• les exigences en matière de temps
• le budget dont vous disposez

Ceci étant dit, nous pouvons passer à l'étape suivante.

Définir les différentes tâches qui composent le projet

La réussite du projet dépend en grande partie de cette étape cruciale.

💡 La méthode qui peut vous aider :

Pour définir précisément les différentes tâches qui composent votre projet, et être sûr de n'en oublier aucune, utilisez la méthode WBS (Work Breakdown Structure).

Elle consiste à identifier les livrables les plus importants, puis à les diviser en sous-ensembles. Chacun de ces sous-ensembles est ensuite décomposé pour définir les tâches ou les travaux.

La méthode WBS en détail :

Planification des tâches

Une fois que toutes les tâches ont été identifiées, il est temps de les relier entre elles afin de pouvoir les trier . C'est ce qu'on appelle la planification des tâches.

Dans chaque séquence de tâches, il y a une tâche de départ et une tâche d'arrivée, toutes les tâches intermédiaires étant liées par une séquence logique. Ces liens sont divisés en quatre types :

• Liens de fin à début: la tâche B ne peut pas être lancée tant que la tâche A n'est pas terminée.
• Liens de fin à fin: la tâche B ne peut pas être achevée tant que la tâche A n'est pas terminée. Toutefois, il n'est pas obligatoire d'attendre l'achèvement de A pour commencer B.
• Liens de début à début: l'activité B ne peut pas être démarrée tant que l'activité A n'a pas été démarrée. En revanche, il n'est pas obligatoire de commencer l'activité B en même temps que l'activité A.
• Liens entre le début et la fin : l'activité B ne peut pas être achevée tant que l'activité A n'a pas été lancée.

Il est à noter que le chef de projet peut prévoir différents scénarios pour l'ordonnancement des activités. Ainsi, en fonction de l'avancement du projet et des difficultés rencontrées, il est toujours possible d'utiliser un autre plan.

💡 La méthodologie :

La planification des activités, notamment dans les projets complexes, se fait souvent à l'aide du diagramme de PERT.

Généralement utilisé en parallèle avec le diagramme de Gantt, sa construction permet de révéler les liens et les interdépendances entre les tâches, ainsi que leur temps d'exécution.

En pratique, une tâche est représentée par une flèche entourée de deux nœuds qui matérialisent les étapes. Chaque étape a une date de début et une date de fin.

La méthode du diagramme PERT en détail :

R. Martelli

Estimation de la durée de chaque tâche et de chaque projet

Cette étape décisive permet d'obtenir une vision correcte de la durée globale du projet.

Elle nécessite toutefois l'implication de tous les acteurs : chacun est mieux à même de fournir une estimation correcte du temps nécessaire à la réalisation des tâches qui le concernent.

Par ailleurs, tenez toujours compte des différentes contraintes de temps pour optimiser votre planification. Par exemple, certaines tâches, pour des raisons juridiques, doivent absolument être réalisées à une date précise.

💡La méthodologie :

Alors que le diagramme PERT vu précédemment permet de déterminer les dates de début et de fin de chaque tâche, la méthode du chemin critique permet d'estimer la durée totale du projet.

En effet, nous avons vu avec le diagramme PERT comment calculer la marge totale de chaque activité (c'est-à-dire la différence entre la première et la dernière date). Mais si une marge est égale à 0, alors la tâche en question se trouve sur le chemin critique du projet.

En d'autres termes, l'enchaînement des tâches sur le chemin critique ne doit pas être retardé.

La méthode du chemin critique en détail :

Affectation des ressources aux différentes tâches

Il s'agit ici de savoir "qui fait quoi".

Pour cela, il faut définir le temps de travail que chaque acteur du projet (y compris les prestataires de services externes) peut consacrer à l'exécution des tâches, en tenant compte de toutes les contraintes : vacances, jours fériés, temps consacré à d'autres tâches, etc.

Organisation d'un calendrier

Une fois les étapes précédentes réalisées, il ne vous reste plus qu'à construire votre calendrier.

💡La méthodologie :

Grâce au diagramme PERT, vous pouvez maintenant construire un diagramme de Gantt.

Celui-ci représente dans un tableau les différentes tâches d'un projet par des barres horizontales, délimitées par un début et une fin. Il offre ainsi une visualisation claire et rapide de l'avancement du projet.

Le diagramme de Gantt est également un bon outil pour visualiser les jalons, c'est-à-dire les points d'arrêt clés dans le cycle de vie du projet (fin d'une phase, événement important comme le lancement d'un produit, budget, etc.

Enfin, notez que pour les petits projets, pour lesquels vous bénéficiez d'une gestion du temps facile, il est d'usage d'utiliser directement le diagramme de Gantt sans passer par le diagramme PERT.

Quels sont les outils pour planifier votre projet + modèle Excel

WBS, Gantt... Il va sans dire qu'une feuille de papier ou un tableau blanc ne suffisent pas pour établir un plan de projet lisible et précis. C'est pourquoi nous vous présentons quelques outils indispensables. Le premier auquel on peut penser est Excel. Avec une simple feuille de calcul, vous pouvez dessiner un diagramme de Gantt de base. Voici notre modèle Excel gratuit :

Cependant, Excel montre ses limites dans les projets plus complexes en raison de la facilité avec laquelle des erreurs peuvent être commises. C'est pourquoi nous vous présentons aujourd'hui quelques-uns des logiciels de gestion de projet les plus adaptés.

Les logiciels de gestion de projet

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet pour créer votre plan de projet ?

• Ils prennent en compte les nombreux paramètres du projet et facilitent la mise en œuvre des phases précédemment élaborées ;
• Polyvalents, ils permettent également d'assurer un suivi post-planification et de réagir plus facilement en cas de problème ;
• Ils facilitent les échanges et la communication entre les acteurs du projet.

Mais quelle solution choisir en fonction de vos besoins ? Focus sur quelques logiciels qui ont fait leurs preuves.

Monday.com

Monday.com est un logiciel de gestion de projet qui a acquis une renommée mondiale et la confiance des plus grandes marques du marché. Ce n'est pas vous qui vous adaptez à la plateforme, mais c'est elle qui s'adapte à vous grâce aux différents modèles qu'elle propose. Grâce à cet outil, vous pourrez "planifier, contrôler et collaborer" sans stress.

Ses fonctionnalités sont les suivantes

• Le suivi du temps
• Diverses possibilités de visualisation
• Tableaux de bord

Trello

Trello est l'un des principaux logiciels gratuits de gestion de projet en termes de représentation visuelle. En raison de cette facilité d'interaction, c'est l'outil préféré des étudiants et des professionnels pour gérer leurs activités.

Grâce à trello vous pourrez :

• Avoir une visualisation en mode Kanban
• Créer des diagrammes de Gantt
• Gérer vos tâches

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Grâce au plan de projet, finies les mauvaises surprises !

Vous l'aurez compris, la planification d'un projet implique la prise en compte de nombreuses variables. Vous devez donc veiller à appliquer strictement la méthodologie de gestion de projet requise.

Nous vous recommandons donc d'utiliser des logiciels qui peuvent vous accompagner intelligemment dans vos démarches, évitant ainsi les problèmes de délais, de ressources et de budgets qu'il est parfois difficile d'anticiper.

De plus, ces logiciels vont au-delà d'un simple outil de planification des tâches pour inclure la gestion du projet dans son ensemble : gestion du cycle de vie du projet jusqu'à son achèvement, suivi des KPI, échanges collaboratifs, partage de documents, etc.

Grâce à eux, finies les mauvaises surprises pour le chef de projet et pour toutes les parties prenantes en général.

Et vous ? quelles méthodologies et quels logiciels utilisez-vous ? faites-nous part de votre expérience !!!